Ważne umiejętności prezentacji dla sukcesu w miejscu pracy

Zawartość

• Jakie są umiejętności prezentacji?
• Fazy ​​prezentacji
• Rodzaje umiejętności prezentacji
• Analityczny
• Organizacja
• Komunikacja niewerbalna
• Oprogramowanie do prezentacji
• Publiczna przemowa
• Badania
• Komunikacja werbalna
• Pisanie
• Więcej umiejętności prezentacji
• Jak wyróżnić swoje umiejętności

Niezależnie od tego, czy jesteś pracownikiem wyższego szczebla, czy asystentem administracyjnym, rozwijanie umiejętności prezentacji jest jednym z kluczowych sposobów na zdobycie pracy biurowej. Liderzy podejmują decyzje na podstawie informacji udostępnianych w formacie prezentacji i prawie żadna firma nie zmienia zdania bez uprzedniej przekonującej prezentacji.

Nie wszystkie prezentacje odbywają się na formalnym spotkaniu. Wiele umiejętności prezentacji ma znaczenie w przypadku konsultacji indywidualnych lub rozmów sprzedażowych.

Ważne jest, aby każdy pracownik biura wiedział, jakie kroki należy podjąć, aby stworzyć skuteczną prezentację i jakie umiejętności prezentacji są najważniejsze dla pracodawców.

Podkreślenie tych umiejętności pomoże Ci również wyróżnić się podczas poszukiwania pracy.

Jakie są umiejętności prezentacji?

Umiejętności prezentacji odnoszą się do wszystkich cech potrzebnych do stworzenia i zapewnienia jasnej i skutecznej prezentacji. Podczas gdy to, co mówisz podczas prezentacji, ma znaczenie, pracodawcy cenią także możliwość tworzenia materiałów pomocniczych, takich jak slajdy. Twój potencjalny pracodawca może chcieć, abyś dostarczał briefingi i raporty współpracownikom, prowadził szkolenia, przedstawiał informacje klientom lub wykonywał dowolną liczbę innych zadań związanych z mówieniem przed publicznością.

Prowadzenie wciągających i łatwych do zrozumienia rozmów jest głównym elementem silnych umiejętności komunikacji ustnej, które są warunkiem pracy na wielu stanowiskach.

Fazy ​​prezentacji

Każda prezentacja składa się z trzech etapów: przygotowania, dostawy i działań następczych. Wszystkie umiejętności prezentacji pasują do jednej z tych trzech faz.

Przygotowanie obejmuje badania i tworzenie prezentacji. Może to oznaczać wykonanie całego tekstu (lub przynajmniej pisanie notatek) oraz tworzenie slajdów i innych pomocniczych materiałów wizualnych / dźwiękowych. Musisz również upewnić się, że odpowiednie miejsce jest dostępne i odpowiednio skonfigurowane wcześniej oraz że projektor działa (jeśli będzie potrzebny) i łączy się z laptopem. Będziesz także chciał ćwiczyć swoją prezentację tyle razy, ile potrzebujesz, aby czuć się swobodnie, dostarczając ją z łatwością i pewnością w czasie przeznaczonym na prezentację.

Umiejętności związane z przygotowaniem obejmują:

• Przeprowadzanie badań związanych z tematem prezentacji
• Opracowywanie wykresów i wykresów przedstawiających wyniki badań
• Poznanie odbiorców, aby lepiej dostosować prezentację do ich potrzeb
• Tworzenie cyfrowych slajdów
• Podział prezentacji na części o rozsądnej długości
• Skuteczne wykorzystanie statystyk w celu przekonania odbiorców
• Zawierające konkretne przykłady i historie w celu zilustrowania punktów i utrzymania uwagi odbiorców
• Przygotowywanie materiałów informacyjnych lub cyfrowych odniesień, aby publiczność nie była zajęta robieniem notatek
• Skuteczne promowanie prezentacji w celu wygenerowania odpowiedniej grupy odbiorców

Dostawa to część, którą widzą publiczność. Dobra dostawa zależy od starannego przygotowania i pewnej prezentacji i wymaga własnego, odrębnego zestawu umiejętności.

Umiejętności związane z dostawą obejmują:

• Zapewnia przyciągający uwagę wstęp do rozmowy
• Dostarczenie podsumowania tego, co zostanie omówione w celu wprowadzenia prezentacji i zapewnienia kontekstu
• Używanie mowy ciała i kontaktu wzrokowego w celu przekazywania energii i pewności siebie
• Zatrzymuję się, aby podkreślić kluczowe punkty
• Modulowanie tonu głosu dla podkreślenia
• Artystycznie i płynnie
• Wstrzykiwanie humoru
• Mówienie z entuzjazmem i animacją
• Projekcja zaufania
• Podsumowując kluczowe punkty na zakończenie
• Pytania w celu wyjaśnienia punktów

Kontynuacjaobejmuje prawidłowe niszczenie i przechowywanie dowolnego sprzętu, kontaktowanie się z członkami publiczności, z którymi zgodziłeś się dalej komunikować, a także pozyskiwanie, zbieranie i analizowanie informacji zwrotnych. W niektórych prezentacjach możesz zbierać informacje od członków widowni - takie jak nazwiska i dane kontaktowe lub wypełnione ankiety - które również musisz organizować i przechowywać.

Umiejętności związane z kontynuacją obejmują:

• Tworzenie formularza oceny w celu uzyskania informacji zwrotnych od uczestników
• Interpretowanie informacji zwrotnych z ocen i modyfikowanie treści i / lub dostarczania do przyszłych prezentacji
• Organizacja bazy danych uczestników na przyszłe prezentacje
• Przeprowadzanie wywiadów z kluczowymi uczestnikami w celu uzyskania dodatkowych informacji zwrotnych
• Wysyłanie slajdów uczestnikom w formie e-mailem

Rodzaje umiejętności prezentacji

Analityczny

Najlepsi prelegenci stale podnoszą swoje umiejętności. Aby być lepszym, musisz być w stanie rzetelnie spojrzeć na swoje wyniki, ocenić otrzymane opinie i dowiedzieć się, co musisz zrobić, aby poprawić. To wymaga analitycznego myślenia.

Co ważniejsze, musisz dobrze orientować się w informacjach, które zamierzasz przekazać innym. Musisz przeanalizować odbiorców i przygotować się do szybkiego myślenia, jeśli zadane pytania zmuszą cię do wykazania, że ​​jesteś w pełni świadomy materiału i jego konsekwencji.

• Wrażliwość na problemy
• Raportowanie
• Geodezja
• Optymalizacja
• Modelowanie predykcyjne
• Rozwiązywanie problemów
• Restrukturyzacja
• Planowanie strategiczne
• Integracja
• Zarządzanie procesem
• Ciągłe doskonalenie
• Diagnostyka
• Wycinanie
• Ocenianie
• Osąd

Organizacja

Nie chcesz być osobą, która spędza połowę czasu na prezentacji, próbując znaleźć kabel do podłączenia laptopa do projektora. Wiele rzeczy może pójść źle tuż przed prezentacją i prawdopodobnie tak się stanie, chyba że jesteś zorganizowany.

Przygotowanie prezentacji oznacza również śledzenie notatek, informacji oraz czasów rozpoczęcia / zakończenia.

Prezentacja, która kończy się w połowie przydzielonego czasu, jest problematyczna, podobnie jak ta, która jest zbyt długa.

Na koniec będziesz chciał poprawić i dopracować wszystkie materiały, których planujesz użyć do prezentacji.

• Planowanie wydarzenia
• Audyt
• Benchmarking
• Priorytetyzacja
• Ewidencjonowanie
• Planowanie
• Dbałość o szczegóły
• Szybkie myślenie

Komunikacja niewerbalna

Podczas rozmowy z publicznością sposób, w jaki się prezentujesz, może być równie ważny, jak sposób prezentacji informacji. Chcesz być pewny siebie i angażujący. Możesz to zrobić poprzez dobrą postawę, użycie gestów i kontakt wzrokowy z publicznością. Ćwicz komunikację niewerbalną, filmując siebie, ćwicząc prezentację i uważnie obserwując mowę ciała.

• Aktywne słuchanie
• Łożysko
• Opanowanie
• Pewność siebie
• Inteligencja emocjonalna
• Szacunek
• Ułatwienie dyskusji grupowej
• Świadomość różnorodności etnicznej, politycznej i religijnej

Oprogramowanie do prezentacji

Microsoft PowerPoint to dominujące oprogramowanie służące do tworzenia pomocy wizualnych do prezentacji. Naucz się go dobrze używać, w tym specjalnych funkcji poza podstawowymi szablonami, które mogą naprawdę ożywić prezentację. Nawet jeśli ktoś przygotowuje dla Ciebie pokaz slajdów, pomoże ci to wiedzieć, jak korzystać z oprogramowania w przypadku zmian wprowadzonych w ostatniej chwili.

• Microsoft Office
• Projekt
• Myśl przewodnia
• Prezentacje Google
• Adobe Presenter

Publiczna przemowa

Musisz wyglądać komfortowo i angażować się podczas mówienia przed publicznością na żywo, nawet jeśli nie jesteś. Może to zająć lata praktyki, a czasem publiczne przemówienie po prostu nie jest dla niektórych osób. Niewygodny prezenter to wyzwanie dla każdego. Na szczęście umiejętności mówienia mogą się poprawić wraz z praktyką.

• Artykulacja
• Zaręczynowy
• Ocena potrzeb odbiorców
• Ordynacyjny
• Radzenie sobie z trudnymi pytaniami
• Kontrolowanie lęku przed wydajnością
• Zapamiętanie
• Modulowanie tonu głosu

Badania

Badania są pierwszym krokiem w przygotowaniu większości prezentacji i mogą obejmować proces od wielu lat do spędzenia 20 minut online, w zależności od kontekstu i tematyki. Przynajmniej musisz umieć jasno sformułować pytania badawcze, zidentyfikować odpowiednie źródła informacji i uporządkować wyniki.

• Burza mózgów
• Współpraca
• Analizy dużych zbiorów danych
• Wywiad gospodarczy
• Obliczenie
• Analiza spraw
• Związki przyczynowe
• Klasyfikacja
• Analiza porównawcza
• Interpretacja danych
• Rozumowanie dedukcyjne
• Rozumowanie indukcyjne
• Wyszukiwanie w wyszukiwarkach

Komunikacja werbalna

Wystąpienie publiczne jest jedną z form komunikacji werbalnej, ale będziesz potrzebować innych form, aby zapewnić dobrą prezentację. W szczególności musisz wiedzieć, jak odpowiadać na pytania. Powinieneś być w stanie zrozumieć pytania zadawane przez twoją publiczność (nawet jeśli są dziwne lub źle sformułowane) i udzielać szacownych, uczciwych i dokładnych odpowiedzi bez zbędnych tematów.

• Aktywne słuchanie
• Skupiać
• Empatia
• Radzenie sobie z trudnymi pytaniami
• Pewność siebie
• Doradztwo
• Afirmacja
• Dykcja

Pisanie

Możesz, ale nie musisz, napisać skrypt, ale musisz wcześniej zaplanować, co powiesz, w jakiej kolejności to powiesz i na jakim poziomie szczegółowości. Jeśli potrafisz napisać spójny esej, możesz zaplanować prezentację.

• Gramatyka
• Pisownia
• Słownictwo
• Korekta
• Kontury budynków
• Sporządzanie notatek
• Znaczniki dokumentów

Więcej umiejętności prezentacji

• Zreasumowanie
• Obroty
• Perswazja
• Dostarczanie anegdot do zilustrowania punktu
• Humor
• Trening
• Próby
• Projektowanie materiałów informacyjnych
• Rozpoznawanie i reagowanie na zastrzeżenia
• Zadawanie pytań próbnych w celu uzyskania bardziej szczegółowych informacji na temat konkretnych problemów
• Otrzymywanie krytyki bez obrony
• Powstrzymywanie się od zbyt częstego mówienia lub przerywanie innym
• Przewidywanie obaw innych
• Znajomość produktu
• Format analizy SWOT
• Wspieranie oświadczeń dowodami
• Wielojęzyczny
• Kontrakty
• Praca z recenzentami
• Konsystencja
• Opracowanie i utrzymanie standardowych procedur operacyjnych (SOP)
• Opracowanie oświadczenia o propozycji
• Kreatywność
• Logika
• Tworzenie i zarządzanie oczekiwaniami
• Motywacja
• Coaching

Jak wyróżnić swoje umiejętności

OBEJMUJ UMIEJĘTNOŚCI NA SWOIM ŻYCIU: Jeśli dotyczy, możesz wymienić te słowa w podsumowaniu lub nagłówku CV.

NAJWAŻNIEJSZE UMIEJĘTNOŚCI W LITERZE NA OKŁADCE: Wspomnij o jednej lub dwóch konkretnych umiejętnościach prezentacji i podaj przykłady przypadków, w których demonstrujesz te cechy w miejscu pracy.

POKAŻ SWOJE UMIEJĘTNOŚCI PREZENTACJI W WYWIADACH PRACY:Podczas rozmowy kwalifikacyjnej możesz zostać poproszony o przedstawienie przykładowej prezentacji. W takim przypadku będziesz chciał wcielić te umiejętności podczas prezentacji. Na przykład, będziesz chciał zademonstrować swoje umiejętności komunikacji ustnej, mówiąc jasno i zwięźle podczas prezentacji.