Wykorzystanie kamieni milowych w zarządzaniu projektami

Zawartość

• Kiedy używać kamieni milowych projektu
• Jak często umieszczać kamienie milowe w swoim planie
• Jak kamienie milowe są reprezentowane na wykresie Gantta
• Jak nazwać kamienie milowe
• Jak się podpisać
• Wykorzystanie kamieni milowych w komunikacji

Jedną z charakterystycznych cech projektu jest to, że trwa on przez określony czas. Może to trwać od kilku tygodni do kilku lat, a w niektórych przypadkach w przypadku dużych projektów budowlanych lub robót publicznych przez dziesięciolecia.

Aby śledzić postępy na drodze i zapewnić realizację kluczowych rezultatów zgodnie z harmonogramem, kierownicy projektów wykorzystują kamienie milowe.

Kamień milowy projektu to zadanie trwające zero, co oznacza osiągnięcie w projekcie. Są używane jako sposób na pokazanie ruchu do przodu i postępu oraz pokazanie ludziom, co się dzieje, nawet jeśli nie mają szczegółowej wiedzy o zadaniach związanych z dotarciem. Pod tym względem są one bardzo przydatne do komunikacji z zainteresowanymi stronami i ustalania oczekiwań.

Kiedy używać kamieni milowych projektu

Kamienie milowe w zarządzaniu projektami służą do oznaczania:

• Rozpoczęcie znaczących faz pracy
• Koniec znaczących faz pracy
• Terminy
• Kiedy podejmowana jest ważna decyzja
• Inne ustalone punkty w czasie, które wymagają szczególnego wywołania

Jak często umieszczać kamienie milowe w swoim planie

Szkolenie może zalecić umieszczenie kamieni milowych w planie mniej więcej raz w miesiącu. Jest to w porządku i dobra zasada, ale musisz skorzystać z profesjonalnego osądu. W niektórych miesiącach może być dużo aktywności z ważnymi spotkaniami oznaczonymi jako kamienie milowe, podejmowane decyzje oraz zamknięcie jednej fazy i początek innej.

W innych miesiącach możesz być skoncentrowany na egzekucji, przy bardzo małej, jeśli w ogóle, na której możesz zawiesić kamień milowy.

Do celów sprawozdawczych przydatne jest stworzenie powodu, aby mieć kamień milowy co najmniej raz w każdym cyklu raportowania.

Jak kamienie milowe są reprezentowane na wykresie Gantta

Kamienie milowe są jednym ze składników wykresu Gantta i są pokazane na wykresie jako diament. Nie są pokazywane jako normalne zadanie, ponieważ trwają zero: innymi słowy, nie zajmują żadnego czasu. Po prostu zdarzają się na potrzeby planowania na wykresie Gantta.

Jeśli nie używasz wykresów Gantta, nadal możesz używać kamieni milowych. Oto 5 alternatyw dla wykresów Gantta: nadal możesz włączyć kamienie milowe do swojego planu, korzystając z nich.

Jeśli chcesz pozostać osobiście zorganizowanym, a oprogramowanie do zarządzania projektami nie jest w pełni zintegrowane z kalendarzem, możesz skopiować i wkleić kluczowe daty w swoim dzienniku. W zależności od tego, jak lubisz pracować, może to przypominać o tym, co powinno nadejść.

Jak nazwać kamienie milowe

Kamienie milowe powinny mieć jasny opis w harmonogramie projektu, ale nie taki, który sugeruje, że są one zadaniem. Dlatego nie należy ich nazywać „Zgoda na przejście do fazy 2”, ale „Rozpoczyna się faza 2”. Jeśli chcesz odzwierciedlić wysiłek uzyskania zgody na przejście do fazy 2, dodaj zadanie tuż przed kamieniem milowym, aby je objąć.

Kamienie milowe powinny opisywać moment, w którym przedstawiają się w następujący sposób:

• Faza testowania zakończona
• Zatwierdzony przez PID
• Umowa podpisana

Wielu kierowników projektów decyduje się również na numerację kamieni milowych, aby ułatwić sobie odniesienie. Jeśli używasz struktury podziału pracy, możesz użyć numeracji z tego. W przeciwnym razie możesz użyć M1, M2 itd., Aby wyjaśnić, o czym mówisz. Przejrzysta struktura nazewnictwa staje się ważniejsza wraz ze wzrostem liczby kamieni milowych, więc zastanów się, jak to zrobisz, jeśli projekt będzie trwał kilka miesięcy.

Jak się podpisać

Kamienie milowe są częścią harmonogramu projektu, więc kiedy harmonogram jest bazowy, powinieneś rozważyć swoje kamienie milowe podpisane.

Jeśli chcesz zmienić daty kamieni milowych, powinieneś zastosować standardową procedurę kontroli zmian, aby wprowadzić zmiany w swoim planie. Może to być tak proste, jak rozmowa ze sponsorem projektu i poinformowanie go, dlaczego daty muszą się zmienić, lub tak formalne, jak przygotowanie nowego zalecanego harmonogramu i przekazanie go komitetowi ds. Planowania w celu ratyfikacji.

Najlepiej obliczyć, jaki będzie proces wypowiedzenia kamieni milowych, jeśli taki istnieje, zanim będzie trzeba go użyć, aby nie marnować czasu, gdy trzeba dokonać zmiany.

Wykorzystanie kamieni milowych w komunikacji

Kamienie milowe są przydatne do komunikacji i raportowania, ponieważ reprezentują minimalne punkty kontroli w planie. Innymi słowy, jeśli wykonałeś wszystkie pozostałe zadania, nadal możesz zobaczyć, co się dzieje, i kontynuować projekt, wykorzystując tylko kamienie milowe.

Powinieneś być w stanie wyciągnąć kamienie milowe i umieścić je na pulpicie nawigacyjnym lub w raporcie z projektu. Powinny opowiedzieć historię projektu na tyle szczegółowo, aby zadowolić osoby, które zgłaszasz, zwykle sponsora projektu lub innej grupy wykonawczej, takiej jak grupa sterująca (lub zarząd projektu). Co miesiąc lub z częstotliwością raportowania, z której korzystasz, możesz pokazać, które kamienie milowe zostały osiągnięte.

Zgłaszanie w odniesieniu do kamieni milowych jest dość proste i często odbywa się w formie tabeli. Podajesz opis kamienia milowego, datę jego terminu, a następnie nową prognozowaną datę. Kiedy kamień milowy zostanie osiągnięty i może zostać oznaczony jako ukończony, dodajesz również tę datę. Mamy nadzieję, że będzie to ten sam termin, co data przewidywana, ale projekty nie zawsze tak działają.

Taka tabela pokazuje, co zostało ukończone, a co zaległe. Będziesz mógł zaplanować odpowiedź na pytanie: „Dlaczego nie osiągnęliśmy tego kamienia milowego?” przed wyjazdem na spotkanie ze sponsorem lub wysłaniem raportu.

Kiedy Twój plan projektu jest bardzo długi i masz dużo kamieni milowych, łatwiej będzie ci porzucić ukończone kamienie milowe w każdym cyklu raportowania. Podaj tylko kamienie milowe, które są nadchodzące lub ukończone w tym miesiącu: w przyszłym miesiącu zdejmij wszystko, co zostało ukończone w zeszłym miesiącu, więc nie musisz stale zwiększać długości raportu, informując ludzi o pracy, o której już wiedzą, że została zakończona.

Kamienie milowe są naprawdę przydatnym narzędziem do zarządzania projektami do planowania, harmonogramowania i raportowania, a ponadto są łatwe w użyciu. Umieść je w swoim następnym planie projektu, śledź je, a dowiesz się, jaka częstotliwość najlepiej dla Ciebie działa.

Podobnie jak w przypadku wszystkiego w zarządzaniu projektami, używaj ich elastycznie, aby osiągnąć pożądany rezultat, korzystając z tych wskazówek i wskazówek, aby podejmować własne decyzje.