Korzystanie ze schematów organizacyjnych jako narzędzia zarządzania

Zawartość

• „Standardowe” schematy organizacyjne
• Mylące schematy organizacyjne
• Schematy organizacyjne jako narzędzie zarządzania
• Sposób, w jaki należy to zrobić
• Sposób, w jaki powinien być wykres organizacji

Schematy organizacyjne lub w skrócie Schematy organizacyjne służą do pokazywania ludziom zamierzonej struktury organizacji. Ta „formalna” organizacja ma odzwierciedlać strukturę władzy firmy. Czasami Mapy Organów służą jedynie do mylenia ludzi co do tego, czym naprawdę jest struktura. Zwykle nie jest to zamierzone, ale raczej odzwierciedla zamieszanie zaangażowanych osób.

Możliwe jest jednak również użycie Wykresu organizacyjnego jako narzędzia zarządzania, które pomoże w osiągnięciu celów organizacji. Przeanalizujemy typowe przykłady „standardowych” wykresów organizacji. Spojrzymy na mylące wykresy organizacji. Na koniec omówimy wykorzystanie wykresu organizacji jako narzędzia zarządzania.

„Standardowe” schematy organizacyjne

Standardowe wykresy organizacji zwykle służą do pokazywania ludziom zamierzonej struktury organizacji. Ta „formalna” organizacja ma odzwierciedlać strukturę władzy firmy. Często odzwierciedla to jedynie strukturę odpowiedzialności. Rzeczywista siła w organizacji często przebiega zgodnie z liniami komunikacyjnymi zamiast liniami na schemacie organizacyjnym.

Wykresy zazwyczaj mają kształt piramidy. Pokazują osobę odpowiedzialną na górze. Poniżej znajdują się grupy podwładnych, zwykle w coraz mniejszych polach. Zazwyczaj osoby pokazane na tym samym poziomie poziomym na wykresie organizacji są postrzegane jako „rówieśnicy” w organizacji.

Ten schemat organizacyjny Departamentu Informatyki Imperial College (DOC) jest typowy dla wykresu piramidy. Kierownik departamentu ma pięciu dyrektorów, którzy podlegają mu bezpośrednio, a także zastępcę szefa i komisję poszukiwawczą. Każdy z dyrektorów ma swoje bezpośrednie raporty w zielonych owalach poniżej komitetów.

Mylące schematy organizacyjne

Czasami Tabele Organizacji mogą mylić ludzi z tym, czym tak naprawdę jest struktura. Zwykle nie jest to zamierzone, ale raczej odzwierciedla zamieszanie zaangażowanych osób. Jeśli nie masz pewności co do funkcjonalnych relacji grupy lub jeśli często się zmieniają, dokładne ich wykreślenie jest praktycznie niemożliwe.

Być może najczęstszym miejscem, w którym można znaleźć mylące wykresy organizacji, jest rząd federalny USA. Wykres organizacji dla działu informatyki i matematyki w Oak Ridge National Laboratory nie przekazuje szybko zrozumienia struktury organizacji. Wydaje się sugerować, że jedenaście funkcji podlega bezpośrednio dyrektorowi.

Chociaż zakres kontroli (liczba bezpośrednich raportów, które menedżer może skutecznie nadzorować) znacznie się różni, trudno nam uwierzyć, że jest to optymalnie funkcjonująca organizacja. Niektóre z liderów funkcji są prawdopodobnie „bardziej równe”. Gdybyśmy mieli sporządzić wykres przepływu komunikacji w tej organizacji i czasu, jaki każdy podwładny spędził z dyrektorem, niektóre bezpośrednie raporty prawdopodobnie musiałyby zostać przeklasyfikowane jako podwładne innych funkcji.

Schematy organizacyjne jako narzędzie zarządzania

Wykresy organizacji są zwykle urządzeniem reaktywnym, a nie proaktywnym. Stworzyliśmy organizację lub pozwoliliśmy jej ewoluować, a ona się rozrosła. Nie jest już jasne dla osób w organizacji ani dla osób, z którymi współdziałają, kto jest za co odpowiedzialny. Przygotowujemy kilka pudełek i linii, aby pokazać wszystkim, kto co robi. Następnie dodajemy linie przerywane i podobne sztuczne urządzenia, aby pokazać, że to, co narysowaliśmy jako pierwsze, nie zawsze tak jest.

Lepszą opcją jest jednak stworzenie tabeli organizacyjnej, która odzwierciedla miejsce, w którym organizacja ma się udać, zamiast po prostu odzwierciedlać obecną sytuację. Jeśli chcesz płaskiej, poziomej organizacji, narysuj w ten sposób tabelę organizacji. Pokaż, że sześciu lub ośmiu (a nawet jedenaście, jak widzieliśmy powyżej), kieruje raporty do wiceprezesa. Pokaż, że wszyscy dziesięciu programistów zgłasza się bezpośrednio do Project Managera.

Jeśli Twoja organizacja opiera się na kręgach jakości lub zespołach produkcyjnych, aby zrealizować swoją misję, powinieneś to wykazać na wykresie organizacji. Nie ograniczaj się do trzymania się poziomych grup i linii pionowych. Jeśli dzięki temu Twoi pracownicy lepiej zrozumieją swoje role, możesz użyć kół, odwróconych trójkątów lub czegokolwiek innego, czego potrzebujesz.

Na rynku dostępnych jest wiele produktów, które pomogą Ci pokazać, jak chcesz funkcjonować w swojej organizacji. OrgPlus to przykład narzędzi, które można wykorzystać do wyjaśnienia wielu aspektów działalności, w tym wykresów organizacji.

Sposób, w jaki należy to zrobić

Poniższy przykład przedstawia wykres organizacji, który wywarł na mnie ogromne wrażenie. Został wydany, aby zapoczątkować nową erę dla firmy, która wymagała kreatywnych, nowych działań od wszystkich swoich pracowników.

Wyraźnie pokazuje płaską, poziomą strukturę mającą na celu wspieranie komunikacji i innowacji. Wyraźnie pokazuje zespół utworzony przez dwóch najwyższych funkcjonariuszy, wskazując na to, co powinni robić pracownicy. Zachowuje jednak jednoznaczne granice ostatecznej odpowiedzialności. Prezydent wyraźnie przewodzi firmie, ale wszyscy wiedzą, że muszą zrobić wszystko, aby odnieść sukces.

Sposób, w jaki powinien być wykres organizacji

Jest jeszcze za wcześnie, aby stwierdzić, czy ta Tabela Organizacji przyniesie pożądany efekt. Zostało na miejscu zaledwie kilka tygodni. Jednak dyrektorzy firmy wyraźnie używali go jako skutecznego narzędzia zarządzania, aby pomóc swojej organizacji osiągnąć nowe cele.