Lista umiejętności i obowiązków Office Assistant

Wideo: World of Warcraft Expansion Reveal

Zawartość

Obowiązki asystenta biurowego
Jak korzystać z list umiejętności
Najważniejsze umiejętności asystenta biurowego

Stanowiska asystentów biurowych (podobne do asystentów osobistych) można znaleźć we wszystkich branżach i mają one dość duży zestaw umiejętności. Asystenci biurowi są czasami znani jako sekretarki lub asystenci administracyjni, ale pomagają w funkcjonowaniu biura. Bez względu na to, czy biuro należy do kancelarii prawnej, gabinetu lekarskiego, instytucji edukacyjnej lub korporacji, potrzeby są podobne; ktoś musi archiwizować, utrzymywać harmonogramy i dbać o rutynową komunikację w imieniu osób korzystających z biura. Że ktoś może być tobą.

Obowiązki asystenta biurowego

Podczas gdy stanowiska asystentów biurowych są na ogół podobne do siebie, praca jest wciąż zmienna - zmienia się z dnia na dzień, a nie z biura do biura. Dziś możesz działać jako recepcjonista, jutro może wymagać naprawy drukarki, a następnego dnia będziesz musiał przenieść całą szafkę na dokumenty w XXI wiek. Aby odnieść sukces, potrzebujesz bardzo szerokiego zestawu umiejętności.

Asystenci biurowi należą do wielkich, nieznanych bohaterów świata biznesu, ponieważ kiedy dobrze wykonujesz swoją pracę, nikt tego nie zauważa - wydaje się, że biuro samo działa. Ale niektórzy lubią szybką, ale elastyczną pracę, poczucie bycia w centrum wszystkiego. A dobry sekretarz nadal może znaleźć pracę niemal wszędzie, w dowolnej organizacji.

Jak korzystać z list umiejętności

Możesz korzystać z tych list umiejętności podczas całego procesu poszukiwania pracy. Po pierwsze, nazwy tych umiejętności funkcjonują jako słowa kluczowe, więc używaj ich jak najwięcej, pisząc swoje CV. Nie polegaj na zatrudnianiu przełożonych, aby dowiedzieć się, że masz to, czego chcą, powiedz im bezpośrednio.

Po drugie, możesz użyć tych samych słów kluczowych w liście motywacyjnym. Skoncentruj się szczególnie na tych, na których potencjalny pracodawca dba najbardziej. Musisz przeprowadzić badania, ponieważ chociaż zadania asystentów biurowych są często podobne, zatrudnianie przełożonych różni się w zależności od ich priorytetów. Opis stanowiska będzie prawdopodobnie zawierał listę wymaganych umiejętności. Zwróć na to uwagę.

Na koniec możesz wykorzystać tę dyskusję do zaplanowania rozmowy kwalifikacyjnej. Upewnij się, że masz gotowy przynajmniej jeden przykład na czas, w którym zademonstrowałeś umiejętności z każdej z wymienionych tutaj kategorii.

Pomocne może być również przejrzenie naszych list umiejętności wymienionych według stanowiska i rodzajów umiejętności.

Najważniejsze umiejętności asystenta biurowego

Umiejętności komunikacji werbalnej: Komunikacja jest krytyczną umiejętnością miękką dla asystenta biurowego. Będziesz musiał kontaktować się ze swoim przełożonym, innymi pracownikami biura, specjalistami, którym pomagasz, a także klientami lub osobami w innych biurach tej samej organizacji. Wszyscy pracujesz jako zespół i jesteś jego głównym węzłem komunikacyjnym. Każdego dnia musisz być wesoły, pomocny, dobrze poinformowany, artykułować i być dobrym słuchaczem.

Odbieranie telefonów
Relacje z klientami
Komunikacja
Przekazywanie połączeń telefonicznych
Przyjmowanie wiadomości
Przekierowywanie połączeń telefonicznych
Tablica rozdzielcza
Telefon
Komunikacja werbalna

Umiejętności pisemnej komunikacji: Większość asystentów biurowych dużo pisze. Mogą pisać notatki, wypełniać formularze lub pisać listy lub wiadomości e-mail. Niektóre tworzą treść dla strony internetowej firmy lub edytują tekst dla innych. Konieczna jest jasna, profesjonalna komunikacja pisemna.

Korespondencja
E-mail
Poczta
Mailingi
Pisanie na maszynie
Przetwarzanie tekstu
Komunikacja pisemna

Życzliwość: Asystent biurowy może być pierwszą osobą, którą klient zobaczy po wejściu do biura. Jeśli główny mieszkaniec biura zostanie w tej chwili nieobecny, asystent może być jedyną osobą, z którą odwiedzający wchodzi w interakcje. Musisz być gotowy przywitać każdego gościa uśmiechem i miłym słowem oraz pomóc im w tym, czego potrzebują, o ile jesteś w stanie. Dobre umiejętności interpersonalne są więc koniecznością.

Obsługa klienta
Kierowanie zwiedzającymi
Elastyczne
Przyjazny
Pozdrawiam gości
Interpersonalne
Pozytywne nastawienie
Niezawodność
Witamy gości

Umiejętności technologiczne: W dawnych czasach sekretarki często pisały na maszynie. Czasy się zmieniły, podobnie jak technologia, ale asystenci biurowi nadal mogą oczekiwać, że spędzą dużo czasu przed klawiaturą. Zamiast maszyny do pisania musisz znać różne aplikacje. Nie szkodzi też wiedza na temat pomocy technicznej i naprawy opornej drukarki.

Komputer
Przewyższać
Internet
Microsoft Office
Microsoft Word
QuickBooks
Technologia

Organizacja: Asystenci biurowi muszą być bardzo zorganizowani, aby skutecznie żonglować wieloma zadaniami. Musisz także pomóc innym organizować się, od utrzymywania kalendarzy po utrzymanie porządku w biurze.

Wsparcie administracyjne
Spotkania
Dane do faktury
Kalendarze
Urzędniczy
Wprowadzanie danych
Dostarczanie poczty
Archiwizacja elektroniczna
Raporty wydatków
Piłowanie
Obsługa w recepcji
Obsługa pieniędzy
Obowiązki biurowe
Wyposażenie biura
Zapasy materiałów biurowych
Artykuły biurowe
Wsparcie biura
Organizacja
Papierkowa robota
Wysyłka 

Umiejętność rozwiązywania problemów: Rozwiązywanie problemów lub umiejętność krytycznego myślenia są ważne dla każdego asystenta biurowego, ponieważ często będziesz osobą, do której inni przychodzą z pytaniami lub problemami.