Jak zorganizować udane wydarzenie medialne

Zawartość

• Zacznij od komunikatu prasowego
• Oglądaj rozmowy telefoniczne
• Starannie zaplanuj czas swojego wydarzenia
• Nie próbuj i rób wszystko
• Ułatw sobie wsiadanie i wysiadanie
• Rozważ efekty wizualne
• Nie zapomnij o zestawie prasowym
• Upewnij się, że kontakt z mediami jest dostępny
• Korzystaj z pracowników z doświadczeniem
• Przygotuj wcześniej swoje oświadczenie
• Co jeśli reporter się nie pokazuje?

Jednym z najłatwiejszych sposobów uzyskania przez firmę bezpłatnej informacji medialnej - często nazywanej „mediami zarobionymi” - są wydarzenia medialne. Niezależnie od tego, czy współpracujesz z kilkoma sponsorami, aby pomóc tym, którzy mają mniej szczęścia, czy organizujesz konferencję prasową w celu ogłoszenia wydania produktu, musisz podjąć pewne kroki, aby zorganizować udane wydarzenie medialne.

Zacznij od komunikatu prasowego

Wysłanie komunikatu prasowego pomoże mediom zdecydować, czy Twoja historia zasługuje na wystarczającą relację. Dlatego pomaga zachować prostotę komunikatu prasowego i nigdy nie używać żadnego szumu. Stacje i gazety szukają wiadomości; nie szukają sprzedaży.

Masz okno do wysłania komunikatu prasowego. Nie chcesz wysłać go zbyt wcześnie, a potem zostanie zapomniany lub zakopany, i nie chcesz wysłać go zbyt późno, gdy inne historie mogły już zostać przypisane, a one po prostu nie pasują do twojego wydarzenia Zasadniczo, dwa do trzech dni przed wydarzeniem jest wystarczająco wcześnie, aby dać prasie czas na zaplanowanie reporterów.

Chcesz również upewnić się, że w komunikacie prasowym znajdują się wskazówki i wszelkie specjalne instrukcje. Jeśli siedziba główna Twojej firmy znajduje się w jednym miejscu, ale Twoje wydarzenie odbywa się w Twojej fabryce w odległości 30 mil, musisz to wyjaśnić w swoim wydaniu.

Oglądaj rozmowy telefoniczne

Po wysłaniu komunikatu prasowego możesz zadzwonić do redakcji w gazetach lub producentów w stacjach telewizyjnych, aby sprawdzić, czy je otrzymali. To wszystko, o co musisz zapytać.

Często otwierają rozmowę, aby powiedzieć ci, czy myślą, że będą mogli przyjść, czy nie. Ale nawet jeśli tak nie jest, nie chcesz pytać, czy nadchodzą. Będą tam, jeśli będą mogli, ale nie złożą żadnych obietnic.

Pamiętaj, że najświeższe wiadomości lub ciężkie dni mogą uniemożliwić im przyjście w ostatniej chwili. Nie chcesz ich męczyć, aby zobaczyć, czy nadchodzą, nawet w dniu wydarzenia, gdy stoisz tam i czekasz na pojawienie się reporterów.

Chcesz także obserwować czas, w którym wykonujesz połączenie telefoniczne. Dzwonię o 10 minut przed 17:00 może wydawać się końcem dnia dla ciebie, ale dla producenta, który ma dziesięć minut do wieczornego newscastu. Najlepszy czas na dzwonienie to zazwyczaj około 10:00 rano i od 13:00 do 14:30.

Starannie zaplanuj czas swojego wydarzenia

Wszyscy pracują nad terminami. Gazety ustalają godziny, w których kładą wydanie następnego dnia. Oznacza to, że jeśli przyjdą na twoje wydarzenie o 17:00. w czwartek relacje mogą się pojawiać dopiero w sobotę.

Stacje telewizyjne mają zazwyczaj poranek, południe, 5:00, 6:00, 10:00 i / lub 23:00. wiadomości w ciągu tygodnia, w zależności od rynku telewizyjnego. Zasięg, jeśli Twoje wydarzenie medialne rozpocznie się o 16:00. może być bardzo trudne. Nie będą po prostu wskakiwać do swojego samochodu z wiadomościami i jechać jak szalone, aby nadać taśmę do anteny przed 5:00. Jest skrypt, który trzeba napisać, i taśma, którą trzeba edytować.

Zaplanuj czas wydarzenia, aby nie tylko było to wygodne dla reporterów, ale także zwiększyło Twoje szanse na uzyskanie natychmiastowej ekspozycji.

Nie próbuj i rób wszystko

Choć może to być kuszące, aby zostać reżyserem, nie mów reporterowi, fotografom ani kamerzystom, jakie ujęcia chcesz. Chcesz nawiązać z nimi pewien kontakt i nawiązać kontakt z gazetą lub stacją telewizyjną. Nie zdobędziesz żadnych przyjaciół, mówiąc im, jak wykonywać swoją pracę.

Ułatw sobie wsiadanie i wysiadanie

Jeśli organizujesz wydarzenie w zakładzie o powierzchni 50 000 stóp kwadratowych, a obszar, na który zezwalasz na media, znajduje się z tyłu budynku, zapewnij im jak najłatwiejszy dostęp. Nie pozwól im zaparkować z przodu budynku, a następnie zepchnij sprzęt do tyłu, jeśli możesz. Jeśli istnieje sposób, aby jechać do tyłu, poinformuj media o kierunkach w komunikacie prasowym i wyraźnie zaznacz drogę, kiedy dotrą na miejsce.

Chcesz również zastanowić się, który obszar Twojego obiektu jest całkowicie niedostępny. Na przykład, jeśli nie możesz uniknąć długiego spaceru, czy naprawdę chcesz, aby media przeszły przez cały budynek z kamerami? To nie znaczy, że zaczną strzelać, co tylko chcą. Ale wiele firm ma surowe zasady dotyczące tego, gdzie kamery i osoby niebędące pracownikami mogą udawać się z powodów zastrzeżonych.

Rozważ efekty wizualne

Przemyśl dokładnie swoje wizualizacje. Daj mediom jak najwięcej praktycznych doświadczeń. Mówienie o produkcie przez pół godziny, a następnie odwołanie się do zdjęcia w broszurze jest czymś, czego media nawet nie muszą się pokazywać. Pamiętaj, że przekazują wizualizacje twoim potencjalnym klientom - ich widzom lub czytelnikom - dlatego ważne jest, aby pamiętać o tym odbiorców, aby uzyskać zasięg, którego potrzebujesz.

Nie zapomnij o zestawie prasowym

Dołącz informacje o swoim wydarzeniu i przekaż je mediom. Te informacje pomogą im napisać historię, ale także pomogą ci mieć większą kontrolę nad wiadomościami, ponieważ dostarczasz im najważniejsze informacje.

Upewnij się, że kontakt z mediami jest dostępny

Nie zapomnij udostępnić kontaktu z mediami w przypadku pytań. Jeśli reporter ma dodatkowe pytania, musi szybko uzyskać kontakt z mediami. Pamiętaj, aby podać numer telefonu kontaktu z mediami i wszelkie inne dane kontaktowe w zestawie prasowym.

Korzystaj z pracowników z doświadczeniem

Nie musisz ograniczać rzeczników wydarzenia do kontaktu z mediami. Jeśli pracownik może dać lepszy dźwięk, ponieważ miał większe doświadczenie w opracowywaniu określonego produktu i pracy z nim, z całą pewnością udostępniaj go na pytania.

Przygotuj wcześniej swoje oświadczenie

Jeśli planujesz rozmawiać przed kamerą lub z reporterem, pomyśl o tym, co chcesz powiedzieć z wyprzedzeniem. Może pomóc znajomy, który nie jest obeznany z Twoją firmą, aby przeczytał zestaw prasowy i zadał pytania. Na podstawie tych pytań oraz burzy mózgów wymyśl listę odpowiedzi. Nie chcesz brzmieć przećwiczonego, ale nie chcesz brzmieć nieprzygotowanego ani często mówić „Umm ...”.

Chcesz także wziąć pod uwagę różne rodzaje mediów. Gazeta ma inne potrzeby niż telewizja i odwrotnie. Dziennikarz może zadawać ci pytania znacznie inne niż reporter telewizyjny. Każde medium ma inne sposoby prezentowania wiadomości, więc będą potrzebować tego, który najbardziej odpowiada ich odbiorcom.

Co jeśli reporter się nie pokazuje?

Stacja lub gazeta mogą równie dobrze wysłać fotografa lub kamerzystę zamiast reportera. To nie znaczy, że twoja historia nie jest dla nich ważna. Nie byłoby ich tam, gdyby nie planowali opowiadać twojej historii, więc traktuj każdego, kto się pojawi bardzo dobrze.

Jeśli kamerzysta bierze swój sprzęt, nie wręczaj mu zestawu prasowego. Zaoferuj, aby nieść go za nich, dopóki nie będą w stanie uzyskać potrzebnych im strzałów. Traktowanie ich jak obywatela drugiej kategorii wróci na dworzec i może zaszkodzić twoim szansom na pokrycie w przyszłości.