10 krytycznych kroków, które należy uwzględnić w planie projektu

Zawartość

• Cele projektu
• Zakres projektu
• Kamienie milowe i najważniejsze elementy
• Struktura podziału pracy
• Budżet
• Plan zasobów ludzkich
• Ryzykowny plan zarządzania
• Plan komunikacji
• Plan zarządzania interesariuszami
• Zmień plan zarządzania

Plan projektu jest zwieńczeniem drobiazgowego planowania przez kierownika projektu. Jest to dokument główny, który określa, jak projekt będzie przebiegał, zgodnie z intencjami menedżera dla każdego kluczowego aspektu projektu. Chociaż plany projektów różnią się w zależności od firmy, istnieje dziesięć kluczowych elementów lub kroków, które należy uwzględnić w skutecznym planie projektu, aby uniknąć zamieszania i wymuszonej improwizacji na etapie realizacji projektu.

Cele projektu

Cele projektu są określone w karcie projektu, ale należy je również uwzględnić w planie projektu, aby dodatkowo wyjaśnić cele projektu lub dołączyć kartę jako załącznik. Bez względu na to, jak kierownik projektu zdecyduje się włączyć cele do planu projektu, ważne jest, aby zachować wyraźny związek między kartą projektu - pierwszym kluczowym dokumentem projektu - a drugim kluczowym dokumentem projektu, jego planem projektu.

Zakres projektu

Podobnie jak cele projektu, zakres jest zdefiniowany w karcie i powinien zostać dopracowany w planie projektu przez kierownika projektu. Definiując zakres, kierownik projektu może zacząć pokazywać, jak będzie wyglądał cel projektu lub gotowy produkt na końcu. Jeśli zakres nie jest zdefiniowany, można go rozszerzyć w ramach projektu i doprowadzić do przekroczenia kosztów i przekroczenia terminów.

Na przykład, jeśli kierujesz zespołem marketingowym w celu stworzenia broszury dla linii produktów firmy, powinieneś wskazać, ile to będzie stron i podać przykłady, jak może wyglądać gotowy produkt.

Dla niektórych członków zespołu broszura może oznaczać dwie strony, podczas gdy inni uznają dziesięć stron za wystarczające. Zdefiniowanie zakresu może sprawić, że cały zespół znajdzie się na tej samej stronie na początku.

Kamienie milowe i najważniejsze elementy

Kluczowe osiągnięcia projektu nazywane są kamieniami milowymi, a kluczowe produkty pracy nazywane są głównymi rezultatami. Oba stanowią duże elementy pracy nad projektem. Plan projektu powinien zidentyfikować te elementy, zdefiniować je i wyznaczyć terminy ich realizacji.

Jeśli organizacja podejmie projekt opracowania nowego oprogramowania, najważniejszymi wynikami mogą być ostateczna lista wymagań biznesowych i sposób ich wdrożenia.

W następstwie tego projekt może mieć kamienie milowe w zakresie ukończenia projektu, testowania systemu, testów akceptacji użytkownika i daty wdrożenia oprogramowania. Te kamienie milowe są powiązane z produktami roboczymi, ale bardziej dotyczą procesów niż samych produktów.

Kamień milowy i ważne terminy dostawy nie muszą być dokładnymi datami, ale im bardziej precyzyjnie, tym lepiej. Dokładne daty pomagają kierownikom projektów dokładniej rozkładać struktury pracy.

Na tym etapie planu będziesz tworzyć kamienie milowe, abyś mógł przyjmować produkty duże lub wysokie i rozbijać je na małe produkty, które można nakreślić w następnym kroku.

Struktura podziału pracy

Struktura podziału pracy (WBS) rozkłada kamienie milowe i główne elementy projektu na mniejsze części, dzięki czemu jednej osobie można przypisać odpowiedzialność za każdy aspekt. Opracowując strukturę podziału pracy, kierownik projektu bierze pod uwagę wiele czynników, takich jak mocne i słabe strony członków zespołu projektowego, współzależności między zadaniami, dostępne zasoby i ogólny termin projektu.

Kierownicy projektów są ostatecznie odpowiedzialni za sukces projektu, ale nie mogą wykonywać pracy samodzielnie. WBS jest narzędziem, z którego korzysta kierownik projektu w celu zapewnienia odpowiedzialności za projekt, ponieważ informuje sponsora projektu, członków zespołu projektowego i interesariuszy, którzy są za co odpowiedzialni. Jeśli kierownik projektu obawia się o zadanie, dokładnie wie, z kim się spotkać w związku z tym problemem.

Budżet

Budżet projektu pokazuje, ile pieniędzy przeznaczono na jego ukończenie. Kierownik projektu jest odpowiedzialny za odpowiednie rozproszenie tych zasobów. W przypadku projektu, który ma dostawców, kierownik projektu zapewnia realizację dostaw zgodnie z warunkami umowy, zwracając szczególną uwagę na jakość. Niektóre budżety projektów zawierają linki do planu zasobów ludzkich.

Ważne jest ustalenie kosztu każdego kamienia milowego i rezultatu poprzez sprawdzenie, ile czasu potrzeba i kosztów pracy związanych z realizacją zadań. Koszt projektu jest związany z czasem jego trwania, który wraca do zakresu projektu. Zakres, etapy, zadania i budżet muszą być dostosowane i realistyczne.

Plan zasobów ludzkich

Plan zasobów ludzkich pokazuje sposób obsadzenia projektu. Czasami określany jako plan zatrudnienia, plan HR określa, kto będzie w zespole projektowym i ile czasu poświęci na każdą osobę. Opracowując ten plan, kierownik projektu negocjuje z członkami zespołu i ich przełożonymi, ile czasu każdy członek zespołu może poświęcić na projekt. Jeśli potrzebny jest dodatkowy personel do konsultacji w sprawie projektu, ale należy on do zespołu projektowego, jest to również udokumentowane w planie zatrudnienia. Ponownie konsultowane są odpowiednie organy nadzoru.

Ryzykowny plan zarządzania

Wiele rzeczy może pójść nie tak w projekcie. Chociaż przewidywanie każdej możliwej katastrofy lub drobnej czkawki stanowi wyzwanie, można przewidzieć wiele pułapek. W planie zarządzania ryzykiem kierownik projektu identyfikuje zagrożenia dla projektu, prawdopodobieństwo wystąpienia takich scenariuszy oraz strategie ich łagodzenia. Aby sformułować ten plan, kierownik projektu szuka informacji od sponsora projektu, zespołu projektowego, interesariuszy i ekspertów wewnętrznych.

Wprowadzono strategie łagodzenia ryzyka, które może wystąpić lub wiąże się z wysokimi kosztami. Ryzyko, które prawdopodobnie nie wystąpi, i takie, które mają niskie koszty, jest odnotowane w planie, mimo że nie mają strategii łagodzenia.

Plan komunikacji

Plan komunikacji określa, w jaki sposób projekt zostanie przekazany różnym odbiorcom. Podobnie jak struktura podziału pracy, plan komunikacji przypisuje odpowiedzialność za ukończenie każdego komponentu członkowi zespołu projektowego.

Na tym etapie ważne jest, aby przedstawić, w jaki sposób problemy będą komunikowane i rozwiązywane w zespole oraz jak często komunikacja będzie przekazywana zespołowi i interesariuszom lub szefowi. Każda wiadomość ma przeznaczonych odbiorców. Plan komunikacji pomaga kierownikom projektów zapewnić, że odpowiednie informacje trafią do właściwych osób we właściwym czasie.

Plan zarządzania interesariuszami

Plan zarządzania interesariuszami określa, w jaki sposób interesariusze zostaną wykorzystani w projekcie. Czasami interesariusze potrzebują jedynie informacji. Można to załatwić w planie komunikacji. Jeśli zainteresowane strony potrzebują więcej, plan zarządzania interesariuszami określa sposób ich uzyskania.

Zmień plan zarządzania

Plan zarządzania zmianami określa ramy wprowadzania zmian w projekcie. Mimo że kierownicy projektów zwykle chcą unikać zmian w projekcie, czasami są one nieuniknione. Plan zarządzania zmianami zapewnia protokoły i procesy wprowadzania zmian. Dla rozliczalności i przejrzystości zasadnicze znaczenie ma to, aby sponsorzy projektów, kierownicy projektów i członkowie zespołów projektowych postępowali zgodnie z planem zarządzania zmianami.