Jak opracować skuteczny program spotkań

Zawartość

• Opracowywanie planu spotkania
• Decyzje do podjęcia
• Identyfikacja uczestników
• Regularnie planowane spotkania
• Co uwzględnić

Program spotkania to lista elementów, które uczestnicy mają nadzieję osiągnąć na spotkaniu. Porządek obrad powinien być rozprowadzany przed spotkaniem, co najmniej 24 godziny wcześniej, aby uczestnicy mieli możliwość przygotowania się do spotkania. Najlepiej, jeśli to możliwe, porządek obrad powinien być dostępny na kilka dni przed spotkaniem.

Opracowywanie planu spotkania

Najpierw określ, czy inni pracownicy są potrzebni, aby pomóc Ci zaplanować spotkanie. Następnie zdecyduj, co chcesz osiągnąć, organizując spotkanie, i ustal możliwe cele spotkania. Wyznaczone cele ustanowią ramy skutecznego planu spotkań. Upewnij się, że nie zaplanowałeś więcej niż jest to możliwe do osiągnięcia w terminie spotkania.

Jak powiedział Stephen Covey 7 nawyków bardzo skutecznych ludzi, „Zacznij od końca.” Twój cel spotkania określi cel spotkania, porządek spotkania i uczestników spotkania.

Następnie zastanów się, ile czasu potrzebujesz na każdy punkt programu. Jeśli spotkanie ma trwać godzinę i masz pięć punktów porządku obrad, daje to ogólny obraz ram czasowych, z którymi pracujesz. Nie oznacza to, że każdy punkt programu musi wynosić dokładnie 12 minut, ale pięć razem oczywiście nie może trwać dłużej.

Decyzje do podjęcia

Po określeniu ogólnego celu Ty lub Twój zespół musicie podjąć określone decyzje. Oprócz celu lub celu spotkania uwzględnij również w swoim programie:

• Data, godzina i miejsce spotkania
• Potrzebni uczestnicy spotkania
• Elementy do dyskusji
• Czas, jaki spodziewasz się w grupie, będzie musiał omówić każdy element
• Przygotowanie do spotkania Obejmuje to wszelkie czytanie, dokumentację, dane, protokoły ze spotkań z poprzedniego spotkania lub wszelkie inne przygotowania, które spowodują, że spotkanie będzie udane. Odpowiednie dokumenty powinny być dołączone do zawiadomienia o spotkaniu i porządku obrad, gdy zostaną rozdane zaproszonym uczestnikom.

Identyfikacja uczestników

Kiedy już zdecydujesz, że spotkanie jest konieczne do osiągnięcia celu, musisz opracować listę uczestników. Nie każdy pracownik może lub powinien uczestniczyć w każdym spotkaniu, ale zaproszenie odpowiednich uczestników zwiększy Twoje prawdopodobieństwo sukcesu. Określ swoich uczestników, zadając sobie kilka pytań:

• Kto musi być właścicielem rozwiązania opracowanego przez grupę?
• Kto jest właścicielem procesu, o którym dyskutuje grupa?
• Kto musi wiedzieć, jakie informacje rozpowszechniasz?
• Kto może podać dane i fakty, które pomogą w podejmowaniu decyzji?
• Kto ma doświadczenie lub wiedzę specjalistyczną do dzielenia się z grupą?
• Kto musi wspierać wdrażanie jakichkolwiek rozwiązań lub zadań?
• Kto musi udzielić pozwolenia lub zasobów, aby osiągnąć wynik spotkania?
• Kto może sprzeciwić się wdrożeniu jakichkolwiek rozwiązań lub kierunków?

Regularnie planowane spotkania

Nie każde spotkanie wymaga specjalnie opracowanego programu. Większość pracowników regularnie planuje spotkania dla swoich działów lub grup roboczych. Masz również zespoły i projekty, w których uczestniczysz.

Trwający projekt może nie wymagać nowo opracowanego programu dla każdego spotkania, ale Twojemu zespołowi będzie dobrze służyć, przyjmując standardowe podejście do spotkania.

Regularnie zaplanowane spotkanie pracowników jest podzielone na trzy segmenty, dla których każdy ma standardowe elementy porządku obrad:

1. Elementy informacyjne: Napisz wszystkie elementy porządku obrad, które mają charakter informacyjny dla każdego spotkania. Na przykład kierownik aktualizuje grupę na temat wyników spotkania kierownictwa wyższego szczebla.
2. Przedmioty akcji: Umieść w porządku obrad wszystkie elementy, których spodziewasz się, że grupa będzie chciała przejrzeć na każdym regularnie planowanym spotkaniu. Na przykład, wykonanie budżetu w danym okresie oraz określenie oszczędności kosztów i ciągłych ulepszeń, które grupa planuje osiągnąć.
3. Planowanie na przyszłość: Umieść w porządku obrad wszystkie elementy, które grupa chce wcześniej zaplanować lub przygotować. Na przykład cele krótkoterminowe na następny miesiąc lub potrzeba pomocy współpracowników przy nadchodzących zadaniach.

Postępując zgodnie z tymi wytycznymi, opracowując plan spotkania, zwiększasz prawdopodobieństwo, że Twoje spotkanie będzie bardziej produktywne.

Co uwzględnić

Program regularnie planowanego spotkania może pomóc w uzyskaniu oczekiwanych rezultatów, obejmując kilka podstawowych elementów:

• Rozgrzewka i pozdrowienia. Rozważ krótki lodołamacz w zależności od tego, jak często grupa się spotyka.
• Przejrzyj cel spotkania, porządek obrad oraz oczekiwane wyniki i produkt.
• Przejrzyj, popraw (jeśli to konieczne) i zatwierdź protokół z poprzedniego spotkania.
• Podaj odpowiednie informacje dotyczące działu i firmy, których potrzebuje zespół.
• Przejrzyj postępy w zakresie elementów działań, planów działania i zobowiązań. Przejrzyj postępy grupy w zakresie celów.
• Dyskutuj i podejmuj decyzje dotyczące punktów porządku obrad tego spotkania.
• Określ kolejne kroki.
• Określ cel, wynik i porządek obrad następnego spotkania.
• Pod koniec spotkania osoba sporządzająca notatki powinna przejrzeć zobowiązania podjęte przez ludzi podczas spotkania.
• Zidentyfikuj wszelką potrzebną pomoc od osób spoza grupy i przydziel uczestników do nawiązania kontaktu.
• Określ, kto poza uczestnikami spotkania musi wiedzieć, co i zdecyduj, w jaki sposób osiągniesz komunikację.
• Rozdaj minuty w ciągu 24 godzin od spotkania lub natychmiast, jeśli osoba sporządzająca notatkę zabrała je drogą elektroniczną.