Role i obowiązki lidera spotkania
Zawartość
Liderem spotkania jest pracownik odpowiedzialny za planowanie, organizowanie, zarządzanie szczegółami i zapraszanie uczestników na spotkanie. Są to pracownicy odpowiedzialni za postęp faktycznego spotkania. Podejmują działania przed spotkaniem, w jego trakcie i po nim, aby zapewnić pomyślne osiągnięcie celu spotkania.
Kto prowadzi spotkanie?
Lider spotkania jest kluczem do sukcesu spotkań i zespołów. Pracownik pełniący rolę lidera spotkania jest niezwykle ważny. Na niektórych spotkaniach liderem jest kierownik działu, kierownik zespołu lub osoba wyznaczona przez kierownictwo wyższego szczebla do kierowania inicjatywą. Pracownicy ci zostali wybrani ze względu na ich rolę przywódczą ze względu na ich postrzegane umiejętności kierownika lub lidera.
Innym razem pracownik może pojawić się naturalnie jako lider. Liderzy ci to pracownicy, których inni pracownicy szanują i szanują. W innych przypadkach zespół może zdecydować o zmianie roli lidera wśród wszystkich członków. Dzięki temu wszyscy członkowie zespołu mogą nadal rozwijać swoje umiejętności jako liderzy spotkań i ogólnie tworzyć udane spotkania.
Obowiązki lidera spotkania
Poniżej przedstawiono kluczowe obowiązki lidera spotkania.
- Określa cel, zadanie lub cel, który należy osiągnąć. Jest to często zadanie lub część opisu stanowiska lidera.
- Decyduje, czy spotkanie jest najlepszą możliwą metodą osiągnięcia celu lub celu lub osiągnięcia pożądanego rezultatu. Odpowiedz na pytanie: czy spotkanie jest potrzebne?
- Określa, kto musi pomóc w planowaniu spotkania.
- Z zespołem lub jako lider decyduje o porządku obrad spotkania. (Na bieżących spotkaniach to zadanie jest wykonywane pod koniec bieżącego spotkania.)
- Określa datę, godzinę i lokalizację najczęściej za pomocą wspólnego kalendarza organizacyjnego.
- Układa spotkania przygotowawcze, takie jak czytanie, informacje finansowe, historia, powiązane spotkania zespołu i tak dalej.
- Zaprasza uczestników i rozdziela zadania i prace wstępne, zapewniając jak najwięcej czasu, aby uczestnicy byli przygotowani na spotkanie.
- Zapewnia, że spotkanie ma rejestrator lub protokołant, który dokumentuje postępowanie oraz wszelkie zobowiązania, elementy działania lub decyzje. Wyznacza mierzącego czas, jeśli jest to konieczne do prawidłowego przebiegu spotkania.
- Może użyć lodołamacza do rozgrzania uczestników i stworzyć środowisko, w którym uczestnicy spotkania będą się swobodnie komunikować ze sobą oraz wymieniać pomysły i informacje.
- Przybywa wcześnie i prowadzi spotkanie, utrzymując je na zadaniu, zgodnie z planem i angażując wszystkich uczestników, aby każdy miał wrażenie, że ich obecność była niezbędna na spotkaniu. Zapewnia to ich udział w następnym spotkaniu
- Przyprawia spotkanie firmowe, aby uczestnicy nie czuli się nudni i znudzeni. Niezależnie od tego, czy wykorzystujesz lodołamacze, humor czy zabawne przykłady, żadne spotkanie nie powinno zakończyć się śmiechem.
- Zapewnia, że kolejne kroki i elementy akcji są przypisane i obsługiwane.
- Podsumowuje spotkanie i planuje porządek obrad na następne spotkanie.
- Nawiąż kontakt z uczestnikami między spotkaniami, aby upewnić się, że elementy działań są na dobrej drodze, i zaoferować pomoc i / lub zasoby, jeśli wolontariusz ma problemy.
Dodatkowe role lidera
Lider spotkania bierze na siebie te obowiązki, ale ma także role związane z komunikacją, raportowaniem i wydajnością członków zespołu.
Każdy członek zespołu lub spotkania, który jest interdyscyplinarny, ma obowiązek informować swój dział lub funkcję o działaniach i postępach spotkania lub stałego zespołu. Są również odpowiedzialni za pozyskiwanie informacji od współpracowników, którzy nie są w zespole ani na spotkaniu. Nie każdy pracownik może uczestniczyć w każdym spotkaniu.
Na liderze spoczywa dodatkowa odpowiedzialność za utrzymywanie zaangażowania i kierowanie starszymi menedżerami poprzez skuteczną komunikację i informacje zwrotne. Budowanie własności przez pracowników spoza zespołu lub spotkania, zwłaszcza liderów organizacji, zapewnia, że zespół lub spotkanie z powodzeniem opracowuje, wdraża i integruje swoje rozwiązania lub pomysły.
Jeśli uczestnik spotkania działa nieefektywnie na spotkaniu, lider ma obowiązek poprawić zachowanie poprzez skuteczne techniki lidera spotkania podczas spotkania i skuteczny coaching poza spotkaniem. Uczestnik spotkania, który monopolizuje spotkanie swoimi opiniami lub krytykuje innych członków za swoje, musi zostać skorygowany przed indywidualnym sabotażem powodzenia spotkania.
Działania te są konieczne, dopóki uczestnicy spotkania nie osiągną poziomu komfortu i dojrzałości, który pozwala im pomagać liderowi poprzez bicie się, gdy rozwijają się nieefektywne wydarzenia, a dysfunkcyjni członkowie przerywają postęp.
Skuteczny lider spotkania nie gwarantuje pomyślnego wykonania projektu lub zespołu, ale jest on kluczowym czynnikiem przyczyniającym się do sukcesu projektów, działów, spotkań lub zespołów.
Protokoły ze spotkań skutecznie przyczyniają się do udanych spotkań, gdy protokoły są odpowiednio pisane i przekazywane w odpowiednim czasie.
