Co robi urzędnik plików?

Zawartość

• Pracownik działu obowiązków Obowiązki i obowiązki
• Plik wynagrodzenie urzędnika
• Edukacja, szkolenie i certyfikacja
• Plik umiejętności i kompetencje urzędnika
• Perspektywy pracy
• Środowisko pracy
• Plan pracy
• Jak zdobyć pracę
• Porównywanie podobnych zadań

Pracownicy archiwów używają systemu, zwykle numerycznego lub alfabetycznego, do prowadzenia dokumentacji papierowej lub elektronicznej, w tym korespondencji, rachunków, umów i faktur, aby zapewnić łatwą lokalizację informacji w razie potrzeby. Organizują i archiwizują dokumenty, pobierają dane i przesyłają pliki elektroniczne.

Zgodnie z aktualizacją US Bureau of Labor Statistics 2018, w USA zatrudnionych było około 110 020 pracowników biurowych, którzy pracują w służbie zdrowia, usługach społecznych, środowisku akademickim i różnego rodzaju biurach zawodowych, takich jak kancelarie prawne. Każda organizacja, która generuje duże ilości dokumentów lub dokumentów elektronicznych, zatrudnia pracowników biurowych.

Pracownik działu obowiązków Obowiązki i obowiązki

Firmy, duże i małe, mają wyznaczone serwery, szafki, szuflady, pokoje i magazyny, w których przechowywane są akta sprawy, dokumenty i inne rodzaje informacji. Urzędnicy ds. Plików są odpowiedzialni za utrzymanie tych przestrzeni. Ta praca zazwyczaj wymaga umiejętności wykonywania następujących czynności:

• Opracuj zorganizowane systemy archiwizacji.
• Twórz, przetwarzaj i utrzymuj rekordy plików.
• Dokumentuj i pobieraj dokumenty dla innych pracowników.
• Przygotuj rekordy do przechowywania poza witryną.
• Utrzymuj dzienniki pokoju plików, aby śledzić lokalizację plików.
• Usuwaj pliki zgodnie z ustalonymi harmonogramami przechowywania dokumentów.

Oprócz zarządzania dokumentacją organizacji można wezwać urzędników ds. Plików, aby pomogli w wielu innych obszarach, w tym w powitaniu gości; odbieranie telefonów i przekierowywanie połączeń; pisanie notatek, wiadomości e-mail i innych rodzajów dokumentów; transkrypcja nagrań; projektowanie formularzy; obsługa sprzętu biurowego; i obchodzenie się z poufnymi materiałami.

Plik wynagrodzenie urzędnika

Wynagrodzenie urzędnika ds. Akt różni się w zależności od doświadczenia, lokalizacji i możliwości wykonywania wielu zadań w innych rolach:

• Mediana rocznego wynagrodzenia: 31 700 USD (15,24 USD / godzinę)
• Najwyższe 10% rocznego wynagrodzenia: Ponad 50 230 USD (24,15 USD / godzinę)
• Dolne 10% rocznego wynagrodzenia: Mniej niż 21.390 USD (10,28 USD / godzinę)

Źródło: U.S. Bureau of Labor Statistics, 2018

Edukacja, szkolenie i certyfikacja

Standardy edukacyjne są podstawą tego zawodu, a większość szkoleń odbywa się w pracy.

• Edukacja: Zazwyczaj konieczny jest dyplom ukończenia szkoły średniej lub równoważny, chociaż niektóre osoby pracujące jako urzędnicy zajmujące się przechowywaniem dokumentów mają stopnie licencjackie i wyższe. Około 11% posiada poświadczające świadectwa.
• Trening: Pomocne jest doświadczenie w pracy w podobnej dziedzinie. Szkolenie w miejscu pracy często wymaga pracy u bardziej doświadczonego urzędnika przez kilka tygodni do kilku miesięcy.

Plik umiejętności i kompetencje urzędnika

Praca jako archiwista wymaga silnych umiejętności organizacyjnych i komunikacyjnych, a także skrupulatnej dbałości o szczegóły. Urzędnicy ds. Plików mogą być również wymagane do sporadycznego podnoszenia ciężkich skrzynek na akta i tym podobnych. Inne ważne umiejętności i zdolności obejmują:

• Umiejętności obsługi komputera i oprogramowania: Powinieneś czuć się swobodnie, korzystając z Internetu i edytorów tekstu, arkuszy kalkulacyjnych i aplikacji e-mail. Konieczne może być również zaznajomienie się z oprogramowaniem do zarządzania dokumentami, takim jak eFileCabinet lub przechowywanie plików w chmurze.
• Umiejętność czytania ze zrozumieniem: Główna część tej pozycji polega na wydobyciu charakteru dokumentu z jego zawartości i umieszczeniu go w logicznym miejscu, w którym inni spodziewają się go znaleźć.
• Umiejętność słuchania: Słuchanie jest ważne, aby zrozumieć potrzeby współpracowników i zrealizować ich prośby i sugestie.
• Umiejętności krytycznego myślenia: Logika i umiejętności decyzyjne są kluczem do szybkiego sortowania różnych dokumentów i określania, co z nimi zrobić.

Perspektywy pracy

Oczekuje się, że zatrudnienie urzędnika ds. Plików spadnie o około 10% między 2016 a 2026 r., Ponieważ organizacje łączą funkcje administracyjne, takie jak odbiór i archiwizacja, a możliwości i łatwość korzystania z technologicznego przechowywania danych stale rosną.

Środowisko pracy

Pracownicy biurowi zatrudnieni są w środowisku biurowym, gdzie spędzają większość czasu na wyszukiwaniu i dostarczaniu plików innym pracownikom lub siedzącym przed komputerem. Pracownicy biurowi pracujący w większym biurze mają możliwość spotkania się i interakcji z personelem firmy na wielu poziomach.

Plan pracy

Urzędnicy plików z reguły pracują w normalnych godzinach pracy. Gdy biuro jest otwarte dla klientów, a inni pracownicy są w pracy, oczekuje się, że będzie tam również pracownik działu plików. Ponieważ ilość wyprodukowanych dokumentów może być znaczna, w zależności od wielkości i charakteru organizacji, urzędnik ds. Plików może być zmuszony do pracy w pełnym wymiarze czasu, aby nadążyć za przepływem. Ale to nie znaczy, że możliwości dzielenia się pracą lub stanowiska w niepełnym wymiarze godzin nie są dostępne. Nadgodziny nie są na ogół wymagane.

Jak zdobyć pracę

ODŚWIEŻ SWOJE WZNOWIENIE

Zanim prześlesz CV potencjalnym pracodawcom, przejrzyj je i zaktualizuj, aby upewnić się, że jest aktualne i wolne od literówek i nieścisłości. Jeśli nie masz życiorysu lub doświadczenia zawodowego, by je wymienić, skorzystaj ze wskazówek ekspertów i solidnego przykładu, aby stworzyć zwycięskie pierwsze CV.

PRZYGOTUJ SIĘ DO WYWIADU

Przed rozmową kwalifikacyjną zbadaj firmę i poproś znajomego, aby pomógł ci odpowiedzieć na niektóre z najczęściej zadawanych pytań. Im więcej ćwiczysz, tym wygodniej poczujesz się, gdy siedzisz naprzeciw menedżera ds. Zatrudnienia.

Porównywanie podobnych zadań

Osoby zainteresowane pracą w scenariuszu biurowym rozważają także inne rodzaje zadań biurowych. Niektóre z tych miejsc pracy mogą wymagać dodatkowego kształcenia i szkolenia. Oto lista podobnych ofert pracy wraz z medianą rocznego wynagrodzenia:

• Asystent administracyjny: $38,880
• Księgowy: $40,240
• Transkrypcjonista medyczny: $34,770

Źródło: U.S. Bureau of Labor Statistics Occupational Outlook Handbook, 2018