Zwrot kosztów przez pracownika

Zawartość

• Stawki refundacji za przebieg firmy
• Rządowy zwrot kosztów dla pracowników
• Wymagania dotyczące zwrotu kosztów samochodu
• Inne sposoby Pracodawcy rekompensują pracownikom wydatki na samochody
• Konsekwencje podatkowe dla zwrotu kosztów
• Bezzwrotne wydatki na samochód

Zwrot kosztów za korzystanie z własnego samochodu może się nieco różnić w zależności od pracodawcy i branży, ale większość organizacji rekompensuje pracownikom w przybliżeniu Standardową Stawkę Przebiegu ustaloną przez IRS lub Stawkę Zwrotu Pojazdów Prywatnych. Stawka jest ustalana co roku przez General Services Administration (GSA) na podstawie badań przeprowadzonych przez niezależną firmę konsultingową w zakresie bieżących kosztów użytkowania pojazdu.

Standardowa stawka za rok 2020 to stawka ustalona na 57,5 ​​centów za przejechaną milę, w porównaniu z 58 centami w 2019 r. Ta stała standardowa stawka obejmuje koszty ubezpieczenia, rejestracji, gazu, oleju i utrzymania. dużo jeździ do pracy, może to skutkować znacznymi potrąceniami.

Stawki refundacji za przebieg firmy

Większość pracodawców dokonuje zwrotu według stawki IRS lub GSA, ponieważ mogą oni odliczyć do tej kwoty jako wydatek podczas składania deklaracji podatku dochodowego od osób prawnych, chociaż pracodawcy mogą stosować inne złożone formuły podatkowe. Gdy trudno jest znaleźć wykwalifikowanych pracowników podczas ekspansji ekonomicznej, pracodawcy mają większe szanse na konkurencyjne stawki zwrotu.

Internal Revenue Service wymaga, aby płatności zwrotne były dokonywane oddzielnie od wynagrodzenia, bez potrącania podatków. Niektórzy pracodawcy będą zatem przetwarzać płatności wydatków za pośrednictwem systemu zobowiązań, aby oddzielić je od listy płac i zachować zgodność z przepisami IRS.

Jeśli Twój pracodawca dokonuje zwrotu według stawki GSA lub IRS lub w jej pobliżu, możesz mieć pewność, że otrzymujesz uczciwą ofertę.

Rządowy zwrot kosztów dla pracowników

Pracownicy rządowi zawsze otrzymają zwrot dokładnie według stawki GSA, jeżeli korzystanie z prywatnego samochodu jest dozwolone lub gdy pojazd rządowy nie jest dostępny.

Wymagania dotyczące zwrotu kosztów samochodu

Musisz dostarczyć dziennik przebiegu, rachunki za gaz i dokumentację wszelkich innych dopuszczalnych rachunków wydatków związanych z samochodem. Bez szczegółowej dokumentacji raport z wydatków może zostać odrzucony. Lub, co gorsza, twój pracodawca może potencjalnie podjąć działania dyscyplinarne, jeśli uzna, że ​​twoje roszczenie może być nieuczciwe. Wielu pracodawców wymaga jednoczesnego prowadzenia dokumentacji, podobnie jak IRS. Nie próbuj szacować swojego przebiegu, ponieważ może to naruszać zasady Twojego pracodawcy.

Trzymanie pióra i papieru w samochodzie to jedna z metod, choć nużąca; lepszym wyborem jest aplikacja do śledzenia przebiegu, która automatycznie śledzi Twoje podróże w dzienniku, który można wydrukować lub pobrać. Jest to skuteczny sposób na śledzenie przebiegu, punktów początkowych i końcowych oraz celu biznesowego, aby dysk mógł dołączyć do raportu z wydatków.

Inne sposoby Pracodawcy rekompensują pracownikom wydatki na samochody

Według Towarzystwa Zarządzania Zasobami Ludzkimi są to powszechne alternatywy dla zwrotu kosztów, ponieważ pracodawcy mogą zrekompensować pracownikom koszty prowadzenia działalności gospodarczej:

Dodatek na płaski samochód.Pracodawcy zapewniają pracownikom dodatek do samochodu, na przykład 400 USD miesięcznie, na pokrycie kosztów paliwa, zużycia, opon i innych kosztów.

Programy FAVR.Pracodawcy zwracają koszty pracownikom w ramach programu refundacji o stałej i zmiennej stopie procentowej (FAVR), w ramach którego pracownicy otrzymują zwrot kosztów stałych (takich jak ubezpieczenie, podatki i opłaty rejestracyjne) oraz zmiennych kosztów pojazdu (takich jak paliwo i utrzymanie). Zwroty są zwolnione od podatku dla pracowników, jeżeli spełnione są określone wymogi dotyczące księgowania wydatków.

Konsekwencje podatkowe dla zwrotu kosztów

Zwroty za przebieg są uznawane przez pracodawców za zwolnione od podatku, o ile są udokumentowane i nie przekraczają faktycznych wydatków. Pracodawca nie może jednak bezpośrednio pokryć kosztów operacyjnych, takich jak naprawy lub konserwacja samochodu, bez konsekwencji podatkowych. Inne wydatki, takie jak opłaty za przejazd bezpośrednio związane z transportem służbowym, mogą zostać zwrócone bez podatków, pod warunkiem że masz pokwitowania.

Niektórzy pracodawcy zapewniają miesięczną ulgę na koszty samochodu. Jeśli pracownicy są zobowiązani do dostarczenia dokumentacji wydatków, będą opodatkowani tylko za każdą kwotę otrzymaną przekraczającą zarejestrowane koszty. Jeśli pracodawcy nie wymagają dokumentacji, dodatek może podlegać opodatkowaniu.

Bezzwrotne wydatki na samochód

Począwszy od roku podatkowego 2018 r., Wraz z wdrożeniem ustawy o obniżkach podatków i zatrudnieniu, pracownicy nie są już w stanie odliczyć niezrealizowanych wydatków na samochody. W 2017 r. I latach wcześniejszych wydatki te podlegały odliczeniu, o ile przekraczały 2% skorygowanego dochodu brutto. Tak więc pracownicy, którzy będą intensywnie jeździć w ramach wykonywania obowiązków służbowych, powinni dokładnie oceniać zasady zwrotu kosztów firmy podczas przeglądania ofert pracy.

Jeśli pracodawca zazwyczaj nie zwraca kosztów samochodu, możesz zaproponować obniżenie wynagrodzenia w zamian za zwrot, ponieważ zwrot będzie chroniony przed opodatkowaniem, jeśli wydatki zostaną odpowiednio udokumentowane. Alternatywnie możesz wynegocjować wyższe wynagrodzenie, aby uwzględnić dodatkowe obciążenie podatkowe wynikające z nowego prawa podatkowego.

Według IRS, pomimo zawieszenia różnych szczegółowych odliczeń, odliczenia kosztów, które można odliczyć przy ustalaniu skorygowanego dochodu brutto, nie są zawieszone. Na przykład członkowie rezerwowego elementu Sił Zbrojnych Stanów Zjednoczonych (Siły Zbrojne), urzędnicy stanowi lub samorządowi opłacani na zasadzie opłaty, a niektórzy artyści występujący są uprawnieni do potrącenia niezrefundowanych kosztów podróży pracowników jako korekty do całkowitego dochodu w wierszu 24 załącznika 1 formularza 1040–3 - (2018 r.), a nie jako szczegółowe odliczenie w załączniku A formularza 1040 (2018 r.), a zatem może nadal stosować standardową stawkę milową dla przedsiębiorstw.

Informacje zawarte w tym artykule nie stanowią porady podatkowej ani prawnej i nie zastępują takiej porady. Przepisy stanowe i federalne zmieniają się często, a informacje zawarte w tym artykule mogą nie odzwierciedlać przepisów obowiązujących w danym stanie lub najnowszych zmian w prawie.