Jak prowadzić efektywne spotkania biznesowe, które przynoszą rezultaty

Zawartość

• Działania, które należy podjąć przed spotkaniem biznesowym
• Zaplanuj spotkanie biznesowe
• Upewnij się, że potrzebujesz spotkania
• Zapewnij odpowiedni udział w spotkaniu
• Dystrybucja i przegląd prac przed spotkaniem
• Działania, które należy podjąć podczas spotkania biznesowego
• Ułatw efektywne spotkanie biznesowe
• Zaangażuj każdego uczestnika w czynności do wykonania
• Utwórz skuteczny plan kontynuacji spotkania biznesowego
• Działania, które należy podjąć po spotkaniu biznesowym
• Opublikuj protokół ze spotkania
• Skuteczne monitorowanie
• Stwórz odpowiedzialność podczas następnego spotkania
• Podsumuj proces spotkania, aby stale ulepszać

Ludzie spędzają tyle czasu na spotkaniach biznesowych, że przekształcenie czasu spotkania w trwałe wyniki jest priorytetem dla odnoszących sukcesy organizacji. Działania zapewniające powodzenie spotkań biznesowych wymagają zarządzania przez lidera spotkania przed, w trakcie i po spotkaniu.

Działania, które należy podjąć przed spotkaniem biznesowym

Działania przed spotkaniem biznesowym stanowią podstawę do osiągnięcia wyników spotkania. Możesz wykonać wszystkie niezbędne działania następcze, ale bez wstępnej pracy nie odniesiesz sukcesu.

Zaplanuj spotkanie biznesowe

Zacznij od inteligentnego planowania. Najpierw określ, czy potrzebujesz innych pracowników, którzy pomogą Ci zaplanować spotkanie (tj. Przyciągną osoby z kilku działów). Następnie zdecyduj, co chcesz osiągnąć, organizując spotkanie i ustal możliwe cele.

Cele wyznaczone na spotkanie biznesowe stworzą ramy skutecznego planu spotkania. Jak mówi Stephen Covey w „Siedmiu nawykach bardzo skutecznych ludzi”, „Zacznij od końca.” Twój cel spotkania określi cel spotkania, program spotkania oraz uczestników, których będziesz potrzebować.

Upewnij się, że potrzebujesz spotkania

Może to zabrzmieć wstecz, ale po opracowaniu biznesowego planu spotkań upewnij się, że spotkanie jest odpowiednim narzędziem do osiągnięcia wyznaczonych celów. Organizowanie spotkań jest kosztownym przedsięwzięciem, biorąc pod uwagę naliczane koszty uczestników. Dołóż wszelkich starań, aby ustalić, że spotkanie jest najlepszą okazją do rozwiązania problemu, ulepszenia procesu lub stworzenia długoterminowej lub krótkoterminowej strategii dla zespołu lub działu.

Zapewnij odpowiedni udział w spotkaniu

Jeśli spotkanie biznesowe jest odpowiednim środkiem do osiągnięcia twoich celów, skonsultuj się z uczestnikami, których obecność jest konieczna, aby spotkanie zakończyło się powodzeniem. Może to zabrzmieć bez zastanowienia, ale potyka się o wybitnego przywódcę - kluczowi uczestnicy muszą być dostępni, aby wziąć udział w spotkaniu.

Czasami ludzie wysyłają delegatów podczas ich nieobecności. Jeśli delegat bierze udział w miejscu kluczowego decydenta, upewnij się, że wyznaczony pracownik ma uprawnienia do podejmowania ostatecznych decyzji, które można podpisać. W przeciwnym razie przełóż spotkanie.

Dystrybucja i przegląd prac przed spotkaniem

W ilu spotkaniach uczestniczyłeś, gdy koordynator spotkania rozdał ryzę papieru lub przygotował prezentację PowerPoint, aby rozpocząć dyskusję? Jest to frustrujące, ponieważ spotkanie staje się grupowym czytnikiem, który nie jest produktywny dla Twojej firmy.

Możesz sprawić, by spotkania biznesowe były jak najbardziej produktywne i zapewnić wyniki, zapewniając niezbędne wstępne prace przed spotkaniem. Zapewnienie prac wstępnych, wykresów, wykresów i materiałów do czytania na 48 godzin przed rozpoczęciem spotkania oznacza, że ​​wszyscy są przygotowani do natychmiastowego włączenia się.

Dokumentacja, która pomoże Ci osiągnąć cele spotkania, może obejmować:

• raporty i dane
• wykresy i linki do informacji o konkurencji
• miesięczna sprzedaż
• plany produkcyjne
• Slajdy Microsoft PowerPoint ilustrujące kluczowe punkty dyskusji
• protokoły ze spotkań, notatki i działania następcze po wcześniejszych spotkaniach lub powiązanych spotkaniach i projektach

Działania, które należy podjąć podczas spotkania biznesowego

Jeśli skutecznie wykorzystasz czas podczas spotkania biznesowego, wzbudzisz entuzjazm do tematu i wygenerujesz zaangażowanie uczestników. Ludzie poczują się częścią czegoś większego niż ich codzienne wyzwania. Dlatego dobrze zorganizowane, aktywne spotkanie, które wyznacza warunki do dalszych działań, przyniesie rezultaty spotkania.

Ułatw efektywne spotkanie biznesowe

Lider spotkania nadaje pozytywny, produktywny ton interakcji między uczestnikami spotkania. Skuteczne ułatwienie spotkania rozpoczyna się od przeglądu celów lub oczekiwanych rezultatów spotkania oraz porządku obrad. Facylitator pomaga członkom grupy zachować koncentrację i produktywność.

Projekt spotkania i porządek obrad określają ramy spotkania. Skuteczny facylitator, który utrzymuje uczestników na dobrej drodze, zapewnia osiągnięcie oczekiwanych, pożądanych rezultatów w wyniku spotkania.

Zaangażuj każdego uczestnika w czynności do wykonania

Każda grupa robocza ma różne osobowości, które pojawiają się na spotkaniach. Masz cichych współpracowników, a także ludzi, którzy próbują zdominować każdy punkt dyskusji. Niezależnie od tego, czy jest to spotkanie ułatwiające czy uczestniczące, musisz zaangażować każdego uczestnika w realizację celów spotkania.

Gwarantuje to, że każdy uczestnik zostanie zainwestowany w temat spotkania i będzie kontynuował. Nie będziesz mieć jednego członka - ani siebie - próbującego udźwignąć cały ładunek.

Utwórz skuteczny plan kontynuacji spotkania biznesowego

Podczas spotkania biznesowego przygotuj plan działań następczych z elementami działań. Skuteczne plany obejmują:

• Określony element akcji
• Imię i nazwisko osoby, która przejęła własność, aby wykonać czynność
• Termin wykonania przedmiotu działania
• Konsensus co do tego, co stanowi zakończenie przedmiotu akcji

Omów rzeczywiste scenariusze i bariery sukcesu, które mogą napotkać członkowie zespołu, gdy próbują osiągnąć elementy niezbędne do uzyskania rezultatów. Jeśli potrzebujesz spotkania następczego, ustaw czas, zanim uczestnicy odejdą, aby był w kalendarzu wszystkich.

Działania, które należy podjąć po spotkaniu biznesowym

Działania i planowanie przed i podczas spotkania odgrywają dużą rolę w osiąganiu oczekiwanych, pozytywnych i konstruktywnych rezultatów. Twoje działania po spotkaniu są równie ważne. Kontynuacja następnego zaplanowanego spotkania nigdy nie jest wystarczającą inwestycją, aby zapewnić wyniki.

Opublikuj protokół ze spotkania

Opublikuj swój protokół i plan działania w ciągu 24 godzin. Ludzie będą najskuteczniej przyczyniać się do wyników, jeśli od razu zaczną pracę nad przedmiotami akcji. Wciąż mają świeżą pamięć o spotkaniu, różne punkty dyskusji i uzasadnienie każdego punktu spotkania.

Opóźnienie w dystrybucji minut wpłynie również na twoje wyniki, ponieważ większość ludzi czeka na przybycie minut, zanim wypełni swoje zobowiązania.

Skuteczne monitorowanie

Przestrzeganie i przestrzeganie terminów oraz działań następczych pomoże Ci osiągnąć wyniki ze spotkań. Po spotkaniu każda osoba posiadająca element działania powinna sporządzić plan działania w celu wykonania każdego ze swoich zobowiązań.

Niezależnie od tego, czy piszą kroki w swoim terminarzu, przekazują zadania innej osobie lub wykonują zadanie natychmiast, osoba ta jest odpowiedzialna za działania następcze.

I możesz poprawić wyniki spotkania, śledząc każdą osobę w połowie drogi między spotkaniami. Twoim celem jest sprawdzenie postępów i upewnienie się, że zadania są w toku.

Stwórz odpowiedzialność podczas następnego spotkania

Czy kiedykolwiek siedziałeś na spotkaniu podsumowującym, które polegało na tym, że każdy uczestnik powiedział grupie, dlaczego nie jest w stanie wypełnić swojego zobowiązania? Ustalenie normy lub zwyczaju odpowiedzialności za wyniki rozpoczyna się na wczesnym etapie cyklu spotkań.

Pomaganie prowadzącego w połowie drogi między spotkaniami pomaga, ale grupa musi sprawić, że niedotrzymanie zobowiązań będzie niedopuszczalne. Poproś uczestników o raportowanie postępów i wyników na następnym spotkaniu z oczekiwaniem, że wszyscy uczestnicy osiągną wyznaczone cele. Jeśli zadanie zostanie zablokowane, na następnym spotkaniu sprawdź, czy istnieje uzasadniona blokada drogi do postępu, i określ, jak kontynuować.

Podsumuj proces spotkania, aby stale ulepszać

Praktyka podsumowywania każdego spotkania biznesowego jest potężnym narzędziem do ciągłego doskonalenia. Uczestnicy na zmianę dyskutują o tym, co było skuteczne lub nieskuteczne w bieżącym procesie spotkania biznesowego. Dyskutują również o postępach, które ich zdaniem poczyniła grupa w danym temacie.