Jak zaplanować spotkanie firmowe
Zawartość
- Zaplanuj wstępnie projekt
- Zbuduj zespół
- Zaplanuj porządek obrad
- Znajdź przestrzeń
- Wyciągnij to
- Przykładowy plan projektu spotkania firmy
- 1. Zaplanuj wstępnie projekt
- 2. Zbuduj zespół projektowy
- 3. Opracuj agendę
- 4. Zaplanuj przestrzeń
- 5. Opublikuj wydarzenie
- 6. Kontynuacja
- 7. Recenzja i ocena
- Dalsze planowanie
Gratulacje! Twoja firma zorganizuje spotkanie dla grupy pracowników wybranych ze wszystkich szczebli firmy. CEO powierzył Ci odpowiedzialność Project Managera za to wydarzenie. Te wskazówki i przykładowy plan projektu pokazują, w jaki sposób Kierownik Projektu może podejść do budowy planu projektu na spotkanie firmy lub podobnie złożony projekt.
Zaplanuj wstępnie projekt
Pierwszym krokiem jest zaplanowanie planu. Zaczynasz od omówienia wydarzenia z interesariuszami. Jeśli zrobiono to w zeszłym roku, co poszło dobrze? Co poszło nie tak? Kto zarządzał projektem i czy mogą pomóc Ci uniknąć pułapek w tym roku? Ponieważ CEO przypisał ci projekt, czego on / ona chce od wydarzenia? Kiedy będzie to wydarzenie? Gdzie? Jaki jest budżet?
Zbierz jak najwięcej informacji. To będzie szkielet, na którym zbudujesz plan projektu.
Zbuduj zespół
Jakie inne zasoby są potrzebne, aby ten projekt odniósł sukces? Czy w innych działach są osoby, które mogą pomóc Ci osiągnąć sukces w tym wydarzeniu? Co musisz zrobić, aby uzyskać pomoc? Czy możesz po prostu poprosić szefa o formalną zgodę? Ile czasu potrzebujesz? Jakie konkretne umiejętności potrzebujesz, aby zapewnić? Czy ktokolwiek może zapewnić tę umiejętność, jeśli osoba, której chcesz, nie jest dostępna?
Ponieważ jest to spotkanie dla całej firmy, w jaki sposób HR może pomóc? Potrzebujesz pomocy ze strony Działu Obiektów? Co z działem marketingu? Potrzebujesz pomocy w tej dziedzinie?
Zaplanuj porządek obrad
Gdy dowiesz się, jak długo potrwa spotkanie, zaczniesz wypełniać bloki czasowe. Potrzebujesz głośnika otwierającego? Kto to będzie? Czy zamierzasz utrzymać uczestników razem, czy podzielisz ich na mniejsze grupy w ramach części programu? Ile innych głośników będziesz potrzebować? Kto zorganizuje mniejsze sesje, jeśli wybuchniesz?
Czy wydarzenie potrwa dłużej niż jeden dzień? Jak zamkniesz Dzień pierwszy? Jak otworzysz ponownie w drugim dniu?
Jak zakończysz na końcu? Potrzebujesz przemówienia zamykającego? Jak poradzisz sobie z logistyką osób wymeldowujących się z hotelu, jeśli je zarezerwujesz?
Znajdź przestrzeń
Dowiedz się, ile osób przychodzi. Następnie określ, ile miejsca potrzebujesz. Gdzie odbędzie się wydarzenie? Czy w biurze firmy jest miejsce, czy potrzebujesz większej przestrzeni? Czy dyrektor generalny chce spotkania odbywającego się poza siedzibą, aby ludzie mogli się skoncentrować, czy też chce, aby spotkanie odbyło się w biurze, aby zminimalizować koszty?
Które nieruchomości w Twojej okolicy mogą zapewnić potrzebną przestrzeń? Czy hotel w pobliżu lotniska jest dobrym wyborem, aby zminimalizować czas podróży dla osób przybywających spoza miasta, czy też należy znaleźć coś poza miastem, co będzie ciszej?
Jakie opłaty naliczane są za różne obiekty? Co zawierają i co trzeba kupić i przywieźć? Czy wyznaczy osobę, z którą będziesz pracować? Jakie są ich zasady dotyczące materiałów i osób z zewnątrz?
Wyciągnij to
Po zebraniu odpowiedzi na co najmniej większość tych pytań możesz zacząć opracowywać plan projektu. Pamiętaj, że pokazujemy tutaj listę zadań projektowych, tylko strukturę podziału pracy (WBS). Nie obejmuje żadnej zależności między zadaniami lub osiami czasu. Zostaną dodane później.
Przykładowy plan projektu spotkania firmy
W Jak zaplanować projekt przy użyciu podstawowych narzędzi zarządzania projektami, omówiliśmy sposób myślenia za planowaniem projektu i wykorzystanie umiejętności zarządzania projektami podczas procesu planowania. Oto, w jaki sposób struktura podziału pracy planu projektu (WBS) może szukać projektu, aby zaplanować spotkanie firmowe:
1. Zaplanuj wstępnie projekt
- Określ budżet
- Omów z CEO, aby ustalić cele projektu
- Skontaktuj się z poprzednim Project Managerem (PM), aby uzyskać wskazówki
- Określ listę interesariuszy
- Skontaktuj się z zainteresowanymi stronami w celu uzyskania informacji.
- Ustal preferowaną datę wydarzenia
- Określ, ile głośników / prezenterów jest potrzebnych
- Określ, ilu pracowników pomocniczych jest potrzebnych
- Określ, ilu pracowników będzie obecnych
- Wymień możliwe lokalizacje wydarzenia
2. Zbuduj zespół projektowy
- Uzyskaj przedstawiciela od marketingu
- Uzyskaj przedstawiciela od HR
- Sprawdź, czy Zakup przydzieli kogoś do pomocy
- Poproś Susan, aby zajęła się wszystkimi szczegółami głośników
- Uzyskaj przedstawiciela z obiektów
- Zaplanuj spotkanie inauguracyjne zespołu projektowego
3. Opracuj agendę
3a Zaplanuj dzień pierwszy
- Ustaw czas rozpoczęcia
- Ustal czas, miejsce i personel do rejestracji
- Ustaw długość porannej sesji
- Ustaw długość przemówień
- Oblicz liczbę głośników potrzebnych do porannej sesji
- Rekrutuj mówców
- Zaplanuj przerwę poranną (czas i długość)
- Umów odświeżanie sali konferencyjnej podczas przerwy (woda, śmieci itp.)
- Zaplanuj przerwę obiadową (czas, długość, lokalizację, menu, kto płaci)
- Zaplanuj popołudniową sesję (długość, liczba mówców)
- Rekrutuj popołudniowych mówców
- Zaplanuj zamknięcie pierwszego dnia (czas, kto, długość)
Plan 3b Dzień drugi
- Ustaw czas rozpoczęcia
- Ustaw długość porannej sesji
- Oblicz liczbę głośników potrzebnych do porannej sesji
- Rekrutuj mówców
- Zaplanuj przerwę poranną (czas i długość)
- Umów odświeżanie sali konferencyjnej podczas przerwy (woda, śmieci itp.)
- Zaplanuj przerwę obiadową (czas, długość, lokalizację, menu, kto płaci)
- Zaplanuj popołudniową sesję (długość, liczba mówców)
- Rekrutuj popołudniowych mówców
- Zapowiedź zamknięcia planu (czas, kto, długość)
- Umów się z hotelem na wymeldowanie
4. Zaplanuj przestrzeń
- Określ liczbę uczestników
- Zaplanuj układ miejsc siedzących (rzędy vs. stoły)
- Oblicz potrzebne miejsce
- Zbadaj dostępne miejsca z taką ilością miejsca (koszty, lokalizacja, usługi włącznie)
- Policz liczbę mówców każdego dnia i łącznie
- Określ liczbę i rodzaj potrzebnego personelu pomocniczego
- Dowiedz się, ilu uczestników / prelegentów / pracowników będzie potrzebowało pokoi
- Negocjuj koszty i daty z dostępnymi lokalizacjami
- Podpisz umowę z wybraną lokalizacją
5. Opublikuj wydarzenie
- Sfinalizuj wszystkie szczegóły z lokalizacją wydarzenia
- Upewnij się, że uczestnicy zostali powiadomieni
- Powiadom wszystkich mówców o temacie i czasie prezentacji / prezentacji
- Powiadom wszystkich pracowników pomocniczych o obowiązkach i zmianach
- Zdobądź RSVP od uczestników
- W razie potrzeby powiadom uczestników zastępujących
6. Kontynuacja
- Uzyskaj przemówienia od wszystkich mówców
- Przejrzyj końcowe przemówienia
- Uzyskaj plakietki dla wszystkich uczestników, prelegentów, pracowników
- Kup wszelkie materiały i prezenty dla uczestników
- Potwierdź ponownie za pomocą lokalizacji zdarzenia
7. Recenzja i ocena
- Wyślij ankietę satysfakcji wszystkim uczestnikom
- Wyślij ankietę przeglądową do wszystkich mówców
- Wyślij podziękowania wszystkim mówcom i pracownikom
- Odbądź spotkanie z zespołem projektowym
Dalsze planowanie
Powyższa struktura podziału pracy planu projektu (WBS) powyżej pokazuje próbkę planowania spotkania firmy. To tylko zarys. Zespół projektowy nadal musiałby popracować nad tymi elementami i rozwinąć wiele z nich. Ponadto będą musieli pracować na czasie potrzebnym na każde zadanie, względnej ważności zadań oraz wzajemnych relacjach / zależnościach między zadaniami.
