Jak pisać listy upomnień dotyczące wyników pracowniczych

Zawartość

• Składniki listów upominających
• Znaczenie podpisów
• Daj szansę na odpowiedź pracownika
• Przykładowy list z upomnieniem
• Przykładowy list z upomnieniem nr 1 (wersja tekstowa)
• Przykładowy list z upomnieniem nr 2 (wersja tekstowa)
• Potwierdzenie odbioru przez pracownika

Listy upomnienia to listy napisane przez przełożonego w celu oficjalnego oświadczenia o problemie z wydajnością, który pracownik musi poprawić. Upomnienia są często krokiem w formalnym procesie postępowania dyscyplinarnego, który może skutkować dodatkowymi działaniami dyscyplinarnymi dla pracownika aż do rozwiązania stosunku pracy włącznie, jeśli pracownik nie poprawi się.

Listy upomnień są istotnym elementem w dokumentacji problemu wydajności pracownika dla pracownika i pracodawcy. Pisemne listy upomnień jasno i konkretnie określają wydajność, która musi ulec poprawie, oraz konsekwencje, jeśli wydajność nie ulegnie poprawie.

Te formalne pisma służbowe zwykle następują po każdej próbie coachingu ustnego przez przełożonego. Często jednak pojawiają się przed ustną korektą dla pracownika - zwaną ostrzeżeniem ustnym lub formalnym ostrzeżeniem ustnym. Wszystkie kroki powinny koncentrować się na problemie z wydajnością lub powiązanych problemach z wydajnością.

Składniki listów upominających

Skuteczne listy upomnień mają kilka wspólnych elementów. Powinny mieć jasne określenie problemu lub wydajności, które pracownik musi poprawić. Może wymienić kilka przykładów sposobów, w jakie pracownik może zmienić swoją wydajność, aby spełnić oczekiwania dotyczące wydajności. Podanie przykładów zapewnia pracownikowi wspólny obraz - wspólne znaczenie - wokół oczekiwań przełożonego i firmy.

W razie potrzeby podaj harmonogram, w którym wydajność pracownika musi się poprawić. Odniesienie to może mieć formę terminu wymagalności lub terminu zakończenia, w którym przełożony ponownie oceni wyniki pracownika.

Wyjaśnij, w jaki sposób brak wydajności wpływa nie tylko na pracownika, ale także na miejsce pracy i sukces organizacji. Podaj jasne oświadczenie o konsekwencjach, których pracownik może oczekiwać, jeśli jego wydajność nie poprawi się, jak opisano w liście upomnienia.

Znaczenie podpisów

Podpis przełożonego lub kierownika pracownika jest ważny, jeśli chodzi o nagany. Pismo zasadniczo zawiera oświadczenie, że podpis pracownika oznacza, że ​​otrzymał list. Nie musi to oznaczać, że zgadzają się z jego treścią. Musisz być sformułowany w sposób precyzyjny, aby pracownik zrozumiał, że potwierdził odbiór, a nie niewłaściwe postępowanie.

Daj szansę na odpowiedź pracownika

Powinieneś dać pracownikowi możliwość odpowiedzi na problemy poruszone w liście upomnienia. Sprzeciw powinien być sporządzony na piśmie, opatrzony datą i podpisany przez pracownika. Pracownik może się zgodzić, nie zgodzić, wyrazić skruchę i tak dalej. Obalenia napisane przez pracownika są dołączane do oryginalnych listów upominających.

Przykładowy list z upomnieniem

To jest przykład listu z upomnieniem. Pobierz szablon listu z upomnieniem (zgodny z Dokumentami Google i Word Online) lub zobacz więcej przykładów poniżej.

Przykładowy list z upomnieniem nr 1 (wersja tekstowa)

Do: Jeffery Jones

Od: George Peterson

Data: 1 września 2018 r

Re: List z upomnieniem

Jest to formalny list upomnienia z informacją, że Twoje wyniki nie spełniają oczekiwanych poziomów wkładu. W pracy jako ekspert techniczny ds. Obsługi klienta oczekiwania dotyczące pracy zostały opracowane przez całą grupę ekspertów ds. Wsparcia technicznego i ich kierownika. Oznacza to, że są one akceptowanym standardem dla wydajności każdego eksperta pomocy technicznej.

Nie możesz wykonać tego w następujący sposób.

• Liczba klientów obsługiwanych w ciągu tygodnia jest o 30% niższa niż standard spotykany przez pozostałych ekspertów wsparcia technicznego.
• Stopień trudności problemów, na które zdecydujesz się odpowiedzieć, wynosi 40% poniżej normy, którą osiągają pozostali pracownicy.
• Czas, jaki klienci spędzają z tobą przez telefon, przekracza resztę personelu o 25%.

Jak widać, w trzech najważniejszych pomiarach wydajności dla twojego zadania się nie udaje. Twój przełożony rozmawiał z tobą wiele razy i przeszedłeś dodatkowe szkolenie. W związku z tym uważamy, że nie jesteś gotowy na występ. Wpływa to niekorzystnie na obciążenie pracą reszty personelu technicznego.

Musimy zobaczyć natychmiastową poprawę we wszystkich trzech obszarach wydajności lub dodatkowe działania dyscyplinarne, aż do rozwiązania stosunku pracy włącznie. Mamy wiarę, że możesz to poprawić. Musimy zobaczyć natychmiastową poprawę.

George Peterson, przełożony

Marian Demark, kierownik ds. Zasobów ludzkich

Przykładowy list z upomnieniem nr 2 (wersja tekstowa)

Do: Linda Rodriguez

Od: Mary Wilmont

Data: 1 września 2018 r

Re: List z upomnieniem

Celem tego listu upominającego jest formalne zawiadomienie cię, że twoja obecność negatywnie wpływa na twoją zdolność do ukończenia pracy. Podczas gdy pracownicy najemni są zwolnieni, nie są zobowiązani do pracy w określonych godzinach, czterdziestogodzinny tydzień pracy jest standardem i oczekuje się.

Nie pojawiłeś się w pracy co najmniej jeden dzień w tygodniu od rozpoczęcia nowej pracy i pracujesz tylko trzydzieści dwie godziny w tygodniu. Twój menedżer poinformował cię o dostępności urlopu FMLA w związku z osobistymi lub rodzinnymi problemami medycznymi. Zapytał cię również, czy potrzebujesz zakwaterowania, abyś mógł skutecznie wykonywać swoją pracę.

Zasugerował, abyś udał się do działu zasobów ludzkich, aby omówić te kwestie i swoją obecność. Odrzuciłeś wszystkie trzy możliwości, które zaoferowaliśmy, aby pomóc Ci poprawić tę słabą wydajność.

W rzeczywistości nie możesz wykonać swojej pracy w mniej niż czterdzieści godzin. Nie dotrzymujesz terminów zadań, a spóźnienie ma negatywny wpływ na pracę współpracowników działu marketingu. Nie dotrzymują terminów w wyniku niewykonania zobowiązania.

Ponadto niedokończona praca przydzielona współpracownikom powoduje przeciążenie ich obciążeń, ponieważ mają oni prace wymagające czterdziestu godzin tygodniowo. Jest to niesprawiedliwe i od teraz nie będziemy tolerować tych negatywnych skutków dla miejsca pracy.

Musimy zobaczyć natychmiastową poprawę Twojej obecności lub w przeciwnym razie zakończymy pracę. Oznacza to, że musisz uczestniczyć w pracy pięć dni w tygodniu. Jeśli nie będziesz uczestniczyć w pracy przez pięć dni w tygodniu, nie możesz osiągnąć celów, dla których byłeś zatrudniony.

Nasze standardowe zasady dotyczące płatnego urlopu dają ci sześć płatnych dni choroby i dwa dni urlopu, z których musisz skorzystać w ciągu roku. Musisz ubiegać się o urlop z wyprzedzeniem.

Wykorzystałeś już cztery swoje dni chorobowe i wszystkie swoje osobiste dni z obecną nieobecnością. Nie planujemy dać ci więcej czasu. Dzięki temu masz tylko dwa dni zwolnienia lekarskiego i płatny czas urlopu, o który musisz wcześniej poprosić.

W przypadku nieobecności powyżej dostępnego płatnego urlopu zwolnimy Cię z pracy. Mamy nadzieję, że zrozumiesz, jak blisko jesteś utraty pracy. Nie będziesz otrzymywać więcej ostrzeżeń.

Pozdrowienia,

Mary Wilmont, kierownik

Thomas Credence, dyrektor ds. Zasobów ludzkich

Potwierdzenie odbioru przez pracownika

Ważne jest, aby stworzyć papierową ścieżkę działań upominających pracowników. Proces ten pozwala na uzyskanie dowodu, że pracownik otrzymał odpowiednie powiadomienie o problemach i podjęto kroki - takie jak doradztwo - w celu zaradzenia sytuacji.

Proste potwierdzenie otrzymania wskazówek wyjaśnia, że ​​pracownik otrzymał naganę.