Jak przekazać opinię pracownikom defensywnym

Zawartość

• 10 wskazówek, które pomogą Ci dostarczyć negatywne opinie

Informacje zwrotne to jedno z najpotężniejszych narzędzi w zestawie narzędzi menedżera do zwiększania wydajności w miejscu pracy.

• Pozytywne opinie koncentrują się na identyfikowaniu i wzmacnianiu zachowań promujących wysoką wydajność.
• Konstruktywna informacja zwrotna - często określana jako negatywna informacja zwrotna - koncentruje się na identyfikowaniu i promowaniu zmian w zachowaniach, które obniżają wysoką wydajność.

Skuteczne informacje zwrotne są specyficzne dla zachowania (negatywne lub pozytywne) i dostarczane tak blisko zdarzenia, jak to możliwe. Podczas gdy zmotywowani specjaliści doceniają zarówno pozytywne, jak i konstruktywne informacje zwrotne, menedżerowie często nie czują się komfortowo w dostarczaniu ich, w szczególności wszystko, co uważa się za negatywne. W ankietach i badaniach naukowych menedżerowie, którzy mają trudności z dostarczeniem konstruktywnej informacji zwrotnej, obawiają się, że nie będą lubiani lub boją się stworzenia incydentu poprzez krytykę.

Postępując zgodnie z sugestiami przedstawionymi w tym artykule, kierownik może pozbyć się strachu przed negatywnymi opiniami i zamienić rozmowę w konstruktywne wydarzenie.

10 wskazówek, które pomogą Ci dostarczyć negatywne opinie

1. Kontroluj swoje emocje. Nie chcesz krytykować czyichś działań, gdy jesteś zły lub zdenerwowany. Jeśli temperamenty są gorące, nie spiesz się. Chociaż skuteczne, konstruktywne informacje zwrotne są dostarczane tak blisko obserwowanego incydentu, jak to możliwe, jeśli sytuacja jest gorąca, dobrze jest zaplanować spotkanie na następny dzień.
2. Nigdy nie dostarczaj negatywnych opinii przed członkiem zespołus. Znajdź prywatne miejsce. Poprowadź spotkanie w swoim biurze lub zaplanuj salę konferencyjną na dyskusję.
3. Skoncentruj się na obserwowanym zachowaniu, a nie na osobie. Pamiętaj, że celem konstruktywnej informacji zwrotnej jest wyeliminowanie zachowań, które szkodzą wysokiej wydajności. Jeśli dana osoba zauważy, że jest atakowana osobiście, szybko zmieni defensywę, a możliwość sensownej dyskusji zostanie utracona.
4. Być specyficznym. Skuteczne informacje zwrotne są specyficzne. Sugestia, „John, na pewno wygłupiłeś to” może to prawda, ale nie mówi Johnowi, co zrobił źle. To samo dotyczy powiedzenia Maryi, że spóźnia się do pracy zbyt często. Zamiast tego opisz bardzo konkretne zachowanie i określ implikacje biznesowe. Na przykład: „Mary, kiedy spóźniasz się na zmianę, wymaga to od nas zatrzymania kogoś z wcześniejszej zmiany. To wymaga od nas zapłaty za nadgodziny; to utrudnia kolegom pracę i może pogorszyć jakość, jeśli nie rozumieją twojej konkretnej pracy. rozumiesz?"
5. Bądź na czas. Jeśli kiedykolwiek otrzymałeś długą listę negatywnych komentarzy na temat corocznego przeglądu wyników, rozumiesz, jak bezwartościowy jest ten wkład długo po tym fakcie. Informacje zwrotne wszystkich typów należy przekazywać jak najszybciej po wydarzeniu.
6. Zachowaj spokój. Niezależnie od tego, jak bardzo jesteś zdenerwowany, nigdy nie opłaca się tracić kontroli nad swoimi emocjami. Jak wspomniano powyżej, jeśli potrzebujesz czasu na zebranie emocji, opóźnij dyskusję o kilka godzin lub najwyżej dzień. Przypomnij sobie, że celem informacji zwrotnej jest promowanie poprawy i podejście do dyskusji z takim pozytywnym nastawieniem.
7. Potwierdź swoją wiarę w osobę. To wzmacnia krok trzeci, ale tutaj mówisz im, że nadal wierzysz w nich jako w osoby i w ich umiejętności; to tylko ich wydajność, którą chcesz, aby zmieniły. Powiedz coś w stylu „jesteś dobrym przedstawicielem obsługi klienta, więc jestem pewien, że widzisz potrzebę większej cierpliwości wobec klientów”.
8. Przestań mówić i zaproś drugą stronę do zaangażowania. Po tym, jak powiesz osobie, jakie konkretne ostatnie działania były nieodpowiednie i dlaczego przestań mówić. Daj drugiej osobie możliwość odpowiedzi na twoje oświadczenia i zadawania wyjaśnień.
9. Zdefiniuj i uzgodnij wzajemnie akceptowalny plan działania. Uzgodnij, jakie przyszłe wyniki będą odpowiednie dla pracownika. Jeśli istnieją określone rzeczy, które pracownik musi zacząć robić lub przestać, upewnij się, że są wyraźnie zidentyfikowane. Jeśli jest coś, co musisz zrobić, być może dodatkowe szkolenie dla pracownika, również się zgódź.
10. Ustal czas na kontynuację.Ustalenie jasnej daty i godziny przeglądu działań i ulepszeń jest ważną częścią procesu przekazywania informacji zwrotnych. Ustanawia odpowiedzialność i zwiększa prawdopodobieństwo poprawy wydajności.

I pamiętaj, że po dostarczeniu konstruktywnej informacji zwrotnej i uzgodnieniu planu rezolucji i planu działań kontynuuj pracę. Nie okazuj złej woli pracownikowi, ponieważ popełnił błąd. Nie unoś się nad nimi ze strachu, że mogą popełnić kolejny błąd. Monitoruj ich wydajność, tak jak robisz to wszyscy pracownicy, ale nie obsesyjnie.