3 scenariusze komunikacji online nie są właściwe
Zawartość
- Unikaj trafiania Wyślij, aby rozwiązać konflikt
- Unikaj trafiania Wyślij, gdy jesteś zdenerwowany
- Unikaj trafiania Wyślij, aby wysłać złe wieści
Istnieje wiele sposobów komunikowania się online. Istnieje jedna wiadomość e-mail, wiadomości tekstowe lub wiadomości wysyłane za pośrednictwem jednej z wielu aplikacji, które ją obsługują. Ale korzystanie z poczty e-mail lub wiadomości nie zawsze jest najskuteczniejszym sposobem komunikacji.
W pewnych okolicznościach powinieneś ich unikać. Jasne, łatwo ukryć się za komputerem i powiedzieć za pomocą klawiatury to, co chcesz powiedzieć. Ale czasami musisz wyjść na świat i użyć głosu.
Oto trzy sytuacje, w których byłoby lepiej, gdybyś nie nacisnął Wyślij.
Unikaj trafiania Wyślij, aby rozwiązać konflikt
Wszyscy byliśmy częścią wiadomości e-mail lub ciągu wiadomości między dwiema stronami próbującymi rozwiązać problem. Czasami możesz być jednym z dwóch głównych uczestników lub być może po prostu jedną z wielu osób, które ktoś czuł się zmuszony do włączenia cię.
Z każdą odpowiedzią na wiadomość e-mail lub wiadomość problem narasta. W końcu to, co było być może stosunkowo małym problemem, stało się znacznie większe. Zwykle skutkuje to spotkaniem twarzą w twarz między obiema stronami, a także przełożonym lub kierownikiem w celu rozwiązania konfliktu.
Zamiast używać wiadomości e-mail lub wiadomości w celu rozwiązania konfliktu, zadzwoń do tej osoby lub umów się na spotkanie bezpośrednie. Jeśli jesteś odbiorcą wiadomości e-mail lub wiadomości od innej osoby próbującej rozwiązać problem, oprzyj się pokusie udzielenia odpowiedzi za pośrednictwem wiadomości e-mail. Podnieś telefon lub wejdź do biura drugiej osoby i powiedz: „Otrzymałem twój e-mail i pomyślałem, że lepiej byłoby, gdybyśmy omawiali tę sytuację jeden na jednego, a nie przez e-mail. Czy masz kilka minut na rozmowę? „
Jeśli e-mail jest Twoją jedyną opcją, nie kopiuj na niego innych osób. Spowoduje to eskalację problemu. Jeśli otrzymujesz taki e-mail, nie klikaj „odpowiedz wszystkim”. Wystarczy odpowiedzieć tylko osobie, która wysłała wiadomość e-mail. Jeśli odpowiesz „odpowiedz wszystkim”, odpowiedź powinna brzmieć: „Doceniam to, że zwróciłeś moją uwagę na tę sytuację. Zadzwonię do ciebie za chwilę, aby omówić”. Zaalarmuje to wszystkich, którzy zostali skopiowani, że zajmujesz się sytuacją jeden na jednego.
Unikaj trafiania Wyślij, gdy jesteś zdenerwowany
Po niepokojącej sytuacji lub interakcji potrzebujemy okresu ochłodzenia. E-maile i wiadomości nie nadają się do tego; jest to projekt natychmiastowy. Zamiast tego, kiedy się uspokoisz, zadzwoń lub odwiedź osobę, aby omówić sytuację. Jeśli otrzymujesz zjadliwy e-mail, unikaj potrzeby odpowiedzi. Daj sobie czas na uspokojenie, a następnie zadzwoń do tej osoby i poproś o dyskusję twarzą w twarz.
W przyszłości zdecyduj z góry, że nigdy nie będziesz używać poczty e-mail ani wiadomości, gdy jesteś zdenerwowany. Zrób to z sobą niezbywalnym paktem.
Jeśli czujesz potrzebę napisania czegoś, gdy jesteś zdenerwowany, napisz wiadomość. Nie wpisuj go w wiadomości e-mail, nawet jeśli nie zamierzasz wysyłać wiadomości. Nie byłbyś pierwszą osobą, która przypadkowo wciśnie przycisk „wyślij” zamiast przycisku „zapisz”.
Unikaj trafiania Wyślij, aby wysłać złe wieści
Nikt nie lubi otrzymywać złych wiadomości, a otrzymywanie ich za pośrednictwem poczty elektronicznej lub wiadomości może dodać soli do rany. Czy kiedykolwiek wysłałeś do klienta wiadomość e-mail z informacją, że jego zamówienie zostało opóźnione?
Jeśli odpowiedź na którekolwiek z tych pytań brzmi „tak”, przestań używać wiadomości e-mail lub komunikatorów do przekazywania złych wiadomości.Użycie wiadomości e-mail lub wiadomości w celu przesłania złych wiadomości może wysłać wiadomość, że Cię to nie obchodzi lub że problem nie jest wystarczająco ważny, aby uzasadnić Twoją osobistą uwagę. Kiedy używasz wiadomości e-mail lub wiadomości do komunikowania złych wiadomości, nie masz możliwości oceny reakcji danej osoby. Najprawdopodobniej ludzie będą rozczarowani lub zdenerwowani. Jeśli nie przekazujesz wiadomości osobiście, ich rozczarowanie może się nasilić i stworzyć jeszcze gorszą sytuację.
Wreszcie, kiedy korzystasz z poczty e-mail lub wiadomości w tym scenariuszu, wydajesz się tchórzliwy. Klienci, współpracownicy, szefowie i przyjaciele doceniają ludzi, którzy mają odwagę osobiście przekazywać złe wieści.
Jeśli nie masz pewności, czy Twoja wiadomość kwalifikuje się jako zła wiadomość, zadaj sobie pytanie: „Czy chciałbym otrzymać wiadomość e-mail lub wiadomość z tego rodzaju wiadomością, czy wolałbym, aby przekazano ją osobiście?”. Następnie działaj odpowiednio.
Chociaż nie ma wątpliwości, że e-mail lub wiadomości są szybkim i wydajnym środkiem komunikacji, nie zawsze jest odpowiedni. Postępuj zgodnie z powyższymi wskazówkami i unikaj używania wiadomości e-mail lub wiadomości, gdy jest to niewłaściwe.
