Podstawowe zarządzanie projektami 101

Zawartość

• Co to jest zarządzanie projektami?
• Elementy projektu
• Najważniejszy element: zakres
• Zasoby
• Czas
• pieniądze
• Zarządzanie projektami to sztuka i nauka

Zarządzanie projektami jest jednym z najważniejszych elementów udanego biznesu. Wpływa na przychody i zobowiązania, a ostatecznie wpływa na zadowolenie i utrzymanie klienta. Twoja firma może mieć tylko jeden projekt na raz, podczas gdy inne większe korporacje i podmioty mogą żonglować kilkoma projektami jednocześnie. Z natury projekty są tymczasowe.

Projekty są środkiem do osiągnięcia celu, który ostatecznie zostanie osiągnięty. Twoja firma może przejść do innego projektu ... lub nie. To mógł być jednorazowy cel.

Projekty powodują rosnącą potrzebę siły roboczej. Project Management Institute oszacował, że w latach 2010–2020 na całym świecie zostanie dodanych ponad 15 milionów nowych stanowisk zarządzania projektami.

Co to jest zarządzanie projektami?

Zarządzanie projektami to nie cała działalność Twojej firmy. To tylko jeden segment, konkretny projekt ze szczegółowym planem, w jaki sposób Ty i Twoja firma zamierzacie osiągnąć ten cel. Jest to plan wyszczególniony w serii kroków, z których każdy jest tak samo ważny jak inne. Musisz osiągnąć jeden, aby poprawnie przejść do następnego.

Pomyśl o zarządzaniu projektami jak o drabinie, na którą musisz się wspinać. Nie możesz wskoczyć na szczyt. Musisz wziąć szczebel za szczebel, aby uzyskać najwyższą wydajność. Twój zespół musi zastosować udostępnione mu narzędzia, a także swoją wiedzę i doświadczenie, aby wykonać każdy krok i przejść do następnego.

Łatwo jest powiedzieć, że chcesz dostać się do skrzynki A, więc zrobisz 25 kroków w tym kierunku. Ale musisz także wziąć pod uwagę względy czasowe w swoim planie projektu i najprawdopodobniej będziesz musiał pracować w ramach budżetu. Możesz zaindeksować te 25 kroków lub pobiegać. To zależy od tego, jak szybko musisz się tam dostać, aby pomyślnie zakończyć projekt. Możesz zaoszczędzić pieniądze podróżując pieszo lub zatrudnić kierowcę. To zależy od budżetu przeznaczonego na projekt.

Nie ma jednego uniwersalnego podejścia, systemu lub planu. Każdy projekt, który podejmujesz Ty i Twoja firma, najprawdopodobniej będzie miał swój harmonogram, cel i budżet. Dlatego tak ważne jest, aby mieć do dyspozycji doświadczonego, utalentowanego kierownika projektu.

Elementy projektu

Skuteczny kierownik projektu musi jednocześnie zarządzać czterema podstawowymi elementami projektu. Te elementy są ze sobą powiązane.

• Zakres: Dotyczy to wielkości projektu, celów i wymagań.
• Zasoby:Będziesz potrzebował ludzi, sprzętu i materiałów.
• Czas: Nie dotyczy to tylko czasu, jaki ogólnie zajmie projekt. Musi być podzielony na czas trwania zadania, zależności i ścieżkę krytyczną.
• Pieniądze:Miej solidną wiedzę na temat kosztów, nieprzewidzianych wydatków i zysków.

Najważniejszy element: zakres

Zakres projektu to definicja tego, co projekt ma osiągnąć, oraz budżetów czasu i pieniędzy, które zostały utworzone, aby osiągnąć te cele. Każda zmiana zakresu projektu musi mieć odpowiednią zmianę w budżecie, czasie, zasobach lub wszystkich trzech.

Jeśli celem projektu jest budowa budynku, w którym zmieszczą się trzy widżety o budżecie 100 000 USD, kierownik projektu powinien to zrobić. Jeśli zakres zostanie zmieniony na budynek dla czterech widżetów, kierownik projektu musi uzyskać odpowiednią zmianę czasu, pieniędzy i zasobów.

Zasoby

Istnieją trzy aspekty rozumienia i zarządzania zasobami: ludzie, sprzęt i materiały.

Skuteczny kierownik projektu musi skutecznie zarządzać zasobami przypisanymi do projektu, w tym członkom zespołu projektowego, personelowi dostawcy i podwykonawcom. Musi upewnić się, że jego pracownicy dysponują umiejętnościami i narzędziami potrzebnymi do wykonania pracy, a także musi stale monitorować, czy ma wystarczającą liczbę osób, aby ukończyć projekt w terminie. Jego zadaniem jest upewnienie się, że każda osoba rozumie zadanie i terminy projektu.

Starszy członek każdej grupy pracowników zgłasza się do kierownika projektu, gdy zarządza on bezpośrednimi pracownikami, ale pracownicy mogą również mieć kierownika liniowego, który zapewnia kierownictwo techniczne. W sytuacji zarządzania matrycą, takiej jak zespół projektowy, zadaniem kierownika projektu jest zapewnienie kierownictwa projektu kierownikom liniowym. Zarządzanie podwykonawstwem pracy oznacza zwykle zarządzanie kierowaniem zespołem pracowników podwykonawców, którzy z kolei zarządzają tymi pracownikami.

Kierownik projektu musi często zamawiać sprzęt i materiały oraz zarządzać ich wykorzystaniem, aby zespół mógł działać skutecznie. Odpowiada za posiadanie odpowiedniego sprzętu i materiałów we właściwej lokalizacji we właściwym czasie.

Czas

Trzy elementy skutecznego zarządzania czasem to zadania, harmonogram i ścieżka krytyczna.

Utwórz harmonogram projektu, wymieniając w kolejności wszystkie zadania, które należy wykonać. Niektóre muszą być wykonywane sekwencyjnie, podczas gdy inne mogą zachodzić na siebie lub tandem. Przypisz czas trwania do każdego zadania. Przydziel wymagane zasoby. Określ poprzedników - jakie zadania muszą zostać wykonane przed innymi - i następców - zadania, które nie mogą się rozpocząć, dopóki nie zakończą się nawzajem. Ten aspekt zarządzania projektami jest czasami określany jako zarządzanie wodospadem ponieważ jedno zadanie następuje po drugim w mniej lub bardziej sekwencyjnej kolejności.

Oprogramowanie do zarządzania projektami może uprościć zadanie tworzenia harmonogramu projektu i zarządzania nim.

Niektóre zadania mają niewielką elastyczność w zakresie wymaganych dat rozpoczęcia i zakończenia. Nazywa się to „float”. Inne zadania nie mają elastyczności. Mają zerową liczbę zmiennoprzecinkową. Linia obejmująca wszystkie zadania z zerową liczbą zmiennoprzecinkową nosi nazwę ścieżki krytycznej. Wszystkie zadania na tej ścieżce - i może istnieć wiele równoległych ścieżek - muszą zostać wykonane na czas, jeśli projekt ma zostać dostarczony przed upływem terminu. Kluczowym zadaniem zarządzania czasem kierownika projektu jest monitorowanie ścieżki krytycznej.

pieniądze

Trzy kwestie związane z zarządzaniem pieniędzmi to koszty, nieprzewidziane wydatki i zysk.

Każde zadanie ma swój koszt, bez względu na to, czy jest to czas pracy programisty, czy cena zakupu betonowego placu sześciennego. Każdy z tych kosztów jest szacowany i sumowany podczas przygotowywania budżetu projektu.

Niektóre szacunki będą bardziej dokładne niż inne. Budżet projektu powinien zatem obejmować dodatek na nieprzewidziane wydatki - pieniądze przeznaczone na budżet „na wszelki wypadek”, rzeczywisty koszt produktu jest bardzo różny od szacunków.

Zysk to pieniądze, które firma chce zarobić na tym zadaniu. Jest to nadwyżka kosztów.

Budżet projektu składa się zatem z szacowanego kosztu, ewentualności i zysku. Zadaniem kierownika projektu jest utrzymanie faktycznego kosztu na poziomie szacunkowym lub poniżej tego kosztu oraz maksymalizacja zysku, jaki firma osiąga z projektu.

Zarządzanie projektami to sztuka i nauka

Skuteczne zarządzanie projektem wymaga praktyki. Te pomysły mogą dać ci podstawową wiedzę na temat zarządzania projektami, ale uznają to za początek. Jeśli Twoja praca lub ścieżka kariery obejmuje zarządzanie projektami i jeśli chcesz poprawić swoje umiejętności, porozmawiaj z odnoszącymi sukcesy kierownikami projektów, przeczytaj i przećwicz. Zarządzanie projektami może być bardzo satysfakcjonującą karierą.