Wyślij pozdrowienia e-mailem
Zawartość
Według BusinessInsider.com przeciętny pracownik przeznacza około 25% swojego dnia na przerzucanie setek wiadomości e-mail. Podczas gdy niektórzy ludzie potrzebują ulepszenia podstawowej etykiety e-mail, inni popełniają błędy po prostu dlatego, że są przytłoczeni ogromną ilością komunikacji.
Podczas poszukiwania pracy prawdopodobnie będziesz wysyłać wiele e-maili, w tym listów motywacyjnych, notatek z podziękowaniami i wiadomości do połączeń związanych z poszukiwaniem pracy.
Poświęć trochę czasu, aby uniknąć zawstydzających błędów, takich jak błędy ortograficzne czyjegoś nazwiska, i pisz notatki, które otrzymają odpowiedź.
Zacznij od profesjonalnego powitania
Dąż do jasności w swoim temacie. Wybierz coś bezpośredniego, które identyfikuje cel twojego e-maila, na przykład „zmieniono czas spotkania” lub „szybkie zapytanie o twoją propozycję”.
Unikaj zwisania marchewki zwiastunem typu „Muszę cię poinformować ...”, który próbuje zwabić czytanie do otwarcia wiadomości e-mail, aby uzyskać twój zamiar. Ludzie często decydują, czy otworzyć wiadomość e-mail na podstawie wiersza tematu, więc wybierz taki, który jasno określa twój cel.
Użyj profesjonalnego powitania. Dołącz odpowiednie powitanie do okoliczności i odbiorcy. Niektóre pozdrowienia działają w wiadomości e-mail, ale nie są używane w zwykłym liście, a niektóre pozdrowienia działają w obu przypadkach.
Wybierz powitanie na podstawie tego, jak dobrze znasz osobę, do której piszesz, i rodzaj wysyłanej wiadomości. Na przykład, jeśli piszesz do kogoś, kogo znasz, właściwe jest „Cześć Jim”. „Szanowny Pan / Pani. Smith” byłoby odpowiednie, gdy ubiegasz się o pracę lub piszesz list biznesowy.
Unikaj otwierania wiadomości e-mail z „hej”, która brzmi bardzo nieformalnie i na ogół nie jest używana w miejscu pracy. Unikaj też „Cześć” lub „Cześć”, nawet jeśli charakter wiadomości e-mail jest zrelaksowany.
Przykłady powitania
- Drogi Imię Nazwisko(działa to dobrze, jeśli nie znasz płci osoby, do której piszesz)
- Drogie Imię(podczas wysyłania wiadomości e-mail do kogoś, kogo znasz)
- Cześć imię(Podczas wysyłania wiadomości e-mail do znajomego, którego znasz)
- Szanowny Panie / Pani Nazwisko
- Szanowny Panie / Pani Imię Nazwisko
- Drogi Dr Nazwisko
- Do tych których może to dotyczyć
- Drogi Menedżerze zasobów ludzkich
- Drogi Dyrektorze ds. zatrudnienia
Po powitaniu użyj odpowiedniej interpunkcji. W przypadku bardziej formalnych wiadomości e-mail użyj średnika po nazwie. W przypadku osób, które znasz lub bardziej swobodną korespondencję, użyj przecinka po nazwie powitania.
Unikaj typowych błędów
Podczas pisania wiadomości e-mail występują czasem następujące błędy, gdy ludzie spieszą się, aby szybko usunąć wiadomość. Poświęć trochę czasu na przejrzenie wiadomości i wykonaj następujące czynności.
- Dodaj adres e-mail jako ostatni.Jeśli nie masz możliwości cofnięcia wiadomości e-mail, dodaj adres jako ostatni, jeśli masz skłonność do szybkiego naciskania palcem. Wstaw nazwę odbiorcy tylko wtedy, gdy masz pewność, że Twój e-mail jest gotowy do pracy.
- Unikaj starego błędu „odpowiedz wszystkim”.Podczas naciskania przycisku „Odpowiedz wszystkim” obserwuj palec spustowy. Zastanów się, czy wszyscy na liście naprawdę muszą przeczytać to, co masz do powiedzenia. Pamiętaj też o starszych e-mailach w łańcuchu, których może nie chcieć widzieć ktoś z listy Odpowiedz wszystkim.
- Uspokój się. Humor może być trudny do rozpoznania w wiadomości e-mail, ponieważ twój ton niekoniecznie świeci. Bez mowy ciała, wyrazu twarzy lub rytmu humor może spaść, a nawet niechcący obrazić czytelnika. Graj bezpiecznie i pomiń to.
- Czytać korektę.Nie popełnij błędu, myśląc, że ludzie wybaczają literówki w nieformalnych wiadomościach e-mail lub że błędy będą tolerowane, jeśli będziesz pisać na telefonie. Możesz zostać surowo osądzony za błędy w e-mailu, szczególnie jeśli są powszechne. Nie polegaj na narzędziu do sprawdzania pisowni, które często może wybrać dla ciebie niewłaściwe słowo. Sprawdź swoje wiadomości e-mail tak, jak każdy ważny dokument. W szczególności zawsze sprawdź i dwukrotnie sprawdź, czy poprawnie przeliterowałeś nazwiska ludzi.
- Nie używaj emotikonów ani emotikonów. Coraz więcej wiadomości e-mail zaczęło przypominać wiadomości tekstowe. Wiadomości w miejscu pracy zawierają czasami emoji „kciuki w górę” lub buźki. Mimo że stają się coraz bardziej popularne, unikaj emoji i emotikonów w formalnej korespondencji. Jeśli twoje powitanie e-mail zawiera nazwisko osoby, jest to pewny znak, że powinieneś zrezygnować z emoji i emotikonów.
- Pamiętaj, że e-mail trwa wiecznie.Zastanów się dwa razy, zanim wyślesz coś osobistego lub poufnego, zwolnisz kogoś przez e-mail, zdyskredytujesz kogoś lub odpowiesz gniewem. Nawet usunięte e-maile można wskrzesić z kopii zapasowych danych. Tego rodzaju interakcje lepiej byłoby wykonać osobiście. Zastosuj regułę 24-godzinną. Jeśli nie masz pewności, czy wiadomość powinna zostać wysłana, poczekaj do następnego dnia, aby podjąć decyzję. Kolejna dobra zasada: nie pisz w e-mailu niczego, czego nie chciałbyś udostępnić publicznie, na przykład w zeznaniu lub w mediach społecznościowych.
