Zakres, ryzyko i założenia w zarządzaniu projektami
Zawartość
Dziedzina zarządzania projektami, podobnie jak każda inna dziedzina wiedzy, ma unikalne słownictwo pełne akronimów i specjalistycznych terminów. Trzy podstawowe warunki i pojęcia, które musisz uwzględnić:
- Zakres
- Ryzyko
- Założenia
Jest to zarys tych trzech podstawowych warunków zarządzania projektami oraz zawiera linki i sugestie do dodatkowej lektury.
Zakres
W zarządzaniu projektami zakres jest zbiorem granic, które określają zakres projektu. Zakres opisuje, co ma zostać dostarczone klientowi w wyniku inicjatywy projektowej.
Zrozumienie zakresu pozwala kierownikowi projektu i zespołowi projektowemu zrozumieć, co mieści się w granicach projektu lub poza nim. Jeśli coś jest „poza zakresem”, nie jest to uwzględniane w pracach projektowych dotyczących planowania. Działania, które mieszczą się w granicach oświadczenia o zakresie, są uważane za „objęte zakresem” i uwzględniane w harmonogramie i budżecie. Jeśli działanie wykracza poza granice, jest uważane za „poza zakresem” i nie jest planowane. W pobliżu
Niezależnie od tego, czy jesteś kierownikiem projektu, czy częścią zespołu projektowego, w miarę postępów będziesz chciał rozważyć, czy coś jest w zakresie, czy poza zakresem. Jako przykład wyobraź sobie, że klient poprosił cię o zbudowanie strony internetowej. Kiedy zarysujesz zakres (lub ustawisz granice) projektu, wskazujesz następujące elementy jako zakres:
- Projektowanie witryny i tworzenie schematów szkieletowych
- Założenie łóżka testowego
- Kodowanie do zatwierdzonego modelu szkieletowego
- Opracowanie grafiki dla motywu strony internetowej
- Testowanie i debugowanie przed upublicznieniem strony
W trakcie projektu klient prosi o dołączenie przeglądu wideo firmy. Wideo nie jest określone w zakresie projektu i dlatego jest poza zakresem. Chociaż możesz z przyjemnością wykonać pracę wideo za dodatkową opłatą, będzie to wymagało przeglądu zakresu oraz oszacowania kosztów i czasu projektu.
W przypadku braku jasnego i uzgodnionego dokumentu dotyczącego zakresu kwestia filmu mogła stać się przedmiotem sporu między zespołem a przedstawicielami klienta. Jasne określenie zakresu pozwoliło na rozładowanie sytuacji i uporządkowanie zmiany.
Jak więc ustalić, co wchodzi w zakres lub poza nim? Najpierw musisz przedstawić wszystkie szczegóły projektu, który obecnie znasz, na podstawie dyskusji z klientem lub właścicielem projektu. Następnie musisz poczynić kluczowe założenia, które będą decydować o tym, co jest brane pod uwagę lub wykracza poza zakres.
Założenia
W pewnym momencie swojego życia prawdopodobnie powiedziano ci: „Nigdy nie poczynaj żadnych przypuszczeń”. Jednak przyjmowanie założeń w zarządzaniu projektami jest codzienną czynnością. Założenia pomagają zdefiniować zakres i ryzyko oraz dostosować szacunki pod względem czasu i kosztów. Oczywiście niezbędne jest udokumentowanie i zweryfikowanie swoich założeń.
Rozważ coś prostego, na przykład utworzenie książki. Powiedzmy, że twój przyjaciel ma pomysł na stolik do kawy i poprosił cię o zarządzanie projektem. Jego pierwsza prośba dotyczy budżetu, aby mógł zabezpieczyć finansowanie. Gdy definiujesz zakres, jasne jest, że twój przyjaciel nie ma pewności co do wielu szczegółów, w tym liczby stron, dołączania obrazów, stylu okładki i gramatury papieru, który ma zostać użyty na stronach.
Ponieważ wszystkie te czynniki będą miały wpływ na koszty i złożoność produkcji, będziesz musiał przyjąć założenia dotyczące specyfikacji i zweryfikować te założenia jako akceptowalne lub nieakceptowalne dla swojego przyjaciela. Po dalszej dyskusji znajomy mówi, że planuje zamieścić w książce 50 zdjęć. Możesz oprzeć swoje założenie na 50 obrazach lub, przewidując, że liczba ta wzrośnie z czasem, możesz założyć, że będzie ich 75–90 stron z obrazami.
Możesz zobaczyć, w jaki sposób założenia wpływają bezpośrednio na harmonogram. Wyobraź sobie na przykład, że prowadzisz w parku projekt polegający na budowie zestawu huśtawkowego. Podczas konfigurowania projektu otrzymujesz budżet i przydzielonych członków zespołu, z których jeden odpowiada za materiały. Podczas tworzenia harmonogramu pytasz osobę odpowiedzialną za materiały, kiedy cement dotrze. Osoba ta odpowiada, że nie jest pewien, kiedy cement dotrze, ale wierzy, że będzie to między 1 czerwca a 10 czerwca. Podczas budowania zakresu i harmonogramu przyjmujesz założenie, że cement przybędzie nie później niż 10 czerwca. przykład pokazuje dwie korzyści z przyjęcia założeń.
Pierwszą korzyścią jest to, że założenie otrzymania cementu nie później niż 10 czerwca pozwala zaplanować działania, które polegają na przybyciu cementu. Drugą korzyścią jest to, że zapewnia osobie odpowiedzialnej za materiały termin dostarczenia cementu, który może następnie przekazać swojemu dostawcy. Nieumyślnie wyznaczył kluczowy termin, w którym projekt może iść do przodu.
Przyjmowanie założeń tworzy poziomy odniesienia, które są często weryfikowane podczas projektu, aby pomóc zespołowi projektowemu w dotrzymaniu zakresu, terminowości i budżetu. Ale co się dzieje, gdy założenia są błędne? To tutaj pojawia się ryzyko.
Ryzyko
Po zbudowaniu zakresu i zidentyfikowaniu założeń leżących za zakresem i szacunkami warto rozpocząć ocenę obszarów ryzyka. Ryzyko jest takie samo w zarządzaniu projektami, jak w realnym świecie; jest to zagrożenie lub szansa, które mogą spowodować obrażenia.
Wszystkie projekty wiążą się z ryzykiem, a jeśli jesteś kierownikiem projektu lub właścicielem projektu, Twoim obowiązkiem jest nie tylko przewidywanie ryzyka, ale także Twoim zadaniem jest poinformowanie zespołu projektowego o potencjalnym wpływie tych zagrożeń i przygotowanie się do ograniczenia ryzyka.
Ryzyko występuje w różnym stopniu. Czasami ryzyko może oznaczać, że projekt będzie działał nieco inaczej lub wykona niewielki nieoczekiwany obrót. Jednak w niektórych przypadkach ryzyko może prowadzić do katastrofalnych rezultatów, które przewracają projekt na głowie.
Użyjmy scenariusza placu zabaw z powyższego przykładu cementu. Jednym z zagrożeń jest to, że cement nie dotrze do założonej daty 10 czerwca. Jakie są potencjalne skutki tego ryzyka? Wszystkie następstwa, które następują po wylaniu cementu, są opóźnione z powodu tego problemu.
Ryzyko może być również dodatnie. Rozważ wpływ na projekt, jeśli cement pojawi się wcześniej niż oczekiwano. Chociaż wydaje się to pozytywnym rezultatem, nadal stwarza problem w odniesieniu do harmonogramu i kolejności wszystkich pozostałych etapów projektu.
Kierownicy projektów współpracują ze swoimi zespołami projektowymi w celu przeprowadzenia burzy mózgów i zidentyfikowania potencjalnych zagrożeń. Kontynuują ten proces i przyglądają się potencjalnej dotkliwości ryzyka i prawdopodobieństwu jego wystąpienia. Ponadto identyfikują osoby, które najlepiej nadają się do określenia, kiedy występuje ryzyko, i opracowują uzgodnione plany ograniczania ryzyka.
Wiele firm ma szczegółowe szablony ryzyka, które opracowały w miarę upływu czasu i na podstawie doświadczeń z innymi projektami. Niektóre branże opracowały profile ryzyka, które są wykorzystywane jako punkt wyjścia do analizy ryzyka. Wiele branż stosuje również bardzo szczegółową analizę statystyczną do planowania ryzyka.
