Jak opracować plan outsourcingu
Zawartość
Wiele dyskusji na temat outsourcingu w mediach sprawia, że wydaje się to skomplikowane, ale jest dość proste. Nawet w naszych domach „zlecamy” wiele zadań: gotowanie, utrzymanie trawników i opieka nad dziećmi, żeby wymienić tylko kilka. Kiedy nie mamy czasu, uwagi ani umiejętności do samodzielnego wykonania pracy, szukamy kogoś, kto może, i kogoś, kto wykona pracę za cenę, na jaką możemy sobie pozwolić. Korporacje działają w ten sam sposób, nawet jeśli ich decyzje mogą obejmować więcej czynników i decydentów.
Proces rozwoju
Ale podobnie jak rodziny podejmują różne decyzje, korporacje mogą podejmować zaskakująco różne decyzje dotyczące outsourcingu. Nie ma szablonu, który działałby dla wszystkich firm, ale istnieje proces, który wszystkie firmy muszą rozważyć:
Realizacja
W przeszłości wiele korporacji mogło nawet nie wiedzieć, czym jest outsourcing. Dziś wiedzą o outsourcingu, ale mogą nie zdawać sobie sprawy, ile programów outsourcingowych (i podobnych do outsourcingu) już działają: centra kopiowania, biura pocztowe, zarządzanie obiektem, IT, a nawet części korporacyjnego działu prawnego. Outsourcing może nie rozwiązać każdego problemu, ale poznanie poprzednich generacji umów pozwoli zidentyfikować nowe projekty i zapewnić cenny wgląd.
Ustalanie celów
Aby odnieść sukces w tworzeniu programu outsourcingowego, musisz zdefiniować konkretne cele, takie jak zmniejszenie całkowitych kosztów korporacyjnych o pięć procent, skupienie się na wydajności w jednej lokalizacji lub spojrzenie tylko na funkcje wykonywane w jednej jednostce biznesowej. Cele nie wymagają ogromnych szczegółów. Wraz ze wzrostem doświadczenia związanego z outsourcingiem zmieniają się definicje.
Udział
Potrzebujesz uczestników z wielu dziedzin wiedzy specjalistycznej, aby wnieść wkład w plan, zweryfikować założenia i zapewnić opinię eksperta. Przechodząc od ogólnego planu do konkretnych projektów, powtórzysz ten proces i utworzysz podgrupy o jeszcze bardziej szczegółowej wiedzy.
Identyfikacja
Teraz, gdy masz cele i ekspertów do identyfikowania i interpretowania informacji, nadszedł czas, aby zidentyfikować konkretne projekty dla Twojego programu outsourcingowego. Każda firma opracowuje inne kryteria i kieruje się nią zarówno kultura, jak i analizy finansowe lub operacyjne, ale istnieją wspólne kryteria, na które należy zwrócić uwagę:
- Poprzednie decyzje: Twoja firma prawdopodobnie podjęła wcześniejsze decyzje dotyczące korzystania z osób niebędących pracownikami, takich jak pracownicy tymczasowi lub umowy o świadczenie usług. Aby uzyskać szczegółowe informacje, skontaktuj się z działem zakupów i swoim PMO (Project Management Office). Zobacz, jak rozwiązali problemy z tej listy, i opracuj wyciągnięte wnioski.
- Ekspertyza: Czy pełnisz funkcje lub produkujesz produkty bez wystarczającej wiedzy lub masz problemy z utrzymaniem menedżerów? Czy obecne kierownictwo ma plan rozwiązania tych problemów? Jeśli nie, może to być dobry projekt outsourcingowy.
- Jakość: Nawet jeśli funkcja ma osoby o odpowiednich umiejętnościach i doświadczonych menedżerów, możesz nie uzyskać potrzebnego poziomu usług. Czy menedżer przeprowadza ankiety wśród klientów? Co klienci mówią o produktach lub usługach? Luka w jakości lub brak zainteresowania obsługą klienta to kolejna flaga outsourcingu.
- Koszt: Usługa o wyjątkowo wysokiej jakości niekoniecznie jest dobrą wartością. Jakie są twoje koszty w porównaniu do konkurencji? Czy funkcja generuje miesięczne raporty: koszty jednostkowe, koszty operacyjne, wieloletnie trendy kosztów? Jeśli ta funkcja nie może wygenerować tych raportów, usługa zlecona na zewnątrz może zapewnić większą przejrzystość operacji.
- Skala: Kiedy przyjrzysz się całej swojej firmie, dokonasz wielu nieoczekiwanych odkryć. Skup się! Jeden duży projekt jest lepszym kandydatem do outsourcingu niż wiele mniejszych projektów. Ten pojedynczy duży projekt będzie wymagał znacznie mniej zasobów administracyjnych i zarządczych. Zachowaj kompleksową listę, ale tylko wybranych kandydatów, którzy mają duży wpływ na pierwszą falę projektów.
- Bezpieczeństwo: Masz teraz dobry pomysł na potencjalne projekty. Czas je filtrować zgodnie ze standardami bezpieczeństwa. Bezpieczeństwo to złożony i kontrowersyjny temat. Różne standardy mają zastosowanie do różnych branż, a niektóre firmy są bardziej świadome bezpieczeństwa niż ich konkurenci. Zrozumieć wewnętrzne i branżowe standardy oraz odpowiednio ograniczyć projekty outsourcingowe. Uwzględnij w swoich rozmowach działy prawne, informatyczne, bezpieczeństwa korporacyjnego, zgodności (jeśli dotyczy) oraz wszelkie działy „ryzyka”.
- Priorytetyzacja: Każdy punkt powyżej (i być może inne cechy) musi zostać oceniony, a następnie każdemu projektowi należy przypisać całkowitą „wartość outsourcingu”. Niewątpliwie odbędzie się wiele dyskusji na temat tego, które cechy są najważniejsze, czy ich wyniki są dokładne i czy należy rozważyć inne cechy. Nie zdziw się, jeśli proces ten potrwa miesiące, a nawet lata.
- Komunikacja: Zanim nadałeś priorytet potencjalnym projektom, odbyłeś wiele spotkań i rozmawiałeś z wieloma ludźmi. Spodziewaj się, że te dyskusje będą publiczną informacją w działach, na które kierowałeś outsourcing. Zawsze zakładaj, że te dyskusje dotrą do twojej populacji pracowników, często w czasie rzeczywistym. Starannie przemyślana komunikacja korporacyjna musi być przygotowana i gotowa. Nigdy nie pozwól, aby plotki stały się lepszym źródłem informacji niż fakty.
Wykonywanie
Pod koniec tego procesu będziesz mieć swój początkowy plan outsourcingu. W trakcie realizacji tego planu jest wiele innych kroków: potwierdzanie danych, tworzenie podkomitetów dla konkretnych projektów, identyfikowanie dostawców, prowadzenie pilotów, udzielanie zamówień i tak dalej. Jednak opracowanie planu zapewnia pierwsze i najważniejsze kroki.
