10 rzeczy, które powinien wiedzieć każdy nowy menedżer programu

Zawartość

• Zarządzanie programami to nie to samo, co zarządzanie projektami
• Spodziewaj się niepewności
• Uważaj na wypalenie
• Musisz zarządzać tempem
• Trenuj swój zespół do sukcesu
• Zarządzanie jest bardziej złożone
• Planowanie jest trudniejsze
• Nie musisz planować każdej linii
• Musisz delegować
• Nie bój się konfliktu

Zarządzanie programem jest satysfakcjonującym i dobrze płatnym wyborem kariery, ale może również stanowić trudną rolę. Jeśli właśnie dostałeś swoją pierwszą pracę w zarządzaniu programem lub chcesz wiedzieć, czy powinieneś przejść do kariery zarządzania programami, ważne jest, aby zrozumieć, co pociąga za sobą kariera. Rozważ te 10 rzeczy, o których każdy nowy menedżer programu powinien wiedzieć przed rozpoczęciem roli zarządzania programem.

Zarządzanie programami to nie to samo, co zarządzanie projektami

Zarządzanie projektami polega na planowaniu pracy, organizowaniu zadań i zasobów, kontrolowaniu procesów i realizacji określonego celu. Niezależnie od tego, czy otwieramy nowe biuro, uruchamiamy nową aplikację, czy budujemy stadion olimpijski, projekty mają określony początek, środek i koniec z wyraźnym zestawem celów.

Zarządzanie programem jest inne i ogólnie znacznie szersze. Menedżer programu może nadzorować wiele projektów jednocześnie, z których każdy może mieć własny zespół projektowy i kierownika projektu. Wszystkie te projekty razem mogą być częścią większego programu zaprojektowanego w celu dostarczenia organizacji wartości z czasem.

Spodziewaj się niepewności

Programy są z natury niepewne. Chociaż możesz wiedzieć, co to jest duży obraz, jest to tylko wizja, kiedy zaczynasz. Dokładna ścieżka, jak się tam dostać i jakie projekty będą wymagane przez dłuższy czas, jest czymś, co musisz wypracować na bieżąco.

Zaczniesz od szczegółowego planowania tego, co wiesz, i zbudujesz obraz, jak zająć się resztą, gdy będziesz się zbliżać. Stopniowo rozszerzaj swoje horyzonty planowania i dostawy, aż nie będziesz mógł iść dalej.

Blokuj czas w regularnych odstępach czasu, aby zaplanować kolejne kroki. Możesz także skorzystać z tej okazji, aby upewnić się, że nadal jesteś na dobrej drodze do zapewnienia wartości biznesowej.

Uważaj na wypalenie

Chociaż projekt może się skończyć za około rok, programy mogą się rozciągać - pozornie na czas nieokreślony.

Menedżerowie programów muszą chronić swoje zespoły przed wypaleniem. Nie możesz pracować z maksymalną prędkością w nieskończoność, więc zadbaj o to, aby Twoi pracownicy dostali odpowiednie przestoje. Powinno to obejmować okresy spokojniejszego czasu pracy z mniejszą liczbą dostaw i odpowiednią ilością czasu poza biurem na wakacje.

Zarządzaj ściśle zwolnieniami lekarskimi, obserwuj swoje raporty dotyczące nadgodzin i bądź czujny na to, że dobro twojego zespołu jest najważniejsze, jeśli chcesz ciąć i zatrzymać swoich utalentowanych ludzi na całe życie programu.

Musisz zarządzać tempem

Dostarczając program z odległym terminem ukończenia, musisz zarządzać tempem pracy. Trudno jest utrzymać tempo przez wiele lat, więc Twoim zadaniem jako menedżera programu jest żonglowanie priorytetami i projektami, aby regularnie uzyskiwać wymierne rezultaty.

Pomieszaj szybkie wygrane i stały postęp w kierunku większych bramek. Pomaga to zespołowi zobaczyć, że posuwasz się naprzód, i zapewnia krótką historię sukcesów do podzielenia się, aby utrzymać wysoką motywację. Wreszcie pomaga inwestorom i menedżerom zarządzającym zobaczyć, że poczyniono postępy.

Trenuj swój zespół do sukcesu

Programy często dostarczają organizacji coś nowego, unikalnego lub transformującego. Jednym z wyzwań związanych z pracą nad tego rodzaju inicjatywami jest to, że prawdopodobnie nie masz umiejętności wewnętrznych, aby wykonać wszystkie wymagane zadania i projekty.

To jest w porządku i należy się tego spodziewać. Twoim zadaniem jako nowego menedżera programu jest upewnienie się, że możesz podnosić umiejętności, przekwalifikowywać i rozwijać ludzi, których posiadasz, aby razem mogli spełnić wszystkie wymagania dotyczące zasobów.

Mogą istnieć obszary, w których potrzebujesz określonego zasobu tylko przez ograniczony czas. Na przykład nie zamierzasz szkolić jednego ze swoich pracowników, jak prowadzić wózek widłowy, jeśli jest to umiejętność, której potrzebujesz tylko przez tydzień. Jeśli jednak zmienisz sposób zarządzania obecnością swojej firmy w Internecie, prawdopodobnie przydatne byłoby posiadanie umiejętności tworzenia stron internetowych wraz z pewną wiedzą specjalistyczną na temat mediów społecznościowych lub optymalizacji wyszukiwarek. Są to umiejętności, na których firma będzie polegać w perspektywie długoterminowej.

Podejmuj decyzje, które z nich musisz dołączyć do zespołu, a które powinny być zlecane na zewnątrz, a następnie upewnij się, że Twój program może zapewnić zadania szkoleniowe i rekrutacyjne wymagane, aby być gotowym do zarządzania wynikami, jak każdy projekt.

Zarządzanie jest bardziej złożone

Jeśli pochodzisz z zarządzania projektami, zarządzanie nie będzie dla ciebie zaskoczeniem. Jest to sposób, w jaki struktury projektów i programów są organizowane i kontrolowane, aby zapewnić, że podejmowanie decyzji jest podejmowane we właściwy sposób i że zaangażowane są odpowiednie osoby. Ma to kluczowe znaczenie dla zapewnienia postępu prac w sposób zgodny z ogólnym uzasadnieniem biznesowym i pomaga w rozliczaniu ludzi.

Zarządzanie to także sposób, w jaki biuro zarządzania projektami i kadra kierownicza wyższego szczebla mogą zapewnić, że program jest na dobrej drodze do osiągnięcia korzyści. Zapewnia również formalną drogę do zamknięcia projektów lub całego programu, jeśli można wykazać, że korzyści tych nie można już osiągnąć.

Zarządzanie jest bardziej złożone w środowisku programu niż w środowisku projektu. Rady projektowe i grupy sterujące zwykle mają członkostwo na poziomie wykonawczym. Tego należy się spodziewać, ponieważ wynikiem końcowym programu jest zwykle transformacja biznesowa.

Planowanie jest trudniejsze

Menedżerowie projektów, którzy są zaangażowani w program, zazwyczaj łączą swoje plany projektu, a następnie zespół zarządzający programem - pod twoim kierownictwem jako kierownik programu - spotyka się i plany są zintegrowane.

Łatwiej to powiedzieć niż zrobić. Wymaga to zidentyfikowania zależności między projektami a zadaniami projektu. Zmusza cię do spojrzenia na wymagania dotyczące zasobów dla całego programu i żonglowania działaniami w celu dostosowania do dostępności kluczowych osób.

Po ustaleniu planu zintegrowanego programu można go śledzić na wykresie Gantta lub innym narzędziu programowym. Gdy menedżerowie projektów śledzą swoje projekty w czasie rzeczywistym, będziesz musiał wprowadzić poprawki do planu programu, informując wszystkich o zmianach i wyjaśniając, co to oznacza dla ich obszarów pracy.

Nie musisz planować każdej linii

Jako menedżer programu polegasz na kierownikach projektów, którzy wykonują szczegółowe planowanie. Śledzenie programu z tysiącami zadań nie jest praktyczne ani pożądane.

Potrzebujesz rzutowanego, wysokiego poziomu widoku projektów z wystarczającą ilością szczegółów, aby pokazać, czy coś będzie miało wpływ na poziomie programu.

Najłatwiej to zrobić za pomocą dedykowanych aplikacji. Próba zarządzania programem o wartości wielu milionów dolarów w podstawowym arkuszu kalkulacyjnym byłaby zbyt trudna.

Musisz delegować

Niezależnie od tego, jak dobry jesteś w delegowaniu zadań, pełnienie roli kierownika programu oznacza, że ​​musisz być jeszcze lepszy.

Dobrą wiadomością jest to, że powinieneś mieć zespół kierowników projektów, a może nawet mieć dedykowane biuro zarządzania programami w celu wsparcia Twojej transformacyjnej zmiany.

Program wymaga wiele pracy, a skonfigurowanie go tak, aby ruchome części poruszały się razem w odpowiednim czasie, jest ogromnym wysiłkiem. Nie możesz tego zrobić sam i nie powinieneś próbować. Sprawdź, ile czasu potrzebujesz na zainicjowanie programu, a następnie upewnij się, że masz zespół, który będzie cię wspierać.

Jeśli nie masz nikogo w biurze zarządzania programem, poproś kogoś o oddelegowanie do zespołu zarządzania programem. Jest wiele do zrobienia. Na przykład osoba pełniąca rolę koordynatora projektu byłaby doskonale przygotowana do zapewnienia koordynacji wymaganej na poziomie programu, uwalniając cię do zaangażowania się w zadania strategiczne.

Nie bój się konfliktu

Programy mają wiele wątków. Od projektów z trudnymi interesariuszami po pozornie nieosiągalne terminy - każdy dzień daje szansę na konflikt. Uważaj na rzeczy, które zakłócają wydajność projektu i bądź przygotowany, aby wkroczyć w razie potrzeby, aby uniknąć sytuacji konfliktowej przed jej rozpoczęciem.