Daj swojemu szefowi zaufanie dzięki planowi zarządzania ryzykiem

Zawartość

• Co to jest zarządzanie ryzykiem w zarządzaniu projektami?
• Planowanie zarządzania ryzykiem
• 5-etapowy proces zarządzania ryzykiem
• Krok 1: Rozpocznij
• Krok 2: Zidentyfikuj
• Krok 3: oceń
• Krok 4: Zaplanuj odpowiedzi
• Krok 5: wdrożenie

Najlepsi menedżerowie projektów mają pełne zaufanie swojego bezpośredniego przełożonego i sponsora projektu. Kierownicy ich projektów wierzą im, gdy twierdzą, że potrzebują dodatkowego finansowania, więcej zasobów lub pomocy w rozwiązaniu problemu.

Kiedy pracujesz w ryzykownych sytuacjach, potrzebujesz odpowiedniego zestawu. Podobnie jak turysta z plecakiem z liny i raków, potrzebujesz również narzędzi, aby poradzić sobie z ryzykiem projektu.

Możesz zwiększyć zaufanie swojego menedżera do swojego projektu dzięki planowi zarządzania ryzykiem. Prosty pięciostopniowy proces może ogromnie zmienić sposób, w jaki szef postrzega twój projekt (i ciebie).

Co to jest zarządzanie ryzykiem w zarządzaniu projektami?

Zarządzanie ryzykiem w zarządzaniu projektami to proces identyfikowania, oceny i reagowania na ryzyka projektowe.

Ryzyko projektu to rzeczy, które mogą wpłynąć na projekt (pozytywnie lub negatywnie, ale ogólnie ludzie interpretują ryzyko jako zdarzenia, które miałyby negatywny wpływ na projekt).

Niezależnie od tego, czy Twój projekt jest duży czy mały, wiąże się z nim ryzyko. Ryzyko to może obejmować wszystko, od ryzyka deszczy szkolnej parady, przez ryzyko podwyżki cen po krytyczny element nowej płytki drukowanej.

Ryzyko projektu, jeśli nie jest właściwie zarządzane, może utrudnić pomyślne dostarczenie projektu. Niesprawdzone ryzyko może wydłużyć czas w harmonogramie, pracę do czasu i pieniądze do budżetu. Menedżerowie denerwują się z tego rodzaju spraw. Wszystko to można uniknąć dzięki planowi zarządzania ryzykiem.

Planowanie zarządzania ryzykiem

Plan zarządzania ryzykiem to świetny sposób na zwiększenie własnego zaufania do zdolności zespołu projektowego do realizacji - i to przekłada się na zwiększenie zaufania menedżera. Chcesz, aby wierzyli, że możesz to zrobić, i chcą, aby byli świadomi tego, co może powstrzymać cię od pomyślnego dostarczenia projektu. Plan zarządzania ryzykiem jest idealnym narzędziem do tego.

I zgadnij co? Naprawdę łatwo jest zacząć.

Zarządzanie ryzykiem projektu to prosty pięciostopniowy proces. Nie komplikujmy tego bardziej, niż trzeba. To jest coś, od czego możesz zacząć dzisiaj, przygotować się do przedyskutowania go na następnym spotkaniu i dopilnowania, aby ktoś pisał protokół.

5-etapowy proces zarządzania ryzykiem

Podobnie jak w przypadku wielu części zarządzania projektami, zarządzanie ryzykiem jest procesem. Pięć kroków to:

1. Zainicjować
2. Zidentyfikować
3. Oszacować
4. Zaplanuj odpowiedzi
5. Wprowadzić w życie

Jeśli te terminy nie mają dla ciebie większego znaczenia, trzymaj się tego - wyjaśnię to wszystko.

Krok 1: Rozpocznij

Po pierwsze, chcesz ustawić kontekst zarządzania ryzykiem w środowisku zarządzania projektami.

Prawdopodobnie nie ma tu zbyt wiele pracy, ponieważ ktoś w Twojej firmie już przygotował politykę firmy dotyczącą ryzyka i wszystko, co musisz zrobić, to ją wyśledzić. Wyjaśni to podejście firmy do ryzyka, a może nawet wymagać szablonów, których potrzebujesz. Szablony zawsze oszczędzają pracę, więc uważaj też na te!

Nawet jeśli nie masz korporacyjnej polityki ryzyka, ktoś inny, kto zarządza projektami obok ciebie, może mieć plan zarządzania ryzykiem projektu, który możesz skopiować. Po co wymyślać koło ponownie? Ponowne użycie dokumentów jest koniecznością, jeśli chcesz zaoszczędzić czas i zrobić więcej.

Skorzystaj z tego, co odkryłeś, aby stworzyć plan zarządzania ryzykiem dla swojego projektu. Jest to część ogólnego planu zarządzania projektem i mówi o tym, jak podejmiesz się do zarządzania ryzykiem w swoim projekcie.

Jeśli nie wiesz, co w to włożyć, czytaj dalej! Kolejne kroki pozwolą lepiej zrozumieć, o czym rozmawiać w planie zarządzania ryzykiem.

Zwiększa to pewność poprzez: Pokazanie swojemu kierownikowi, że masz podejście do rozwiązywania problemów związanych z niepewnością swojego projektu i że aktywnie zamierzasz zarządzać ryzykiem.

Krok 2: Zidentyfikuj

Po nakreśleniu podejścia możesz zacząć z nim pracować.

Teraz identyfikujesz ryzyko, które wpłynie na twój projekt. To tylko migawka w czasie, a rejestr ryzyka to coś, do czego będziesz chciał wracać od czasu do czasu, aby upewnić się, że pojawi się tam również coś nowego.

Możesz zidentyfikować ryzyko, korzystając z listy kontrolnej typowych zagrożeń, przeprowadzając wywiady z zainteresowanymi stronami na temat projektu (szczególnie trudnych interesariuszy, ponieważ na ogół mają dużo do powiedzenia na temat tego, co może pójść nie tak), burz mózgów i kierując się zdrowym rozsądkiem.

Szukasz rzeczy, które mogą powodować problemy, jeśli kiedykolwiek się zdarzą. (Pamiętaj, że ryzyko jeszcze się nie wydarzyło. Problemy z projektem to rzeczy, które już się wydarzyły).

Niezależnie od tego, jak to robisz, zdecydowanie powinieneś zaangażować inne osoby. Sam, nie będziesz miał całego obrazu i skończysz na brakujących rzeczach.

Ryzyko może i powinno być zidentyfikowane przez każdego. Jako kierownik projektu Twoim zadaniem jest zachęcenie kolegów do zwiększania ryzyka, abyś jako zespół mógł coś z nimi zrobić.

Wszystkie zidentyfikowane ryzyka powinny zostać zarejestrowane w rejestrze ryzyka. Jeśli masz koordynatora projektu w zespole lub osobę wspierającą projekt, może to zrobić. W przeciwnym razie jest to część zadań administracyjnych do wykonania.

Zwiększa to pewność poprzez: Wykazanie, że jesteś świadomy kluczowych zagrożeń, które mogą wpłynąć na twój projekt i że masz środki, aby stale być świadomym nowych zagrożeń.

Krok 3: oceń

Ryzyko jest następnie oceniane pod kątem prawdopodobieństwa i wpływu. Oceniając ryzyko, zastanów się, jak prawdopodobne jest jego wystąpienie, ile będzie to kosztować, i ile czasu może wydłużyć w harmonogramie projektu.

Jako kolejny środek możesz również ocenić bliskość, co oznacza, jak blisko jest prawdopodobne ryzyko. Ryzyko związane z dużą bliskością mogłoby się wkrótce wydarzyć. Ryzyko związane z małą bliskością może się zdarzyć w pewnym momencie w odległej przyszłości. Może to dać ci kolejny czynnik do ustalenia priorytetu czasu i energii, jeśli chodzi o radzenie sobie z ryzykiem.

Zwiększa to pewność poprzez: Zapewnienie swojemu menedżerowi, że wszyscy w zespole mają jasny obraz tego, co by się stało, gdyby którekolwiek z tych zagrożeń faktycznie się urzeczywistniło.

Krok 4: Zaplanuj odpowiedzi

Teraz dochodzimy do mięsistej części twojego planu zarządzania ryzykiem. W tym kroku pracujesz nad tym, jak zarządzać ryzykiem, identyfikując odpowiednią odpowiedź.

Robimy to, ponieważ do tej pory wszystko, co masz, to lista tego, co może się zdarzyć, że zrzucisz swój projekt w przyszłości i jak duża byłaby to sprawa. Co twój menedżer będzie chciał wiedzieć dalej: co zamierzasz z tym zrobić?

Zasadniczo istnieją cztery rzeczy, które możesz zrobić, aby zaradzić ryzyku projektu i zarządzać nim. Oni są:

• Unikaj: Podejmij kroki, aby zapobiec wystąpieniu tego wyniku.
• Przeniesienie: przeniesienie odpowiedzialności na inną stronę, na przykład z polisą ubezpieczeniową.
• Łagodzenie: Podejmij działania, aby zmniejszyć wpływ problemu, jeśli wystąpi.
• Zaakceptuj: zrozum, że może wystąpić ryzykowny wynik, i za zgodą swojego zespołu nie podejmuj żadnych działań, aby temu zapobiec.

Niektóre z twoich ryzyk mogą mieć pozytywne skutki. Na przykład istnieje ryzyko, że sprzedasz tyle nowego produktu, że zepsujesz linie telefoniczne. Byłby to miły problem, ale wciąż istnieje ryzyko, które należy zaplanować.

Istnieje wiele sposobów na przygotowanie się na pozytywne ryzyko, w tym:

• Wykorzystaj: Dołóż wszelkich starań, aby upewnić się, że ten wynik wystąpi, abyś mógł czerpać nagrody.
• Udostępnij: Współpracuj z innym współpracownikiem lub firmą, aby zwiększyć prawdopodobieństwo pozytywnego ryzyka.
• Ulepszenie: wpływaj na czynniki, które mogą przyczynić się do pozytywnego wyniku i spróbuj uzyskać jeszcze więcej korzyści.
• Zaakceptuj: Uznaj możliwość pozytywnego ryzyka i nie rób nic.

Musisz ustalić, która strategia reagowania jest najlepsza dla każdego ryzyka w twoim rejestrze. Na przykład możesz zdecydować, że ryzyko zawalenia się dachu fabryki jest czymś, co po prostu zaakceptujesz, ponieważ jest mało prawdopodobne. Jednak ryzyko, że zatrucie pokarmowe zabierze połowę siły roboczej, jest czynnością, którą zamierzasz ograniczyć poprzez przekwalifikowanie całego personelu gastronomicznego. Jeśli zdarzyło się to wcześniej i jest całkiem prawdopodobne, chyba że coś z tym zrobisz, będziesz chciał zmniejszyć ryzyko.

Po zidentyfikowaniu i uzgodnieniu odpowiedzi można wyznaczyć właścicieli ryzyka do realizacji planu działania w zakresie zarządzania ryzykiem. Innymi słowy, potrzebujesz kogoś, kto będzie odpowiedzialny za wykonanie zadań uzgodnionych w planie.

Zwiększa to pewność poprzez: Pokazanie swojemu przełożonemu, że zastanowiłeś się, co zrobić z rzeczami, które mogą powodować problemy w twoim projekcie, i że planujesz wdrożyć plany mające na celu zmniejszenie niepewności i ryzyka dla projektu.

Krok 5: wdrożenie

Twój plan zarządzania ryzykiem powinien już zawierać informacje o tym, kto będzie odpowiedzialny za wykonywanie działań ograniczających ryzyko dla każdego ryzyka. Powinny one teraz wykonywać te zadania, abyś aktywnie zarządzał otwartym ryzykiem.

Zwiększa to pewność poprzez: Wykazanie, że Ty i Twój zespół projektowy możecie postępować zgodnie z tym, co powiedzieliście, że zrobicie. Raportując o swoich osiągnięciach i ograniczonym ryzyku, pokazuje twojemu zespołowi zarządzającemu, że poważnie podchodzisz do dostarczania i robienia tego, co konieczne, aby zabezpieczyć swój projekt przed problemami.

Gdy ryzyko minie - gdy nie ma już znaczenia, ponieważ albo się stało, albo już nie może - możesz zamknąć je ze swojego rejestru ryzyka.

Wprowadzenie planu zarządzania ryzykiem projektu może wyróżnić Cię spośród innych menedżerów. Twój własny szef będzie miał dowód, że możesz myśleć strategicznie i twórczo o tym, co może spowodować, że twój projekt się zawiesi, i - co najważniejsze - coś z tym zrobić. Będziesz osobą aktywnie zarządzającą problemami, zanim się one pojawią, usuwając blokady dróg i przygotowując się na wszystko!

Uznanie, że jest dobry w zarządzaniu ryzykiem projektu, jest niezawodnym sposobem, aby być postrzeganym przez kierownictwo jako bezpieczna para rąk. Nie potrzebujesz dużego doświadczenia ani certyfikatów, aby skutecznie zarządzać ryzykiem projektu (chociaż istnieją formalne kwalifikacje w zakresie zarządzania ryzykiem). Ten prosty pięciostopniowy proces wkrótce oznacza, że ​​zarządzanie ryzykiem projektu jest wbudowane w Twoje plany projektu.