Jakie informacje są przechowywane w dokumentacji medycznej pracownika?
Zawartość
Dokumentacja medyczna pracownika jest repozytorium wszystkiego, co ma związek ze zdrowiem, świadczeniami zdrowotnymi, urlopem związanym ze zdrowiem pracownika oraz wyborem świadczeń i ubezpieczeniem pracownika. Pracodawca przechowuje dokumentację medyczną oddzielnie dla każdego pracownika. Zawartość tych plików nigdy nie jest mieszana z żadnymi innymi aktami pracowniczymi, takimi jak akta osobowe.
Ponieważ dokumentacja medyczna zawiera poufne i poufne informacje, musi znajdować się w bezpiecznym, zamkniętym i niedostępnym miejscu. Szafka na dokumenty, w której znajdują się akta medyczne pracowników, powinna również zostać zamknięta, a pracownicy działu HR powinni mieć tylko klucze. Dostęp do akt medycznych pracowników jest ograniczony wyłącznie do personelu działu kadr.
Ustawa o przenośności i rozliczalności ubezpieczeń zdrowotnych z 1996 r. (HIPAA) wymaga od pracodawców ochrony dokumentacji medycznej pracowników jako poufnej; dokumentacja medyczna powinna być przechowywana oddzielnie i oprócz innych akt biznesowych. Nigdy nie przechowuj dokumentacji medycznej pracownika w ogólnej dokumentacji personelu pracownika.
Ze względu na poufność informacji rekordy muszą być izolowane od plików, do których mają dostęp pracownicy, tacy jak przełożeni lub kierownicy. (W rzeczywistości jest to również zalecane w przypadku akt osobowych w ogóle - daj dostęp tylko personelowi HR).
Treść dokumentacji medycznej pracownika
Są to rodzaje przedmiotów, które powinny być bezpiecznie przechowywane w aktach medycznych pracownika. W razie wątpliwości popełniaj błąd po stronie ochrony medycznie powiązanych informacji swoich pracowników.
- Wnioski i formularze ubezpieczenia zdrowotnego
- Wnioski i formularze ubezpieczenia na życie
- Informacje o wskazanych beneficjentach
- Wnioski o wszelkie inne świadczenia pracownicze, które mogą wymagać informacji medycznych, takich jak ubezpieczenie wzroku
- Wnioski o płatne lub nieodpłatne zwolnienia lekarskie
- Raporty Family Medical and Leave Act (FMLA) oraz powiązane wnioski i dokumenty
- Dokumenty FMLA podpisane przez lekarza
- Dokumentacja dotycząca chorób członka rodziny lub dziecka, dla którego ubiegasz się o czas FMLA w celu zapewnienia ciągłej opieki
- Dokumentacja urlopowa związana z przyczynami medycznymi dla pracowników, którzy nie kwalifikują się do zwolnienia z pracy FMLA
- Badania lekarskie, notatki, korespondencja i rekomendacje
- Wymówki medyczne związane z nieobecnością lub spóźnieniem ze strony lekarza
- Ograniczenia w pracy medycznej z dokumentacją od lekarza rekomendującego
- Raporty z wypadków i obrażeń, w tym dokumenty wymagane przez OSHA
- Raporty odszkodowań dla pracowników dotyczące obrażeń lub choroby
- Wszelkie inne formularze lub dokumenty zawierające prywatne informacje medyczne na temat pracownika
Jeśli zachowasz poufność tych plików, Twoi pracownicy będą ci ufać, a ty będziesz przestrzegać ducha i znaczenia prawa.
Należy pamiętać, że podane informacje, choć są wiarygodne, nie są gwarantowane pod względem dokładności i legalności. Witryna jest czytana przez ogólnoświatową publiczność, a przepisy i regulacje dotyczące zatrudnienia różnią się w zależności od stanu i kraju. Proszę zwrócić się o pomoc prawną lub pomoc do państwowych, federalnych lub międzynarodowych zasobów rządowych, aby upewnić się, że interpretacja prawna i decyzje są właściwe dla Twojej lokalizacji. Informacje te służą jako wskazówki, pomysły i pomoc.
