Praktyki zarządzania spotkaniami pomagają zwiększyć wydajność

Zawartość

• Klucz zarządzania spotkaniem - stoisko PAT
• Rozpocznij spotkania na czas
• Zachowaj spotkanie na temat
• Przechowuj i rozpowszechniaj notatki ze spotkania / protokół
• Dolna linia

Dużo pracy spędzamy na spotkaniach. W wielu przypadkach złe praktyki zarządzania spotkaniami skutkują nieproduktywnym wykorzystaniem czasu uczestników. W pokrewnym artykule przedstawiamy wskazówki dotyczące przekształcenia pięciu typowych scenariuszy spotkań w produktywne wydarzenia. Oto dodatkowe pomysły na zwiększenie użyteczności, produktywności i wpływu spotkań.

Klucz zarządzania spotkaniem - stoisko PAT

Niektórzy menedżerowie zatrudniają P.A.T. podejście do spotkań, wymagające: P.cel, an ZAgenda i a T.imeframe. Uzbrojenie uczestników w te krytyczne punkty kontekstu przed sesją zapewnia, że ​​ludzie pojawią się przygotowani do uczestnictwa i będą wspierać ogólną intencję spotkania. Wyraźny P.A.T. zarys pomaga zapewnić produktywną sesję.

Powinieneś być w stanie określić cel spotkania maksymalnie w 1 lub 2 zdaniach. „To spotkanie ma na celu zaplanowanie nowej kampanii marketingowej” lub „to spotkanie ma na celu sprawdzenie nowych zasad wysyłki dotyczących obsługi zwrotów”. Cel ten pomaga upewnić się, że wszyscy wiedzą, dlaczego tam są, co należy zrobić i jak kierować postępami i dążyć do wniosków.

Ustal porządek obrad. Wymień elementy, które zamierzasz przejrzeć / omówić / skontrolować. Chcemy przypisać limit czasowy do każdego punktu porządku obrad (patrz poniżej) i zidentyfikować osobę odpowiedzialną za moderację dyskusji. Ustaw ramy czasowe; przynajmniej ustaw czas rozpoczęcia i zakończenia. Zalecamy również ustawienie czasu trwania każdego punktu w porządku obrad. Powinny one sumować się do ogólnego terminu spotkania.

Rozpocznij spotkania na czas

Jeśli pracujesz w jednej z tych kultur, w których ludzie chodzą na spotkania aż do pięciu lub dziesięciu minut po zaplanowanym czasie rozpoczęcia, nadszedł czas, aby rozpocząć nowy trend. Jedna firma zachęca swoich menedżerów do zamknięcia drzwi w zaplanowanym czasie rozpoczęcia, a spóźnieni nie są mile widziani. Chociaż może to być bardziej drakońskie niż zależy ci na działaniu, nie powinieneś mieć żadnych skrupułów, by doprowadzić spotkanie do porządku, zweryfikować cel i potwierdzić oczekiwania i harmonogram.

Nie czekaj, aż pojawią się maruderzy. Kiedy ktoś się spóźni, nie wracaj i nie sprawdzaj, co już zostało objęte ubezpieczeniem. Kontynuuj tematy spotkań. Będzie to niewygodne dla marudera i zwiększy szanse jego przybycia na czas na następnym spotkaniu.

Jeśli organizator / sponsor spotkania nie pojawi się na czas, rozważ spotkanie odwołane i wróć do pracy. Okres oczekiwania wynoszący od pięciu do siedmiu minut jest rozsądny. Szanse są, organizator spotkania napotkał nieoczekiwaną trudność i wolałby, abyś nie tracił czasu na czekanie na niego / nią.

Zachowaj spotkanie na temat

Dobrą praktyką jest przydzielenie komuś roli polegającej na utrzymywaniu wszystkich na drodze podczas spotkania. Zbyt często dyskusje dryfują, a następnie rozkładają się w wir opinii, pomysłów, faktów i emocji. Zamiast tego przypisz rolę i poinformuj wszystkich obecnych, że dana osoba wtrąci się, jeśli i kiedy dyskusja zejdzie z porządku obrad i określonego punktu dyskusji. W niektórych firmach rola ta określana jest jako „Traffic Cope”, w innych „Topic Keeper”. Niezależnie od etykiety, rola jest niezwykle pomocna we wzmacnianiu skuteczności i wydajności twoich spotkań.

Jeśli pojawią się dodatkowe tematy, które są poza planem, ale ważne do omówienia, należy je wyraźnie uchwycić i umieścić na „parkingu” w celu przyszłego rozważenia i dyskusji lub dyskretnego spotkania. Właściciel spotkania zastrzega sobie prawo do dopuszczenia drobnych rozbieżności w dyskusji, jeśli popiera ogólny cel spotkania.

Przechowuj i rozpowszechniaj notatki ze spotkania / protokół

Ktoś inny niż organizator spotkania powinien zachować protokół ze spotkania. Dobre nagranie minut będzie obejmować:

• Czas spotkania, data, lokalizacja
• Opis celu
• Kopia porządku obrad
• Lista uczestników i lista tych, którzy nie uczestniczyli
• Szczegółowa lista podsumowująca wnioski, elementy działania, obowiązki i terminy realizacji. Wielu autorów notatek korzysta z agendy jako przewodnika do spisania wniosków i działań.
• Planowane spotkanie kontrolne, jeśli jest naprawdę potrzebne.

Najlepiej jest rozpowszechniać notatki ze spotkania jak najszybciej po zakończeniu spotkania i absolutnie w ciągu jednego dnia roboczego. Protokoły i notatki stanowią ważne przypomnienie dla uczestników, a także źródło informacji dla innych zainteresowanych stron lub osób, które opuściły spotkanie. Protokoły są doskonałym narzędziem do wykorzystania, aby przypomnieć ludziom i zespołom o ich zaangażowanych działaniach następczych.

Dolna linia

Możliwe, że spotkanie przyniesie pozytywny wynik, przyczyniając się do napędzania projektów i ludzi, po prostu nie licz na to. Pewna staranność i celowe wzmocnienie technik zarządzania spotkaniami zwiększy Twoje szanse na osiągnięcie doskonałego wyniku.