Ważne umiejętności pracy dla sekretarzy prawnych

Zawartość

• Jakiego rodzaju umiejętności potrzebujesz, aby być sekretarzem prawnym?
• Rodzaje umiejętności sekretarza prawnego
• Umiejętności technologiczne
• Umiejętności interpersonalne
• Komunikacja pisemna
• Umiejętności organizacyjne
• Umiejętności transkrypcji
• Dbałość o szczegóły
• Znajomość dokumentów prawnych i terminologii
• Praca zespołowa
• Umiejętności wielozadaniowości
• Umiejętności badawcze
• Więcej umiejętności Sekretarza Prawnego
• Jak wyróżnić swoje umiejętności

Aby nie pomylić ich z asystentami prawnymi, sekretarze prawni pełnią istotną rolę w kancelariach prawnych w całym kraju. Podczas gdy paralegale często wykonują obowiązki adwokackie pod nadzorem pełnomocnika, sekretarze prawni muszą śledzić wszystkie szczegóły dotyczące firmy prawniczej.

Prawo było i zawsze będzie światem biurokracji i semantyki. Adwokaci muszą być w pełni przygotowani do każdego postępowania prawnego. Z tego względu zarówno prawnicy, jak i asystenci prawni są w dużym stopniu zależni od swoich prawnych sekretarzy.

Jakiego rodzaju umiejętności potrzebujesz, aby być sekretarzem prawnym?

Rola sekretarzy prawnych, znanych również jako asystenci administracyjni lub asystenci prawni, ewoluowała w ciągu ostatnich dwóch dekad. Tak jak w przypadku wszystkich innych technologii, technologia zmienia tradycyjną kancelarię.

Sekretarze prawni muszą wykraczać poza konwencjonalne role pisania na klawiaturze i odbierania telefonów, aby nadzorować cenne działania między prawnikami a klientami oraz w odniesieniu do postępowań sądowych.

Sekretarze prawni robią to, co mógłby zrobić każdy asystent administracyjny, poza tym, że świat prawny jest nieco bardziej skomplikowany. Wszystkie terminy są priorytetowe, a pomijany drobiazg może zagrozić sprawie klienta lub uzasadnić postępowanie prawne ze strony przeciwnych prawników.

Rodzaje umiejętności sekretarza prawnego

Role prawne sekretarza ewoluowały z czasem. Te umiejętności pomogą Ci odnieść sukces w pojedynczych kancelariach adwokackich i kancelariach prawnych.

Umiejętności technologiczne

Wielu prawników nie ma czasu ani wiedzy, aby dobrze obsługiwać technologię kancelarii. Opierają się na doświadczonych technologicznie sekretarzach prawnych, którzy wykonują różnorodne zadania komputerowe, takie jak: tworzenie arkuszy kalkulacyjnych, przygotowywanie prezentacji, audytowanie kart czasu pracy, zarządzanie fakturami, tworzenie / pisanie dokumentów, utrzymywanie kalendarzy i śledzenie terminów.

Dlatego sekretarze prawni biegli w różnych aplikacjach komputerowych będą mieli największe możliwości kariery. Niektóre z najczęstszych technologii, które muszą opanować sekretarze prawni, obejmują:

• Oprogramowanie do przetwarzania tekstów
• Microsoft Office Suite
• Prezentacja
• Zarządzanie informacją
• Cyfrowa organizacja plików
• Oprogramowanie do tworzenia kopii zapasowych danych
• Dane do faktury
• Fakturowanie
• Transkrypcja
• Publikowanie na pulpicie
• Wideokonferencje
• Zarządzanie pocztą e-mail

Umiejętności interpersonalne

Sekretarze prawni codziennie kontaktują się z prawnikami, asystentami prawnymi, pracownikami, klientami, przeciwnikami, pracownikami sądowymi, sprzedawcami i nie tylko.

Dlatego niezbędne są najwyższej klasy umiejętności interpersonalne i komunikacyjne. Oprócz kontaktów osobistych sekretarki komunikują się za pośrednictwem poczty elektronicznej, telefonu i systemów wideokonferencyjnych.

• Przyjęcie
• Etykieta telefoniczna
• Komunikacja werbalna
• Inteligencja emocjonalna
• Inicjatywa
• Formalność
• Łożysko

Komunikacja pisemna

Czy uważasz, że adwokaci tworzą własną korespondencję na piśmie? Pomyśl jeszcze raz. Sekretarze prawni są często odpowiedzialni za sporządzanie rutynowych korespondencji i plików, a także korekty dokumentów prawnych na potrzeby pism procesowych, briefów, odkryć i celów transakcyjnych.

Pisanie jest integralną częścią pracy sekretarza prawnego; osoby, które rozwiną silne umiejętności pisania, staną się niezbędne dla prawników, którym pomagają.

• Skład wiadomości e-mail
• Przestrzeganie ścisłych formatów dokumentów
• Dbałość o szczegóły
• Listy przewodnie
• Silne umiejętności gramatyczne
• Transkrypcja

Umiejętności organizacyjne

Adwokaci są notorycznie zdezorganizowani. Ponieważ sekretarze prawni są „prawą” kobietą lub prawnikiem, umiejętności organizacyjne są niezbędne do skutecznego zarządzania praktyką prawną lub działem prawnym firmy.

Sekretarze prawni muszą utrzymywać pliki papierowe i elektroniczne, zarządzać projektami, śledzić wiele terminów, utrzymywać kalendarze, planować spotkania, organizować wydarzenia i utrzymywać wszystko w porządku i łatwo dostępne.

• Dbałość o szczegóły
• Zarządzanie kalendarzem
• Zarządzanie plikami
• Zarządzanie informacjami poufnymi
• Transkrypcja
• Proces pakowania i wysyłania dokumentów prawnych
• Otrzymywanie i organizowanie oświadczeń
• Robienie notatek

Umiejętności transkrypcji

Umiejętności transkrypcji są podstawą praktyki sekretarskiej. Oprócz dużej prędkości pisania (wymagania pracodawcy wahają się od 50 do 100 słów na minutę), do zrozumienia plików dyktowania głosu wymagane są umiejętności aktywnego słuchania.

Niezbędna jest dobra gramatyka, pisownia, słownictwo i umiejętności językowe, a także zrozumienie terminologii prawnej. Jak wspomniano powyżej, sekretarki muszą biegle posługiwać się edytorami tekstu i urządzeniami do transkrypcji.

• Aktywne słuchanie
• Pisanie na maszynie
• Oprogramowanie do przetwarzania tekstów
• Urządzenia do nagrywania dźwięku
• Pamięć
• Komunikacja pisemna

Dbałość o szczegóły

Dbałość o szczegóły ma kluczowe znaczenie w zawodzie prawniczym. Na przykład wpisanie 600 000 USD w ofercie rozliczeniowej zamiast 60 000 USD może kosztować firmę klienta. Sekretarze prawni zajmują się drobiazgami codziennej praktyki prawnej, a dbałość o szczegóły jest ważna w prawie każdym zadaniu sekretarskim, od sporządzania dokumentów i ich korekty po planowanie spotkań i kalendarze.

• Robienie notatek
• Uważny
• Audyt
• Rozumowanie indukcyjne
• Rozumowanie dedukcyjne
• Wprowadzanie danych
• Precyzja
• Proaktywne

Znajomość dokumentów prawnych i terminologii

Jaka jest różnica między sekretarką a aprawny sekretarz? Sekretarze prawni znają wszystkie kwestie związane z prawem i postępowaniami sądowymi. Terminy takie jak „wezwanie do sądu”, „pro se” i „voir dire” nie dezorientują sekretarzy prawnych.

Rozumieją niuans procedury prawnej i wiedzą, jak tworzyć i formatować pisma procesowe, dokumenty wyjaśniające i transakcyjne.

• Krótki test
• Amicus Brief
• Krótkie odwołanie
• Krótka odpowiedź
• Przesłuchania
• Proces odwoławczy
• Testamenty i testamenty
• Skargi prawne, odwołania i odpowiedzi
• Quitclaim Deed
• Umowa gwarancyjna
• Żądanie wezwań do sądu

Praca zespołowa

Praca zespołowa ma kluczowe znaczenie dla roli sekretarzy prawnych w świadczeniu usług prawnych. We wszystkich warunkach praktyki - od dużych korporacyjnych działów prawnych po samotnych praktyków - sekretarze prawni muszą współpracować z prawnikami, asystentami prawnymi, sekretarkami, pracownikami ds. Plików, sprzedawcami i innymi osobami, aby skutecznie świadczyć usługi prawne.

Najbardziej wydajni sekretarze prawni wiedzą, jak dogadać się ze współpracownikami i współpracować z osobami trzecimi, aby wykonać zadanie.

• Aktywne słuchanie
• Komunikacja werbalna
• Komunikacja pisemna
• Wrażliwość na problemy
• Współpraca

Umiejętności wielozadaniowości

Większość sekretarzy prawnych pracuje dla więcej niż jednej osoby w więcej niż jednym pliku.

Wykonywanie wielu zadań jednocześnie powinno być sprawą drugoplanową dla właściwego sekretarza prawnego.

Wiedzą, jak żonglować wieloma zadaniami i konkurującymi priorytetami oraz jak zarządzać rosnącym obciążeniem w dzisiejszej pracowitej kancelarii prawnej, w której jedna osoba często wykonuje pracę trzech.

• Dbałość o szczegóły
• Zarządzanie czasem
• Priorytetyzacja
• Delegacja
• Planowanie
• Tolerancja na stres

Umiejętności badawcze

Sekretarze prawni przeprowadzają badania internetowe dla wielu zadań, takich jak wyszukiwanie wskazówek, zbieranie informacji o klientach, badanie konkurencji i lokalizowanie ekspertów.

Wielu sekretarzy prawnych, szczególnie w małych kancelariach, wykonuje również obowiązki prawne, w tym badania prawne, sprawdzanie cytowań i śledzenie orzecznictwa. Uczenie się prawnych platform badawczych, takich jak Westlaw lub Lexis / Nexis, może zapewnić przewagę konkurencyjną.

• Czytanie ze zrozumieniem
• Rozmowa kwalifikacyjna
• Robienie notatek
• Zauważanie trendów
• Analiza danych
• Rozumowanie indukcyjne
• Rozumowanie dedukcyjne
• Oprogramowanie do badań prawnych

Więcej umiejętności Sekretarza Prawnego

• Rozwiązywanie problemów
• Zarządzanie mediami społecznościowymi
• Korekta
• Korekta
• Redakcja
• Pisownia
• Właściwe korzystanie z wyszukiwarek
• Pisanie raportu
• Ostateczna produkcja manuskryptu
• Narzuty
• Opracowanie i utrzymanie standardowych procedur operacyjnych (SOP)
• Terminy
• Wielojęzyczny
• Życzliwość
• Zdolność adaptacji
• Wydajność
• Krytyczne myślenie
• Spełnienie
• Księgowość
• Profesjonalizm
• Obsługa klienta
• Sprężystość
• Umowy przedprocesowe
• Faksy
• Utrzymanie bibliotek prawniczych
• Zarządzaj plikami spraw
• LexisNexis
• PACER

Jak wyróżnić swoje umiejętności

Dodaj odpowiednie umiejętności do swojego CV:Pamiętaj o podkreśleniu powyższych umiejętności w podsumowaniu i historii pracy. Kancelarie dbają o Twoje doświadczenie i dbałość o szczegóły, szczególnie w sposobie konstruowania CV.

Podkreśl umiejętności w liście motywacyjnym:Nie marnuj słów w liście. Ponieważ tworzenie listów motywacyjnych stanowi znaczną część pracy jako asystent prawny, trzymaj się rzeczy i pokaż, że potrafisz być jasny i bezpośredni.

Używaj słów umiejętności w rozmowie o pracę:Przygotuj się do omawiania rodzajów projektów, którymi zarządzałeś na innych stanowiskach, bez naruszania poufności klienta w innych kancelariach prawnych. Nie obawiaj się opisać, w jaki sposób wykorzystałeś powyższe umiejętności w innych rolach poza legalnym światem, jeśli scenariusz ma zastosowanie do poszukiwanej roli.