10 rzeczy do zapamiętania dla realizacji projektu

Zawartość

• 1. Realizacja projektu rozpoczyna się od planu
• 2. Zaangażuj zespół operacyjny
• 3. Przygotuj materiały szkoleniowe
• 4. Zaplanuj wystarczająco dużo czasu na szkolenie
• 5. Komunikuj się, komunikuj się, komunikuj się
• 6. Uporządkuj swoją dokumentację
• 7. Wykonaj zarządzanie zmianami
• 8. Sprawdź transfer wiedzy
• 9. Nie zapomnij danych
• 10. Zaplanuj wyjście

Spędziłeś cały czas pracując ze swoim zespołem i dostarczając fantastyczny produkt. Teraz nadszedł czas, aby wprowadzić to w życie i pozwolić użytkownikom przejąć odpowiedzialność za wynik końcowy. Jesteś gotowy? Będziesz po przeczytaniu tego.

1. Realizacja projektu rozpoczyna się od planu

Niezależnie od tego, co wdrażasz, potrzebujesz planu przeniesienia projektu z „projektu” na „biznes jak zwykle”. Mam nadzieję, że jest to już udokumentowane lub przynajmniej naszkicowane. Jest to część projektu, która przypada między realizacją projektu a zamknięciem projektu w cyklu życia projektu.

Jeśli nie masz szczegółowego planu, nadszedł czas, aby dokładnie obliczyć, w jaki sposób pójdzie ta część projektu. Pozostała część tego artykułu pomoże ci.

2. Zaangażuj zespół operacyjny

Jeśli nie masz dotychczasowej działalności lub w pełni zaangażowane zespoły operacyjne, rozpocznij to zaangażowanie już teraz. Będą właścicielami produkcji w przyszłości. Jeśli zbudujesz biuro, będą w nim pracować. Jeśli zaprojektowałeś aplikację na smartfona, sprzedadzą ją i zajmą się skargami klientów.

Muszą być gotowi na otrzymanie wszystkiego, co daje im Twój projekt.

Wskazówka bonusowa: Zbuduj zaufanie z właściwymi ludźmi na początku projektu, a w tym momencie się spłaci.

3. Przygotuj materiały szkoleniowe

Byłoby wspaniale, gdyby Twój projekt dostarczał coś tak intuicyjnego, że nikt nie potrzebowałby szkolenia w zakresie korzystania z niego, ale rzadko tak jest w przypadku złożonych projektów, nad którymi dzisiaj pracujemy.

Jeśli jest to małe ulepszenie istniejącego systemu, możesz uciec od krótkiej wiadomości e-mail dla użytkowników i zrzutu ekranu, który będzie wyglądał inaczej, gdy zalogują się jutro.

Coś więcej i będziesz musiał zebrać poważny materiał szkoleniowy, aby pomóc im się z tym uporać.

Wskazówka bonusowa: Upewnij się, że masz ludzi w kolejce do przeprowadzenia szkolenia. Jeśli idziesz ścieżką szkolenia „na żywo” (lub nawet samodzielnego treningu online - nadal potrzebujesz kogoś, kto nagra materiały), powinieneś sprawdzić jego dostępność. Najlepiej byłoby, gdybyś sam nie prowadził szkolenia jako kierownik projektu.

4. Zaplanuj wystarczająco dużo czasu na szkolenie

Trening, to popołudnie, prawda? Możemy przerwać szkolenie BHP dla nowego personelu podczas przerwy na lunch, OK?

Nie! Porozmawiaj z kilkoma osobami z zespołów HR i dowiedz się, ile czasu naprawdę zajmuje dostarczenie wysokiej jakości szkolenia. Dodaj do tego fakt, że może być konieczne wielokrotne prowadzenie kursów osobistych, aby umożliwić osobom będącym na różnych zmianach lub poza pracą lub zaangażowanym w coś tak krytycznego, że nie mogą uczestniczyć w szkoleniu tego dnia, i możesz zobacz, jak szybko wydłuża się czas treningu.

Potrzebujesz jak długo potrzebujesz. Oszczędzaj na szkoleniu, a zwrot z inwestycji nie przyniesie efektu końcowego. Prosty.

5. Komunikuj się, komunikuj się, komunikuj się

Czy wszyscy wiedzą, co się stanie w dniu koncertu? W razie potrzeby przygotuj plan odliczania, który dokumentuje, co robi co godzinę. Wykorzystaliśmy je z powodzeniem w dużych implementacjach oprogramowania, w których wiele kroków i zespoły są zaangażowane w uruchomienie nowej technologii. Na przykład zespół ds. Infrastruktury musi upewnić się, że sprzęt jest gotowy i przeszedł końcowe kontrole. Następnie zespół platformy przygotowuje środowisko i wykonuje niezbędne kopie zapasowe. Zespół aplikacji wykonuje instalację, a następnie migracja danych wymaga wylogowania użytkownika. Możesz zobaczyć, jak wiele ruchomych części może powodować problemy, jeśli nie ma jasnego, stopniowego podejścia do prowadzenia wielkiego dnia.

6. Uporządkuj swoją dokumentację

Dokumenty projektu będą stanowić podstawę tego, na co ludzie będą patrzeć w przyszłości, aby dowiedzieć się, co powinni wiedzieć o tym, co się stało.

Pamiętaj, aby zarchiwizować i uporządkować wszelką dokumentację związaną z projektem, w tym dzienniki projektu oraz wszelkie raporty dotyczące projektu, które pokazują historię i najważniejsze decyzje. Ludzie mogą potrzebować odwoływać się do nich w przyszłości.

7. Wykonaj zarządzanie zmianami

Lub pracuj z kimś, kto to zrobi, jeśli masz wykwalifikowanych liderów działów lub kierownika zmiany biznesowej w zespole.

Zarządzanie zmianami w projektach jest kluczowym czynnikiem zapewniającym oczekiwane korzyści biznesowe. Może pomóc osadzić nowe procesy lub produkty i powstrzymać ludzi przed powrotem do starych sposobów pracy.

8. Sprawdź transfer wiedzy

OK, więc nie będziesz zmuszać IT Service Desk do egzaminowania się na Twój projekt ani nic takiego, ale poświęć trochę czasu i wysiłku, aby sprawdzić, czy naprawdę wykorzystali wiedzę, którą Ci przekazałeś.

Możesz to zrobić, pozostając przez pierwszy tydzień na żywo lub angażując się w projekty, a nawet pozwalając im na uruchomienie całej implementacji.

Bądź tam, jeśli cię potrzebują, i porozmawiaj z kierownictwem tych zespołów, aby sprawdzić, czy wszyscy czują się pewnie, zanim się wyprowadzisz.

9. Nie zapomnij danych

Niezależnie od tego, czy wdrażasz coś nowego, czy modernizujesz, w jakiś sposób będą zaangażowane dane organizacyjne. Jeśli musisz przenieść dane z jednego miejsca lub systemu do innego, zaplanuj to (i jak zamierzasz sprawdzić, czy wszystko działa poprawnie). Jeśli tworzysz nowe źródła danych - niezależnie od tego, czy jest to nowa lokalizacja biurowa, czy oprogramowanie - upewnij się, że może przesyłać dane z powrotem do głównych systemów firmy zgodnie z planem.

W wielu przypadkach test końcowy odbywa się w środowisku na żywo. Niech zespół techniczny i analitycy danych będą w stanie gotowości na wypadek, gdyby sprawy nie potoczyły się tak, jak się spodziewałeś.

10. Zaplanuj wyjście

Nie chcesz być częścią tego projektu na zawsze, więc musisz wiedzieć, że możesz z wdziękiem wyjść. Chodzi o to, aby uczynić swój zbędny, abyś mógł łatwo przejść do nowego projektu. Gdy zespół, jak zwykle, będzie w stanie samodzielnie działać, nie będzie już potrzebny. Zaplanuj, aby stało się to tak szybko, jak to możliwe!