Czego pracodawcy nie powinni przechowywać w dokumentacji kadrowej

Zawartość

• Wytyczne dotyczące zawartości akt personalnych pracownika
• Informacje w aktach osobowych muszą być oparte na faktach.
• Rejestry osobowe należy starannie przypisać do odpowiednich lokalizacji plików.
• Przełożeni, kierownicy i inni pracownicy, którzy umieszczają dokumentację w aktach osobowych, potrzebują szkolenia.
• Zrównoważyć informacje umieszczone w aktach osobowych.
• Rozpoznaj różnicę między osobistymi notatkami przełożonego na temat personelu raportującego a oficjalnymi danymi pracowników firmy.
• Dokumentacja rekrutacyjna i notatki z wywiadu stanowią trochę kłopotu.
• Dokumentacja faktyczna dotycząca decyzji o zatrudnieniu.
• Konkretne przykłady dokumentacji, które nie powinny znajdować się w aktach osobowych

Pracodawcy nigdy nie powinni umieszczać określonych pozycji w ogólnej dokumentacji personelu. W niektórych firmach zawartość akt i akt osobowych pracowników jest ogólnie dostępna dla personelu działu kadr, pracownika oraz kierownika lub przełożonego pracownika.

W innych dostęp jest ograniczony do personelu HR, a pracownicy mogą poprosić o dostęp do swojej dokumentacji. Prawnicy mogą również wzywać do wglądu zawartość akt osobowych w sprawach sądowych i skargach Komisji ds. Równego Zatrudnienia (EEOC). Były pracownik może również zażądać kopii swoich akt personalnych.

Najlepsze praktyki sprawiają, że akta osobowe są dostępne tylko dla pracowników działu kadr. Musisz przechowywać akta osobowe pod kluczem i przechowywać je w schowku, który sprawia, że ​​są niedostępne dla innych pracowników.

Biorąc pod uwagę wszystkie te potencjalne zastosowania i potencjalnych przeglądających dokumentację pracowników, pracodawca musi zadbać o to, aby dokumentacja historii zatrudnienia pracownika była bezstronna i oparta na faktach.

W związku z tym będziesz chciał zastosować te ogólne wytyczne do dokumentacji, którą przechowujesz w dokumentacji personelu swojej organizacji.

Wytyczne dotyczące zawartości akt personalnych pracownika

Informacje w aktach osobowych muszą być oparte na faktach.

Opinie przełożonego lub personelu działu kadr; losowe notatki; plotka; bezpodstawne plotki; pytania, raporty lub zarzuty od innych niezbadanych pracowników; zarzuty, które nie zostały zbadane, zbadane i zakończone; a wszelkie inne niefaktyczne informacje, komentarze lub notatki powinny zostać wykluczone z akt osobowych pracownika.

Jednym z najgorszych przykładów obraźliwych komentarzy, które menedżer HR znalazł w aktach personelu, były notatki z wywiadu z menedżerem ds. Zatrudnienia. Jeden stwierdził: „Być może zbyt gruby, aby wchodzić i schodzić w razie potrzeby.” Wyobraź sobie pracownika, adwokata, a nawet przyszłych pracowników i przełożonych czytających takie komentarze.

W innej firmie kierownik znalazł bezpodstawne notatki, które menedżerowie i inni umieścili w aktach pracownika, takie jak: „Mary jest zła, ponieważ nie dostała podwyżki. Celowo spowolniła pracę, aby wyrównać się ze swoim kierownikiem”. Widzisz problem?

Rejestry osobowe należy starannie przypisać do odpowiednich lokalizacji plików.

Określ protokół dla dokumentacji pracowników Twojej firmy na podstawie przepisów stanowych i federalnych, przepisów prawa pracy, takich jak Ustawa o przenośności i rozliczalności ubezpieczeń zdrowotnych z 1996 r. (HIPAA) oraz najlepsze praktyki pracodawców.

Następnie trzymaj się protokołu. Nie chcesz znaleźć przypadkowych wymówek lekarskich schowanych w aktach osobowych, gdy należą one do akt medycznych. Nie chcesz też uzasadnienia i uzasadnienia awansu pracownika w pliku listy płac.

Nie chcesz również, aby akta decyzji o zatrudnieniu obejmowały sprawdzenie przeszłości lub notatki z dyskusji z byłymi pracodawcami w aktach osobowych.

Przełożeni, kierownicy i inni pracownicy, którzy umieszczają dokumentację w aktach osobowych, potrzebują szkolenia.

Każda osoba, która ma dostęp i może umieszczać dokumenty w aktach personelu, potrzebuje przeszkolenia, aby odpowiednio napisać dokumentację.

Stwierdzenie przez pracownika nagany, że był to kompletny deadbeat, nie spowoduje wygrania przez personel żadnych nagród. Wiadomo jednak, że nieprzeszkoleni przełożeni piszą podobne oświadczenia i umieszczają je w aktach osobowych pracowników.

Co więcej, ogranicz dostęp do plików do swojego personelu HR, który jest odpowiedzialny za rejestry i wie, co powinno, a czego nie powinno być umieszczone w aktach osobowych.

Zrównoważyć informacje umieszczone w aktach osobowych.

Uwzględnij zarówno pozytywne, jak i negatywne aspekty historii zatrudnienia pracownika. Zbyt często akta personalne podkreślają każde negatywne zdarzenie i pomijają pozytywne elementy, których doświadcza każdy pracownik. Pomyśl o podwyżkach, promocjach, nagrodach za doskonałość oraz kopiach pochwał i notatkach z podziękowaniami.

Rozpoznaj różnicę między osobistymi notatkami przełożonego na temat personelu raportującego a oficjalnymi danymi pracowników firmy.

Notatki przełożonego używane do poprawy wydajności, śledzenia projektów i realizacji celów, a także do sprawiedliwego określania podwyżek i planów rozwoju wydajności, na przykład, należą do prywatnych plików przełożonego, a nie do oficjalnej dokumentacji personalnej firmy.

Uświadom sobie także potrzebę przeszkolenia przełożonych w zakresie robienia notatek i prowadzenia dokumentacji w swoich plikach zarządzania. Te same kryteria dla faktów, a nie opinii i konkretnych przykładów, a nie pogłosek, dotyczą prywatnych notatek.

Prywatne notatki przełożonego można wezwać w przypadku pozwu, dlatego zaleca się ostrożność nawet w przypadku prywatnych notatek. Praktyka organów nadzoru przechowujących kopie zapisów, które znajdują się w oficjalnej dokumentacji personelu w aktach zarządzania, nie jest zalecana.

Dokumentacja rekrutacyjna i notatki z wywiadu stanowią trochę kłopotu.

Najlepszą praktyką jest utrzymywanie osobnego pliku dla każdego zajmowanego stanowiska, który zawiera całą dokumentację związaną z obsadzeniem tego stanowiska, od ogłoszenia o pracy do kontroli referencyjnych. Życiorysy wnioskodawców, listy motywacyjne i wnioski należą do tego pliku, z tą różnicą, że należy przenieść wniosek zatrudnionego pracownika do akt personelu.

Ten plik zawiera oficjalne listy kontrolne i formularze, które mają na celu obiektywne przedstawienie kwalifikacji potencjalnego pracownika i wspierają Twoją decyzję o zatrudnieniu najlepiej wykwalifikowanego kandydata. Opinie i uwagi kierownika ds. Rekrutacji, które zostały sporządzone podczas procesu rekrutacji, nie należą do tego pliku.

Dział kadr może gromadzić te notatki, aby zachować pełną dokumentację dotyczącą decyzji o zatrudnieniu, ale nie należą one do akt osobowych.

Dokumentacja faktyczna dotycząca decyzji o zatrudnieniu.

Dokumentacja ta obejmuje takie decyzje, jak awans, przeniesienie do bocznej szansy i podwyżki wynagrodzeń, i należą one do akt osobowych. Opinie przełożonego lub HR na temat pracownika nie. Oficjalna dokumentacja postępowania dyscyplinarnego, taka jak pisemne ostrzeżenie, również należy do akt osobowych pracownika.

Konkretne przykłady dokumentacji, które nie powinny znajdować się w aktach osobowych

Poniższych informacji nie należy umieszczać w aktach osobowych.Dokumentacja może wymagać osobnej dokumentacji, może być sklasyfikowana jako nota nadzorcza lub zarządcza lub w ogóle nie powinna być przechowywana przez pracodawcę.

• Wszelkie informacje medyczne należy do akt medycznych.
• Informacje o liście płac należą do pliku listy płac.
• Dokumenty zawierające numery ubezpieczenia społecznego pracowników lub informacje o chronionych klasyfikacjach pracownika, takich jak wiek, rasa, płeć, pochodzenie narodowe, niepełnosprawność, stan cywilny, przekonania religijne itp., Nigdy nie powinny być przechowywane w aktach osobowych.
• Dokumentacja nadzorcza w celu zarządzania pracą pracownika, ustalania celów, przekazywanych informacji zwrotnych itp. Powinna być przechowywana w folderze prywatnym, przełożonym lub zarządzanym.
• Materiały dochodzeniowe, w tym skarga pracownika, przesłuchanie świadka, rozmowa z pracownikiem, ustalenia, zalecenia adwokata i rozwiązanie, a także działania następcze w celu zapewnienia braku działań odwetowych, powinny znajdować się w aktach dochodzeniowych odrębnych od akt osobowych.
• Złożyć formularze pracownika I-9 w pliku lub miejscu I-9, z dala od akt personelu.
• Umieść kontrole przeszłości, w tym historię kryminalną, raporty kredytowe itp., A także wyniki testów narkotykowych w osobnym pliku, do którego przełożeni, kierownicy i pracownik nie mają dostępu. SHRM zaleca albo oddzielny plik, albo zaleca, aby te informacje mogły być również umieszczone w aktach medycznych pracownika.
• Dokumenty dotyczące równych szans pracowników, takie jak formularze samoidentyfikacji i raporty rządowe, nie powinny być przechowywane w aktach osobowych ani w żadnym miejscu, w którym przełożony ma dostęp.

Postępując zgodnie z tymi wytycznymi, Twoja organizacja skutecznie przechowuje faktograficzną, obsługiwaną historię zatrudnienia i akta osobowe w odpowiednich lokalizacjach.

Zrzeczenie się: Należy pamiętać, że podane informacje, choć są wiarygodne, nie są gwarantowane pod względem dokładności i legalności. Witryna jest czytana przez ogólnoświatową publiczność, a przepisy i regulacje dotyczące zatrudnienia różnią się w zależności od stanu i kraju. Proszę zwrócić się o pomoc prawną lub pomoc do państwowych, federalnych lub międzynarodowych zasobów rządowych, aby upewnić się, że interpretacja prawna i decyzje są właściwe dla Twojej lokalizacji. Informacje te służą jako wskazówki, pomysły i pomoc.