Profesjonalne pisanie listów i e-maili

Wideo: 10 лучших приложений для заметок в 2019

Zawartość

Profesjonalne pisanie listów i e-maili
Informacje kontaktowe
Pozdrowienie
Treść listu
Zamknięcie
Podpis
Jak zaadresować list
Formatowanie korespondencji
Wskazówki dotyczące pisania listów
Przykłady i szablony
Korekta i sprawdzanie pisowni

Jaki jest najlepszy sposób na napisanie profesjonalnego listu - listem papierowym lub e-mailem? Jedno naprawdę nie jest lepsze od drugiego. W niektórych przypadkach komunikacja za pośrednictwem poczty e-mail ma sens, a czasem może być konieczne wysłanie tradycyjnego pisma maszynowego, drukowanego i podpisanego. Niezależnie od tego, co wybierzesz, ważne jest przestrzeganie najlepszych profesjonalnych wskazówek dotyczących pisania listów i wiadomości e-mail oraz formatowania.

E-mail jest szybszy i łatwiejszy, ale niektóre wiadomości e-mail nigdy się nie otwierają, a w zależności od tego, do kogo piszesz i dlaczego piszesz, może być konieczne wysłanie wysłanego i podpisanego listu, a nawet przesłanie go online.

Rodzaj wybranej wiadomości zależy od tego, z kim się komunikujesz i od celu Twojej korespondencji.

Wszystkie dobrze napisane listy zawierają kilka części. Informacje zawarte w każdej sekcji oraz ogólny format zależą od tego, czy wysyłasz list na maszynie, czy wiadomość e-mail.

Ważne jest, aby znać różne części listu i to, co powinno być w nich wymienione. Musisz także wiedzieć, jak adresować i podpisywać zarówno wiadomości pisane na maszynie, jak i wiadomości e-mail. Poszczególne części listu są następujące:

Informacje kontaktowe
Powitanie (powitanie)
Treść listu
Zamknięcie
Podpis

Informacje kontaktowe

Sposób podania informacji kontaktowych będzie różny w zależności od sposobu wysłania listu. W wiadomości e-mail informacje kontaktowe znajdują się na końcu wiadomości, natomiast w piśmie pisanym informacje kontaktowe znajdują się na górze strony. Oto, co należy uwzględnić w sekcji danych kontaktowych, a także próbki zarówno pisanych liter, jak i e-maili.

Pozdrowienie

Zwrot grzecznościowy to część powitania twojego listu z czymś w rodzaju „Drogi Panie Peterson” lub „Dla kogo może to dotyczyć”. Oto lista przykładów zwrotu grzecznościowego, które sprawdzają się w przypadku profesjonalnej korespondencji.

Treść listu

Treść twojego listu będzie zawierać kilka akapitów. Pierwszy akapit powinien zawierać wprowadzenie i krótkie wyjaśnienie powodu pisania. Drugi akapit (i wszelkie kolejne akapity) powinny wyjaśniać powody twojego pisania. Ostatni akapit powinien albo poprosić czytelnika o akcję, jeśli o coś prosisz, albo określić, w jaki sposób będziesz kontynuował. Upewnij się, że cel twojego listu jest jasny. Czytelnik będzie musiał wiedzieć, o co prosisz i jak może ci pomóc. Lub, jeśli oferujesz usługi lub pomoc, upewnij się, że jest jasne, co możesz zapewnić.

Zamknięcie

List jest zamykany terminem „Pozdrawiam” lub „Z poważaniem”, po którym następuje przecinek, a następnie podpis, jeśli wysyłasz list na maszynie. Jeśli wysyłasz wiadomość e-mail, po prostu wpisz swoje imię po zamknięciu.

Podpis

Ostatnim akcentem Twojego listu jest Twój podpis, który w wiadomości e-mail będzie zawierać Twoje dane kontaktowe.

Jak zaadresować list

Ważne jest formalne zwrócenie się do osoby, do której piszesz, chyba że znasz ją bardzo dobrze.

Formatowanie korespondencji

Teraz, gdy masz już wszystkie informacje, które musisz zawrzeć w swojej wiadomości, przejrzyj standardowy format listów i wiadomości e-mail.

Wskazówki dotyczące pisania listów

Następnym krokiem jest dopracowanie listu. Pomiędzy akapitami oraz górą i dołem strony powinno być dużo miejsca. Chcesz także wybrać czytelny, profesjonalny styl i rozmiar czcionki. To, co powiesz, będzie zależeć od powodu, dla którego piszesz, więc dostosuj swój list do swojej osobistej i zawodowej sytuacji.

Przykłady i szablony

Korzystanie z szablonu to świetny sposób na rozpoczęcie własnego listu lub wiadomości e-mail, ponieważ zaczynasz od podstawowego formatu. Po prostu wpisz swoje dane w odpowiedniej części listu.

Pomocne jest również przeglądanie przykładów, ponieważ znajdziesz pomysły na to, co powiedzieć we własnej korespondencji.