Jak uporządkować dokumenty
Zawartość
- Pierwsze kroki
- Zbierz swoje dokumenty
- Kategoryzować
- Oddzielne istotne dokumenty
- Zduplikuj swój portfel
- Utwórz prosty system archiwizacji
- Trwający serwis
Większość ludzi nie myśli o ważnym dokumencie, dopóki go nie potrzebuje. Jeśli twoje dokumenty są rozrzucone wszędzie i nie masz centralnego systemu organizacji w swoim biurze domowym, możesz tracić dużo czasu i energii na poszukiwanie rzeczy. Możesz nawet coś stracić.
Pierwsze kroki
W kilku prostych krokach możesz uporządkować ważne dokumenty papierowe: potrzebujesz małej dwu-szufladowej szafki na dokumenty lub przenośnego wiszącego pudełka na dokumenty, wiszących plików w sześciu różnych kolorach, trzeciego cięcia Manila, folderów na górnej zakładce i opcjonalny sejf ognioodporny. Lub możesz kupić duże segregatory i wkładki z zakładkami. Teraz możesz zacząć.
Zbierz swoje dokumenty
Zanim zorganizujesz wszystkie ważne dokumenty, musisz je zlokalizować. Czasami łatwiej powiedzieć niż zrobić. Sprawdź szuflady domowego biura i dokumenty ułożone na biurku lub stole. Sprawdź stosy papieru zaśmiecające blaty kuchenne, a także szuflady kuchenne i kosze. Spójrz na komodę w sypialni i szafkę nocną. Na koniec sprawdź w torebce lub teczce ważne dokumenty, które przypadkowo masz przy sobie.
Kategoryzować
Najważniejsze dokumenty należą do jednej z następujących sześciu kategorii. Posortuj wszystkie zebrane dokumenty w następujący sposób:
- Dokumentacja domu i nieruchomości: Kredyt hipoteczny, akty własności, projekty i paragony remontowe, instrukcje obsługi i gwarancje, informacje o podatku od nieruchomości, polisy ubezpieczeniowe domu i instrukcje
- Automatyczne zapisy: Tytuły, dokumentacja utrzymania, polisy i informacje ubezpieczeniowe, informacje o pożyczkach i zapisy płatności
- Dokumentacja medyczna: polisy ubezpieczeniowe, podręczniki świadczeń zdrowotnych, objaśnienie świadczeń medycznych, rachunki lekarza, listy recept, informacje o elastycznym rachunku wydatków, rachunki medyczne, dyrektywy medyczne, polisy ubezpieczenia na życie
- Księgi finansowe: Wyciągi bankowe, deklaracje podatkowe, dokumenty podatkowe, dokumenty inwestycyjne, dokumenty kredytowe, wyciągi z kart kredytowych
- Dokumentacja elektroniczna: Umowy na telefony komórkowe i instrukcje obsługi sprzętu; pokwitowania sprzedaży i gwarancje na komputery, laptopy i tablety; plany i rachunki za kabel i internet; paragon i instrukcja sprzedaży routera bezprzewodowego
- Dane osobowe: Akt urodzenia, akt małżeństwa, akt rozwodu, dokumenty opiekuńcze, informacje z ubezpieczenia społecznego, dokumentacja szczepień, paszport, dokumentacja służby wojskowej, dokumentacja chrztu i potwierdzenia, testamenty, plan pogrzebu i informacje o miejscu pochówku. Powinieneś je mieć dla każdego członka rodziny. Jeśli masz zwierzęta, możesz również dołączyć do tej kategorii ważne dokumenty, takie jak informacje weterynaryjne i szczepionki.
Oddzielne istotne dokumenty
Większość ważnych dokumentów można przechowywać w zwykłej szafce na dokumenty lub przenośnej wiszącej skrzynce na dokumenty. Niektóre jednak naprawdę powinny być przechowywane w ognioodpornym sejfie lub w opcjonalnym schowku, takim jak sejf.
Istotne dokumenty to takie, których wymiana byłaby bardzo trudna lub czasochłonna. Mogą zawierać poufne dane osobowe, które w przypadku kradzieży mogą zostać zagrożone przez złodziei tożsamości. Tymczasem, jeśli twój dom został zniszczony przez pożar lub powódź, chciałbyś, aby te ważne dokumenty pozostały nietknięte.
W przypadku większości osób następujące dokumenty będą uważane za niezbędne: informacje o ubezpieczeniu społecznym, akty urodzenia, polisy ubezpieczeniowe i dane kontaktowe agenta, testamenty, akty własności, tytuły samochodów, paszporty oraz wszelkie umowy lub umowy wymagające oryginalnego podpisu.
Zrób główną listę wszystkich niezbędnych dokumentów, które umieścisz w ognioodpornym sejfie lub w opcji przechowywania poza siedzibą.
Zduplikuj swój portfel
Większość z nas ma w portfelu ważne informacje każdego dnia i byłoby bardzo niewygodne, gdyby zostały zgubione lub skradzione.
Rób kopie prawa jazdy, karty dawcy narządów, karty ubezpieczenia zdrowotnego, kart członkowskich na siłownię, bibliotekę, programy lojalnościowe w sklepach spożywczych, klubach magazynowych itp. Oraz, co najważniejsze, wszystkie karty kredytowe i debetowe (przednia kopia i z powrotem). Zachowaj te kopie razem z innymi ważnymi dokumentami papierowymi.
Utwórz prosty system archiwizacji
Im prostszy system archiwizacji, tym większe prawdopodobieństwo, że będziesz go używać w spójny sposób. Weź każdą kategorię ważnego dokumentu i przypisz mu wiszący kolor pliku:
- Dokumentacja domu i nieruchomości
- Auto Records
- Dokumentacja medyczna
- Księgi finansowe
- Dokumentacja elektroniczna
- Osobiste rekordy
Dodaj odpowiednią liczbę wiszących plików do swojego systemu archiwizacji, odpowiadającą liczbie dokumentów posiadanych w każdej kategorii.
Użyj folderów manila i utwórz folder dla każdego dokumentu w każdej kategorii. Umieść foldery w odpowiedniej kolorowej sekcji pliku wiszącego.
Jeśli kupiłeś duże trzy-ringowe segregator i wkładki z zakładkami, oznacz zakładki tymi samymi nazwami rekordów, dziurkuj wszystkie dokumenty i uporządkuj je. Jeśli papierów nie można dziurkować, włóż je do folderu i zamiast tego przebij folder.
Jeśli papierkowa robota nie jest twoją sprawą, może to być chwila uwolnienia. Możesz zeskanować wszystkie te dokumenty, zapisać je na dysku twardym, a następnie zniszczyć oryginały.
Ale skorzystaj z własnego uznania, ponieważ niektóre dokumenty lepiej zostawić. Zachowaj oryginały wszystkich ważnych dokumentów. Wykorzystaj swoją najlepszą ocenę pozostałych. Większość instytucji finansowych cieszy się, gdy korzystasz z wersji papierowej.
Trwający serwis
Po zorganizowaniu ważnych dokumentów zachowaj je w ten sposób. Każdego miesiąca, gdy płacisz rachunki, złóż wszelkie nowe dokumenty w odpowiedniej sekcji swojego systemu archiwizacji. Jednocześnie poszukaj dokumentów usuniętych z systemu w ciągu miesiąca, które mogą nadal znajdować się poza systemem archiwizacji. Złóż je ponownie. Co najmniej dwa razy w roku przeglądaj dokumenty w swoim systemie archiwizacji, aby sprawdzić, czy można je usunąć. Dobry harmonogram do naśladowania to pierwszy rok kalendarzowy i koniec każdego roku szkolnego.
Przy odrobinie wysiłku możesz czerpać długoterminowe korzyści i oszczędzać czas, organizując ważne dokumenty papierowe.
