Jak skutecznie zarządzać swoim pierwszym projektem

Zawartość

• 5 etapów procesu projektowego:
• Podstawowe kroki dla początkującego projektu:
• Zdefiniuj zakres
• Określ dostępne zasoby
• Zrozum oś czasu
• Wyszczególnij pracę
• Opracuj wstępny plan
• Utwórz plan bazowy
• Poproś o dostosowanie projektu
• Składanie zespołu projektowego
• Opracuj swój plan
• Monitoruj postępy swojego zespołu
• Dokumentuj wszystko
• Informuj wszystkich na bieżąco
• Wykonaj kroki

Właśnie powierzono ci ważny nowy projekt. Najwyraźniej twój szef oferuje tę szansę jako wotum zaufania dla twoich umiejętności. Kiedy jesteś podekscytowany, po raz pierwszy jesteś odpowiedzialny za cały projekt.

Pierwsze kroki są trudne. Istnieją jednak sposoby, które pomogą Ci zmoczyć stopy. Zarządzanie projektami przekształciło się w proces z określonymi etapami i krokami, które prowadzą nowych użytkowników do zarządzania projektami w kierunku udanego projektu.

5 etapów procesu projektowego:

1. Inicjacja: projekt jest inicjowany, gdy zostanie stwierdzona potrzeba zmian
2. Planowanie: planowanie pracy projektu
3. Wykonanie: wykonanie pracy
4. Zarządzanie i kontrola: cała praca wykonywana podczas projektu w celu monitorowania postępów
5. Zamknięcie: ukończenie i dostarczenie projektu oraz odroczenie zespołu

Kroki te są identyczne dla każdego projektu. I pamiętaj, że jesteś kierownikiem projektu, a nie przełożonym pierwszej linii. Twoim zadaniem jest zarządzanie projektem, a nie ludźmi.

Podstawowe kroki dla początkującego projektu:

Na etapie inicjowania tworzony jest projekt i sporządzana jest karta upoważniająca Cię do bycia menedżerem programu i ustanawiająca łańcuch raportowania. Faza planowania polega na tym, że:

Zdefiniuj zakres

Pierwszym i najważniejszym krokiem w każdym projekcie jest określenie jego zakresu. Co masz osiągnąć lub stworzyć? Jaki jest cel projektu? Równie ważne jest zdefiniowanie tego, co nie jest objęte zakresem twojego projektu. Jeśli nie otrzymasz wystarczającej definicji od swojego szefa, sam wyjaśnij zakres i odeślij go z powrotem na górę w celu potwierdzenia.

Chociaż ten przykład jest nieco poza tematem biznesowym, wszyscy możemy odnosić się do przyjęcia weselnego. Planując przyjęcie weselne, możesz mieć za swój cel: przygotować przyjęcie weselne dla 100 gości wraz z kolacją, otwartym barem, tortem weselnym i zespołem na żywo do tańca do określonej daty, kosztem nie przekraczającym 20 000 $.

Określ dostępne zasoby

Jakie osoby, sprzęt i pieniądze będą dostępne, aby osiągnąć cele projektu? Jako kierownik projektu zwykle nie będziesz mieć bezpośredniej kontroli nad tymi zasobami, ale będziesz musiał nimi zarządzać poprzez zarządzanie macierzą.

Zarządzanie macierzami odnosi się do wykorzystania ustalonej hierarchii w firmie do osiągnięcia tego, co trzeba zrobić. Jeśli Joe pracuje dla twojego projektu, a także dla jego działu, musi słuchać dwóch szefów. Jako kierownik projektu staraj się pozostawać w kontakcie z przełożonymi osób lub właścicieli pożyczonego sprzętu, aby rozwiązywać konflikty.

Zrozum oś czasu

Kiedy projekt musi zostać ukończony? Podczas opracowywania planu projektu możesz mieć pewną elastyczność w sposobie wykorzystania czasu podczas projektu, ale terminy są zwykle ustalone, tak jak w przypadku przyjęcia weselnego. Jeśli zdecydujesz się wykorzystać godziny nadliczbowe, aby dotrzymać harmonogramu, musisz porównać to z ograniczeniami swojego budżetu.

Wyszczególnij pracę

Jakie są najważniejsze elementy lub komponenty, które należy utworzyć, aby ukończyć projekt? Na przykład przyjęcie weselne wymaga na wysokim poziomie: sali przyjęć, jedzenia, picia, ciasta, gości i rozrywki. Oczywiście, każdy z tych większych przedmiotów można podzielić na wiele dodatkowych przedmiotów. To jest następny krok.

W powyższym przykładzie przyjęcia weselnego prawdopodobnie masz zespół lub osobę odpowiedzialną za różne elementy. Współpracuj z członkami swojego zespołu, aby określić szczegóły niezbędne do osiągnięcia każdego ważnego przedmiotu.

Osoba odpowiedzialna za jedzenie musi zrozumieć opcje, ograniczenia kosztów i dokonać wyborów, które wspierają osiągnięcie zakresu. Wymień mniejsze kroki w każdym z większych kroków. To, ile poziomów przejdziesz w szczegółach, będzie zależeć od wielkości i złożoności projektu.

Opracuj wstępny plan

Zbierz wszystkie swoje kroki w plan. Dobrym sposobem na to jest użycie tabeli pierwszeństwa określającej, które elementy muszą poprzedzać inne elementy. Formalne praktyki zarządzania projektami wymagają opracowania tak zwanego schematu sieci i określenia ścieżki krytycznej. Chociaż może to przekraczać twoje potrzeby lub poziom wiedzy, głównym problemem jest sekwencjonowanie działań we właściwej kolejności, a następnie przydzielenie zasobów do działań.

Pytania, które należy zadać obejmują: Co dzieje się najpierw? Jaki jest następny krok? Które kroki mogą być kontynuowane przy różnych zasobach? Kto zrobi każdy krok? Jak długo to zajmie? Dostępnych jest wiele doskonałych pakietów oprogramowania, które mogą zautomatyzować wiele z tych szczegółów. Zapytaj innych w podobnych pozycjach, z czego korzystają.

Utwórz plan bazowy

Uzyskaj informacje zwrotne na temat swojego wstępnego planu od swojego zespołu i od innych interesariuszy. Dostosuj harmonogramy i harmonogramy prac, aby dopasować projekt do dostępnego czasu. Dokonaj niezbędnych zmian w planie wstępnym, aby stworzyć plan bazowy.

Poproś o dostosowanie projektu

Prawie nigdy nie ma wystarczającej ilości czasu, pieniędzy lub talentów przypisanych do projektu. Twoim zadaniem jest pogodzić się z ograniczonymi zasobami, które masz. Jednak projekty mają często ograniczenia, które są po prostu nierealne. Musisz przedstawić swoją sprawę i przedstawić ją swojemu szefowi i poprosić o zmianę tych nierealistycznych limitów. Zapytaj o zmiany na początku projektu. Nie czekaj, aż wystąpią problemy z zapytaniem o potrzebne zmiany.

Kiedy zaczniesz zdobywać zasoby i zamawiać niezbędne materiały, jesteś w fazie realizacji. W tej fazie jesteś także:

Składanie zespołu projektowego

Połącz ludzi w zespole i rozpocznij dialog. Są ekspertami technicznymi. Dlatego ich nadzór funkcjonalny przydzielił ich do projektu. Twoim zadaniem jest zarządzanie zespołem.

Opracuj swój plan

Przygotowanie planu jest ważne, ale plan można zmienić. Masz plan jazdy samochodem do pracy każdego ranka. Jeśli jedno skrzyżowanie zostanie zablokowane przez wypadek, zmienisz swój plan i pójdziesz inną drogą. Zrób to samo z planami projektu. Zmień je w razie potrzeby, ale zawsze miej na uwadze zakres i zasoby.

Gdy plan się rozwija i praca jest wykonywana, wchodzisz w fazę monitorowania i kontroli. Na tym etapie pracujesz nad kontrolą kosztów, zasobów i jakości, a także:

Monitoruj postępy swojego zespołu

Na początku projektu poczynisz niewielkie postępy, ale zacznij monitorować, co robią wszyscy. Ułatwi to wychwycenie problemów, zanim staną się problemami.

Dokumentuj wszystko

Prowadzić dokumentację. Za każdym razem, gdy zmieniasz plan bazowy, zapisz, jaka była zmiana i dlaczego była konieczna. Za każdym razem, gdy do projektu dodawane jest nowe wymaganie, zapisz, skąd pochodzi wymaganie i jak z tego powodu dostosowano oś czasu lub budżet. Nie pamiętasz wszystkiego, więc zapisz je, a będziesz mógł sprawdzić je na końcu projektu i wyciągnąć z nich wnioski.

Informuj wszystkich na bieżąco

Cały czas informuj wszystkich interesariuszy projektu o postępach. Poinformuj ich o swoim sukcesie, gdy ukończysz każdy kamień milowy, ale także poinformuj ich o problemach, gdy tylko się pojawią.

Informuj także swój zespół. Jeśli rozważane są zmiany, powiedz o nich zespołowi tak daleko, jak to możliwe. Upewnij się, że wszyscy członkowie zespołu wiedzą, co robią wszyscy inni.

Wykonaj kroki

Nie musisz być formalnym kierownikiem projektu, aby prowadzić inicjatywę projektową. Należy jednak zastosować narzędzia, logikę i etapy zarządzania projektami, aby sprecyzować swoje cele, uszczegółowić pracę i zbudować zespół do wykonania podczas zarządzania wszystkim.