Zaplanuj projekt za pomocą podstawowych narzędzi zarządzania projektami

Zawartość

• Poświęć czas na dokładne zdefiniowanie i zaplanowanie projektu
• Określenie zakresu firmowej inicjatywy świątecznej
• Rozbij zakres na dyskretne bloki pracy
• Tworzenie planu projektu z podziału pracy
• Niech praca się rozpocznie
• Dolna linia

Nasz świat pracy jest coraz bardziej światem projektów. Projekty to sposób, w jaki opracowujemy nowe produkty, realizujemy strategiczne inicjatywy i robimy wszystko, co nowe w organizacji.

Z definicji projekty są inicjatywami tymczasowymi i wyjątkowymi, w przeciwieństwie do zwykłych działań operacyjnych. Podczas gdy wiele firm polega na przeszkolonych, certyfikowanych menedżerach projektów, którzy prowadzą swoje inicjatywy, umiejętności zawodowe są coraz bardziej wymagane od wszystkich specjalistów. Ten artykuł stanowi wprowadzenie do planowania projektu dla każdego profesjonalisty zainteresowanego przyjęciem praktyk, które działają tak dobrze dla profesjonalnych kierowników projektów.

Poświęć czas na dokładne zdefiniowanie i zaplanowanie projektu

Kierownicy projektów rozumieją, że znaczna część całkowitego czasu trwania projektu jest poświęcana na planowanie. Wielu z nas ma tendencję do pośpiechu, aby rozpocząć pracę, co w świecie projektów przypomina pomijanie lektury instrukcji dotyczących tego nowego mebla, który kupiłeś od jednego z tych sprzedawców detalicznych „montuj go”. Są szanse, że pośpiech, aby wykonać pracę bez czytania instrukcji, spowoduje pewne poważne problemy w pewnym momencie twojego wysiłku.

Zamiast spieszyć się prosto do pracy, ważne jest, aby wskazać kilka kluczowych kwestii:

1. Co dokładnie tworzysz? Bądź jak najbardziej konkretny.
2. Kiedy należy go wypełnić?
3. Do jakich zasobów (ludzi, sprzętu i budżetu) masz dostęp, aby ukończyć projekt?

Powyższe trzy elementy są podstawowymi elementami instrukcji zakresu. Każdy kierownik projektu pracuje nad wyjaśnieniem zakresu przed rozpoczęciem pracy.

Określenie zakresu firmowej inicjatywy świątecznej

Przykładowa instrukcja zakresu dla firmowego przyjęcia wakacyjnego może wyglądać następująco:

Naszym celem jest zaplanowanie i dostarczenie firmowego przyjęcia wakacyjnego dla 100 pracowników i ich znaczących innych osób przed końcem grudnia, kosztem nieprzekraczającym 10 000 USD. Nasze planowanie i koordynacja będzie składać się z 4 członków komitetu pod nadzorem CEO. Impreza będzie obejmować otwarty bar, talerz, deser i rozrywkę.

Poświęcenie czasu na opracowanie tego prostego, ale ważnego stwierdzenia stanowi potężne wskazówki dla zespołu zaangażowanego w projekt. Wszyscy rozumieją charakter projektu, ramy czasowe, zasoby i budżet.

Rozbij zakres na dyskretne bloki pracy

Menedżerowie projektów tworzą coś, co nazywa się strukturą podziału pracy, aby opisać w jasny i wykonalny sposób całą pracę projektu, którą musi wykonać ktoś w określonym czasie. W twojej sytuacji podział pracy może obejmować:

• Określ lokalizację.
• Potwierdź dostępność pokoju i zamknij go depozytem.
• Wybierz opcje jedzenia.
• Potwierdź pasek i co zawiera pasek.
• Zidentyfikuj opcje deserów.
• Twórz i rozpowszechniaj zaproszenia z wyborem jedzenia.
• Sfinalizuj wybory żywności na podstawie zwróconych zaproszeń.
• Wybierz rodzaj rozrywki.
• Przejrzyj opcje rozrywki i wybierz.
• Potwierdź konfigurację jadalni.
• Kup prezenty stołowe dla gości.
• Koordynuj i dostarcz wydarzenie.

Kierownicy projektu opracowaliby ten podział pracy projektu bez uwzględnienia zasobów i harmonogramu, ale bardziej w formie burzy mózgów. Po zidentyfikowaniu wszystkich prac niezbędnych do osiągnięcia zakresu projektu, nadszedł czas, aby uporządkować, przypisać obowiązki i poprosić członków zespołu o oszacowanie czasu i kosztów.

Tworzenie planu projektu z podziału pracy

Po wykonaniu prostego podziału pracy określonego na poprzedniej stronie musisz teraz:

• Potwierdź, że zostały zidentyfikowane wszystkie główne elementy umożliwiające osiągnięcie zakresu projektu.
• Potwierdź, kto zajmie się poszczególnymi elementami pracy i stwórz matrycę odpowiedzialności określającą główne zadania pracy strony odpowiedzialnej.
• Poproś, aby każdy członek zespołu dokonał przeglądu swoich zadań, zidentyfikował czas i kosztorysy, odnotował terminy, podsumował potrzeby w zakresie zasobów i upewnił się, że dokładnie ocenił pracę, za którą musi ponosić odpowiedzialność.

Po wykonaniu powyższych kroków zespół projektowy powinien współpracować w celu sekwencjonowania zdarzeń we właściwej kolejności, zwracając uwagę na konflikty dotyczące zasobów lub potencjalne wyzwania związane z planowaniem. Kierownik projektu ukończyłby ten krok, opracowując schemat sieci, obliczając ścieżkę krytyczną, a następnie planując zasoby, często przy pomocy oprogramowania komputerowego.

W przypadku mniejszego projektu z wykorzystaniem metod nieformalnych wystarczy proste podejście typu post-it do układania elementów w sekwencji. Ten proces pozwoli ci uzyskać pełny obraz kroków i terminów planowania i zapewnienia wspaniałej imprezy wakacyjnej!

Niech praca się rozpocznie

Teraz, gdy poświęciłeś czas na odpowiednie określenie zakresu projektu, zidentyfikowanie głównych zadań, sekwencjonowanie zadań oraz ocenę czasu i wymagań dotyczących zasobów, jesteś gotowy zaangażować zespół w pracę nad powierzonymi mu zadaniami. Twoja rola jako nieformalnego kierownika projektu polega na monitorowaniu pracy, wspieraniu członków zespołu oraz pomaganiu w identyfikowaniu i rozwiązywaniu pojawiających się wyzwań. Dobry kierownik projektu spotyka się regularnie z członkami zespołu, aby oceniać postępy oraz identyfikować i radzić sobie z pojawiającymi się zagrożeniami.

Dolna linia

Te same podejścia opisane powyżej można zastosować do każdej sytuacji projektowej w dziale lub jednostce biznesowej. Opracuj jasny zakres, zidentyfikuj pracę, przydziel zasoby, opracuj prognozy i harmonogram, a następnie monitoruj i kontroluj pracę. Twoje praktyki zostaną docenione i docenione przez profesjonalnych kierowników projektów w Twoim miejscu pracy, a Twoje wyniki będą znacznie lepsze niż po prostu wskakiwanie do pracy bez przemyślenia.