Wskazówki dotyczące odpowiedzialności zespołu zarządzającego projektem

Zawartość

• Adres Odpowiedzialność na spotkaniu inauguracyjnym
• Podkreśl wzajemne powiązanie zadań
• Uzyskaj publiczne zobowiązania dotyczące elementów akcji
• Publicznie monitoruj działania
• Staw czoła słabej wydajności
• W razie potrzeby eskaluj problemy z wydajnością

Odpowiedzialność, która ma kluczowe znaczenie dla powodzenia każdego projektu, nie oznacza, że ​​kierownik projektu musi opiekować się dziećmi, zarządzać nimi lub śledzić ludzi, aby załatwić sprawę. Taka taktyka często powoduje konflikty i wrogość wobec kierownika projektu. Zamiast być jedyną osobą pociągającą ludzi do odpowiedzialności, lepszym podejściem, jakie może przyjąć kierownik projektu, jest umożliwienie całemu zespołowi utrzymania odpowiedzialności za projekt. Oto sześć sposobów na zwiększenie rozliczalności w projekcie:

Adres Odpowiedzialność na spotkaniu inauguracyjnym

Spotkanie inaugurujące projekt to czas, aby podekscytować zespół projektowy i ustalić oczekiwania dotyczące jego realizacji. Ustalenie z góry odpowiedzialności jako fundamentalnej zasady projektu ma kluczowe znaczenie.

Na spotkaniu inaugurującym sponsor projektu i kierownik projektu jasno wyrażają swoje oczekiwania. Sponsor projektu zauważa, w jaki sposób będą rozliczać kierownika projektu i w jaki sposób kierownik projektu pociągnie wszystkich do odpowiedzialności.

Odpowiedzialność na tym się nie kończy. Opierając się na tych punktach, kierownik projektu informuje członków zespołu, że spodziewają się, że pociągną ich również do odpowiedzialności kierownika projektu. Kierownik projektu zauważa również, w jaki sposób oczekują, że członkowie zespołu będą się wzajemnie rozliczać. Zachęcanie do nawoływania jest zachęcane, o ile wszyscy członkowie zespołu zachowują profesjonalizm i szacunek do innych.

Te oświadczenia ustanawiają przejrzysty system odpowiedzialności. Kierownik projektu jest ostatecznie odpowiedzialny za sukces projektu, ale aby odnieść sukces, kierownik projektu oczekuje, że wszyscy będą odpowiedzialni i będą się wzajemnie rozliczać.

Podkreśl wzajemne powiązanie zadań

Projekty prawie zawsze obejmują współzależne zadania. Niektóre rzeczy muszą się zdarzyć po kolei, aby projekt odniósł sukces. Ponieważ kierownik projektu przedstawia zespołowi szczegóły dotyczące projektu, kierownik projektu powinien skupić się na podkreśleniu, w jaki sposób krzyżują się zadania.

Czasami zadania działają równolegle. Może się to zdarzyć z konieczności lub w celu zwiększenia wydajności. Po zakończeniu zadań ich produkty robocze są wykorzystywane w kolejnym zadaniu. Struktura odpowiedzialności działa jak w powyższym przykładzie. Osoby pracujące nad kolejnymi zadaniami ponoszą odpowiedzialność za osoby wykonujące poprzednie zadania.

Kierownik projektu pokazuje członkom zespołu, w jaki sposób zadania odnoszą się do siebie nawzajem, oraz w jaki sposób każdy członek zespołu musi wykonywać dobrą pracę z korzyścią dla innych członków zespołu, kierownik projektu zachęca członków zespołu do wzajemnej odpowiedzialności.

Jeśli jeden członek zespołu nie może rozpocząć zadania, dopóki inny członek zespołu nie ukończy swojego zadania, zależny członek zespołu jest żywo zainteresowany sukcesem drugiego członka zespołu i będzie pociągał tego członka do odpowiedzialności za terminowe działanie i wysoką jakość.

Uzyskaj publiczne zobowiązania dotyczące elementów akcji

Jednym z powodów, dla których kierownicy projektów organizują spotkania zespołu, jest ustalenie kolejnych kroków na podstawie postępów projektu. Jeśli to możliwe, wszystko powinno pójść zgodnie z planem, ale gdy pojawią się nieoczekiwane problemy, należy je rozwiązać.

Bez względu na to, kto zgodzi się poradzić sobie z problemem, członek zespołu, który podejmie się tego zadania, kierownik projektu powinien udokumentować, co należy zrobić i do kiedy to należy wykonać.

Element czynności powinien następnie zostać uwzględniony w notatkach ze spotkania lub w dzienniku elementów akcji. Różne filozofie zarządzania projektami robią to inaczej. Kluczem jest zapisanie elementów akcji do wykorzystania w przyszłości.

Publicznie monitoruj działania

Kiedy członkowie zespołu podejmują zobowiązania, cały zespół musi być w stanie polegać na zakończeniu zadania. Zapisanie tych zobowiązań jest świetne, ale zadania należy wykonać.

Po przydzieleniu zadań kierownik projektu powinien monitorować, aby członkowie zespołu dotrzymywali słowa. Najlepszą częścią podziału odpowiedzialności jest to, że kierownicy projektów nie muszą być złymi facetami.

Gdy kierownik projektu stworzy atmosferę odpowiedzialności, nie ma potrzeby, aby kierować nim kogoś, kto nie przestrzega zasad. Dynamika grupy zajmie się sytuacją. Presja rówieśników może działać pozytywnie. Kierownik projektu musi jedynie zwrócić uwagę na element działania i pozwolić osobie odpowiedzialnej mówić.

Od czasu do czasu kierownik projektu może zadawać pytania dotyczące tego, dlaczego zobowiązanie nie zostało spełnione, ale zazwyczaj osoba odpowiedzialna będzie informować o błędach, błędnych obliczeniach lub barierach i podejmie nowe zobowiązanie do wykonania pierwotnego działania i być może odpokutować za jakiekolwiek braki w wydajności.

Staw czoła słabej wydajności

Niska wydajność członka zespołu projektowego jest problemem, z którym menedżerowie projektu muszą sobie poradzić szybko i dyplomatycznie. Jeśli inni członkowie zespołu projektowego zauważą, że tolerowane są słabe wyniki, ich motywacja spadnie, a ich wyniki prawdopodobnie odpowiednio spadną.

Jednak menedżerowie projektów nie mogą być piłą mechaniczną wycinającą słabych wykonawców, jeśli nie spełniają oczekiwań. Jest to balansowanie między szybkim postępowaniem a ludzkim postępowaniem.

Niska wydajność sama nie ustępuje. Nie można pozwolić, aby pozostało, ale kierownicy projektu muszą dać słabym wykonawcom czas na skorygowanie swojego zachowania, gdy tylko zostanie im to zauważone.

W razie potrzeby eskaluj problemy z wydajnością

Jeśli obsługa słabej wydajności jeden na jednego nie działa, kierownik projektu musi przekazać problem do przełożonego członka zespołu. Jeśli to się nie powiedzie, sponsor projektu może potrzebować interwencji.

Przed przekazaniem problemu sponsorowi projektu kierownik projektu powinien wyczerpać wszystkie inne opcje. W przypadku słabej wydajności kierownik projektu powinien ściśle ustalić ze sponsorem projektu i sformułować zalecenia dotyczące rozwiązania problemu.

Jeśli na przykład kierownik projektu chce, aby członek zespołu był konsultowany przez kierownika drugiej linii, kierownik projektu powinien to powiedzieć. Jeśli kierownik projektu chce zastąpić członka zespołu, kierownik projektu powinien złożyć takie żądanie. Kierownik projektu powinien dostarczyć opcje oraz podkreślić zalety i wady każdej opcji.