Jak odpowiadać na pytania z audytu wewnętrznego

Zawartość

• Pracownicy spotkają się z audytami wewnętrznymi
• Odpowiedz szczerze
• Załóż, że nic nie wiedzą o twoim obszarze wiedzy
• Połącz kropki dla nich

Audytorzy wewnętrzni analizują działania i obowiązki wszystkich pracowników i działów w firmie, aby odkryć sposoby poprawy funkcjonowania organizacji jako całości. Z pozoru brzmi to tak, jakby wstawiali się tam, gdzie nie należą, ale w rzeczywistości odgrywają kluczową rolę w ochronie i ulepszaniu swoich organizacji.

Pracownicy spotkają się z audytami wewnętrznymi

Większość prywatnych i publicznych korporacji przeprowadza regularne audyty wewnętrzne, aby upewnić się, że są na dobrej drodze do osiągnięcia celów i misji firmy. Rząd będzie również przeprowadzał regularne audyty wewnętrzne. Podczas kariery w służbie publicznej istnieje duża szansa, że ​​będziesz musiał odpowiedzieć na pytania zadawane przez audytorów wewnętrznych.

W zdecydowanej większości przypadków audytorzy zbierają informacje. Na przykład mogą próbować zrozumieć, jak funkcjonuje Twoja część organizacji.

Audytor wewnętrzny nie musi się napinać. Audytorzy wewnętrzni to profesjonaliści, którzy po prostu próbują wykonywać swoją codzienną pracę. Oczywiście ich praca może sprawić, że ty i inni poczujecie się niekomfortowo. Wskazują słabości systemów i zalecają działania naprawcze.

Ale w końcu sprawiają, że ich organizacje działają lepiej, a twoje odpowiedzi na ich pytania są niezbędne, aby tak się stało. Oto trzy wskazówki dotyczące reagowania na audytorów wewnętrznych, gdy pukają do twoich drzwi.

Odpowiedz szczerze

Audytorzy wewnętrzni wiedzą, kiedy coś się nie sumuje. Nie daj im powodu, by wątpić w twoją wiarygodność, będąc mniej niż całkowicie szczerym.

Jeśli nie znasz odpowiedzi na pytanie, nie próbuj przez to blefować. Po prostu skończysz, że będziesz wyglądać głupio, gdy znajdą prawdziwą odpowiedź. O wiele lepszym wyborem jest po prostu powiedzenie, że nie znasz odpowiedzi. Jeśli możesz coś dla nich zbadać, zaoferuj to. Mogą cię zainteresować ofertą lub mogą już mieć pomysły na uzyskanie odpowiedzi.

Kiedy uważasz, że audytorzy wewnętrzni mogą nie polubić Twojej odpowiedzi, nie wahaj się udzielić odpowiedzi. Chcą rozumieć rzeczy takimi, jakimi naprawdę są, więc nawet jeśli twoja odpowiedź nie jest tym, co ułatwi ich pracę lub czego oczekują, muszą usłyszeć prawdę.

Załóż, że nic nie wiedzą o twoim obszarze wiedzy

Audytorzy wewnętrzni to zwykle bystrzy ludzie, ale nie mogą być ekspertami we wszystkim. Niektórzy koncentrują swoje szkolenia zawodowe i pracują nad konkretnymi aspektami audytu wewnętrznego, takimi jak systemy informatyczne lub finanse, ale nie zakładają, że znają twoją specjalizację.

Brzmi jak dane, ale łatwo jest przejść do korzystania z żargonu lub pomijania kroków przy opisywaniu procesów. To, co jest dla ciebie bezmyślnym działaniem, prawdopodobnie nie jest dla audytora wewnętrznego, który stara się zrozumieć twoje procesy biznesowe. Pomyśl o każdej podejmowanej akcji. Coś, co może wydawać się dla ciebie jednym krokiem, może być kilkoma krokami, które połączyłeś w swoim umyśle przez lata powtarzania.

Nawet jeśli rozmowa wydaje się nużąca i zbyt prosta, pamiętaj, że audytorzy wewnętrzni starają się rozbić procesy na ich najmniejsze czynności. Tylko wtedy mogą dowiedzieć się, gdzie procesy mogą pójść nie tak.

Połącz kropki dla nich

Audytorzy wewnętrzni nie tylko dekonstruują procesy do najmniejszych części, ale także szukają wzajemnych powiązań między ludźmi i procesami. Szukają wszystkich osób zaangażowanych w proces, aby zobaczyć, kto musi być zaangażowany, kto nie jest zaangażowany, ale musi być, w jaki sposób te osoby wchodzą w interakcje i czy istnieją wystarczające środki kontroli, aby zapobiec oszustwom, marnotrawstwu lub nadużyciom lub je złapać .

Odpowiadając na audytorów wewnętrznych, wskaż, gdzie ty i twoje procesy współdziałacie z innymi i ich procesami. Łączenie kropek w ten sposób daje im wyraźniejszy obraz działania organizacji jako całości. Takie informacje dają również audytorom wewnętrznym wskazówki dotyczące tego, z kim rozmawiać i gdzie znaleźć dodatkowe informacje.